Hoe vergadering minute te neem

'N Geskrewe rekord van 'n werkplekvergadering of konferensie

Vergadering minute is die gedetailleerde notas wat dien as 'n amptelike geskrewe rekord van 'n vergadering of konferensie. Die persoon in beheer van die byeenkoms vra gewoonlik een van die deelnemers om hierdie taak te benader. Op een dag kan iemand jou wees! Alhoewel dit nie 'n baie moeilike werk is nie, is dit 'n belangrike een. Sedert vergadering minute is 'n amptelike rekord van wat gebeur het, word akkuraatheid vereis. U moet gedetailleerde aantekeninge maak wat mense later moet kan verwys indien nodig.

Hier is 'n paar wenke om u te help om hierdie taak met finesse te hanteer. Vind uit wat om voor, tydens en na die vergadering te doen.

Voor die vergadering

• Kies jou opname instrument: Die eerste ding wat jy moet doen is om te besluit hoe jy jou notas sal neem. Sal jy ou skool gaan en pen en papier gebruik of sal jy tegnologie gaan gebruik en 'n skootrekenaar, tablet of slimfoon gebruik. Kontroleer met jou baas om te sien of hy of sy jou verkies om 'n bepaalde metode te gebruik. Dit is onwaarskynlik, maar moontlik.
• Maak seker dat u gereedskap van keuse in werkende toestand is en u0026 # 39; n Friends net in geval jou oorspronklike een versuim. As jy byvoorbeeld 'n skootrekenaar bring, het jy ook pen en papier. Jy wil nie die vergadering stop as jy soek na iets om op te skryf as jou rekenaar ineenstort.
• Lees die vergadering agenda voor die vergadering begin. Dit sal jou toelaat om 'n raamwerk vir jou notule te formuleer. Laat 'n bietjie ruimte onder elke item daarop en skryf jou aantekeninge daar. As u dit doen, sal u werk 'n bietjie makliker maak, solank die persoon wat die vergadering bestuur, op die agenda staan.

Tydens die vergadering

• Slaag om 'n bywoningsblad en maak seker dat almal teken. Jy moet 'n lys van alle deelnemers in die amptelike vergaderingnotules insluit.
• Maak seker jy weet wie almal is. Op dié manier sal jy kan identifiseer wie die inligting praat en korrek opneem.
• Let op die tyd wat die vergadering begin.

• Moenie probeer om elke enkele kommentaar neer te skryf nie. Dit is goed om net die hoofgedagtes in te sluit. Wees baie versigtig om nie items uit te gee waarmee jy nie saamstem nie. Jou vooroordele moet jou nie beïnvloed nie. Onthou dit is 'n amptelike rekening en nie jou mening oor wat gebeur het nie!
• Skryf alle bewegings neer, wat hulle gemaak het, en die uitslag van stemme, indien enige; jy hoef nie neer te skryf wat 'n mosie gesekondeer het nie. Natuurlik kan die reëls van jou organisasie verskil, so verifieer hulle eers.
• As stemme oor enige mosies of besprekings uitgestel word tot die volgende vergadering, maak 'n nota daarvan.
• Teken die eindtyd van die vergadering aan.

Na die vergadering

• Tik die notule so gou moontlik na die vergadering op terwyl alles nog vars in jou gedagtes is. As u 'n fout in u aantekeninge vind of as u 'n vraag het, kan u dit vinnig opruim deur te praat met ander deelnemers.
• Op die finale afskrif van die notule, sluit die naam van die organisasie, titel van die komitee, tipe vergadering (daagliks, weekliks, maandeliks, jaarliks ​​of spesiaal) en die doel daarvan in.
• Gee die tye wat dit begin en geëindig het.
• Verskaf die lys van deelnemers en 'n aantekening oor wie die vergadering gehardloop het. U kan ook hier aandui dat u die notule geneem het. Sluit jou naam op die lys van deelnemers in en tussen hakies na jou naam, sê dat jy die notule geneem het. Alternatiewelik, aan die einde van die dokument, kan u afteken deur te skryf "Respectief ingedien deur," gevolg deur u naam.

• Proeflees die notule voordat u dit inhandig. Vra iemand anders wat hulle ook bygewoon het om hulle te verken. Hy of sy sal jou kan laat weet as jy per ongeluk iets uitgelaat het.
• Dien dit in aan die persoon wat die vergadering gehardloop het, tensy anders gelas.