1. Let op jou Manners
Selfs in 'n wêreld waar ons haastig is om dinge so gou moontlik te doen om die volgende taak aan te gaan, neem die tyd om goeie maniere in u e-pos te gebruik.
Moenie verwaarloos om te sê "asseblief" en "dankie" nie.
Wanneer jy mense aanspreek, weet jy nie goed of glad nie, of met wie jy net 'n formele verhouding het nie, spreek hulle aan met hul titel en van, tensy hulle jou gevra het om anders te doen. Byvoorbeeld, sê "Liewe Mnr White" of "Liewe Mevrou Gray." As u 'n e-pos antwoord en die sender van die oorspronklike boodskap dit slegs met sy of haar voornaam onderteken het, kan u dit veilig aanvaar om dit op dieselfde manier aan te spreek.
2. Kyk na jou toon
Tone is hoe jy as skrywer jou houding in 'n e-pos kan uitdruk. Dit beïnvloed hoe dit ontvang word. U wil gewoonlik seker maak dat u die ontvanger as respek, vriendelik en toeganklik beskou. Jy wil nie kerm of veeleisend klink nie. Lees jou boodskap 'n paar keer voor jy slaan stuur.
Wanneer jy skryf aan iemand met wie jy voorheen gekommunikeer het, begin deur iets vriendelik te sê soos: "Ek hoop jy is goed." Terwyl emojis jou kan help om jou tone makliker oor te dra, moet jy dit nie in professionele e-pos gebruik nie, tensy jy skryf aan iemand met wie jy 'n baie informele verhouding het.
Moet dit nooit gebruik wanneer u aan 'n voornemende werkgewer skryf nie.
Dit word altyd beskou as 'n swak e-posetiket om 'n e-pos of 'n gedeelte van een in alle hoofletters te skryf. Dit sal jou laat lyk asof jy skree.
3. Wees bondig
Besige mense het nie die tyd of neiging om meer as 'n minuut te spandeer om 'n individuele e-pos te lees nie.
As jy jou ontvanger wil toelaat om jou boodskap vinnig te lees, en dit nog steeds te verstaan, moet jy dit kort hou.
Moenie egter relevante besonderhede uitlaat nie. Maak seker dat u boodskap u rede om dit in die eerste plek te skryf, duidelik weergee. Niemand spaar tyd as jy 'n heen en weer wen terwyl jy probeer om die besonderhede te verduidelik wat jy weggelaat het nie.
4. Vermy die gebruik van SMS-afkortings
Alhoewel jy tyd wil bespaar, moet jy nie SMS-afkortings in jou professionele e-pos gebruik nie. As jy baie skryf, soveel mense kan jy gewoond raak aan die gebruik van 'n soort klip om met jou vriende te praat. U kan byvoorbeeld "u", "u" en "plz" gebruik in plaas van "u", "u" en "asseblief". Hierdie afkortings het geen plek in besigheids korrespondensie nie, tensy die ontvanger iemand is met wie u 'n toevallige verhouding het.
5. Gebruik 'n professionele e-pos adres
Vir boodskappe wat verband hou met jou huidige werk, gebruik altyd die e-posadres wat jou werkgewer aan jou toegewys het. Jy moet dit egter nooit gebruik om boodskappe te stuur wat nie met jou werk verband hou nie, byvoorbeeld as jy op soek is na 'n nuwe een. Gebruik eerder 'n persoonlike e-pos rekening.
As u byvoorbeeld nie 'n persoonlike rekening het nie, die een wat u internetdiensverskaffer verskaf het wanneer u aangemeld is vir diens, kry 'n gratis e-pos rekening.
Gebruik Gmail of 'n ander diens om 'n adres op te stel wat professioneel klink. Moenie iets dom of suggestief gebruik nie. Jou eerste voor- en achternaam of jou volle naam is gepaste keuses.
6. Vergeet nie spelling en grammatika telling nie
Dit is noodsaaklik dat u u e-pos noukeurig deurlees. Moet nooit hierdie kritieke stap ignoreer nie, maak nie saak hoe besig jy is nie. Die dinge waaraan jy aandag wil gee, is die korrekte spelling en behoorlike grammatika. Behalwe om algemene woorde korrek te spell, wil jy ook mense se name reg, insluitend dié van jou ontvanger en die naam van sy of haar maatskappy, spel.
Wees versigtig om te veel op speltoetsers te vertrou. Hulle mag nie verkeerde spellings van woorde merk wanneer dit verkeerd gebruik word nie. Byvoorbeeld, 'n speltoetser sal nie die woord "na" in die sin merk nie: "Ek het vrae vir jou," alhoewel dit in hierdie konteks "twee" moet wees. Dubbelkontrole spellings wat jy nie seker is nie, gebruik 'n gratis aanlyn woordeboek soos Merriam-Webster.