Jou voorbereiding bepaal of jy jou verlangde uitkomste bereik
In kombinasie met vergadering minute , die dokumentasie wat deelnemers ontvang na 'n vergadering, die agenda is die plan vir die vergadering en die gerapporteerde opvolg vir die vorige vergadering.
Wanneer u 'n agenda ontwikkel vir 'n vergadering wat nie gereeld geskeduleer word nie, sal die volgende stappe u help. Later in hierdie artikel sien jy 'n agenda sjabloon vir 'n gereelde geskeduleerde vergadering. Die twee tipes vergaderings deel soortgelyke agendapunte, maar is nie presies dieselfde nie.
Ontwikkeling van 'n vergadering agenda
Identifiseer eers of ander werknemers nodig is om u te help om die vergadering te beplan. Bepaal dan wat jy hoop om te bereik deur die vergadering te hou. Stel doeleike doelwitte vir u vergadering . Die doelwitte wat u gestel het, sal die raamwerk vir 'n effektiewe ontmoetingsplan bepaal . Maak seker dat jy nie meer beplan het as wat redelikerwys bereikbaar is binne die tydsduur van jou vergadering nie.
Soos Stephen Covey in die "Sewe Gewoontes van Hoogs Doeltreffende Mense" gesê het, "Begin met die einde in gedagte." U vergadering doel sal die vergadering fokus, die vergadering agenda, en die vergadering deelnemers.
Om 'n agenda te maak, maak 'n plan vir die vergadering.
Jy begin met die hoofdoel of doel wat jy probeer bereik deur die vergadering te hou. Sodra jy besluit het oor jou doel, moet jy bepaal of jy die bystand van bykomende werknemers nodig het om jou agenda te beplan. Indien wel, nooi hulle om by u aan te sluit om u ontmoetingsagentskap gewoonlik per e-pos of teks te maak, sodat u nie die behoefte aan 'n addisionele vergadering hoef te skep nie.
Besluite om te maak soos u u ontmoetingsagenda ontwikkel
Nadat u algemene doelwit bepaal is, moet u, of u span, die volgende besluite neem. Benewens die doel of doel van die vergadering, verskyn elkeen van hierdie items op die vergadering agenda.
- Nodige deelnemers vir die werklike vergadering,
- Die items wat bespreking of aksie nodig het wat sal lei tot die bereiking van die doel of doel,
- Die hoeveelheid tyd wat u vir die groep verwag, sal nodig wees vir die bespreking van elke item,
- 'N datum en tyd vir die vergadering,
- 'N Geskikte plek, wat alle deelnemers gemaklik sal hou, vir die vergadering,
- Voorwerk vir die vergadering. Dit sal insluit enige lees, dokumentasie , data, vergadering minute van 'n voorafgaande vergadering of enige ander voorbereiding wat u werklike vergadering suksesvol sal maak. Hierdie voorbereiding moet aangeheg word aan die vergaderingskennisgewing en -agenda wanneer u dit aan genooide deelnemers versprei.
Bykomend tot die bogenoemde besluit items, moet die standaard vergadering agenda items insluit:
- Hersien die vergadering se doel, agenda, en verwagte uitkomste en produk.
- Hersien die notule van die vorige vergadering.
- Hersien die vordering van die deelnemers oor die verpligtinge en aksiepunte wat tydens die vorige vergadering gemaak is.
- Die notasnemer of leier moet die verpligtinge wat die deelnemers tydens die huidige vergadering gedoen het, as 'n finale agendapunt hersien.
Besluit wie moet deelneem om u ontmoetingsagenda te bereik
Sodra jy besluit het dat 'n vergadering nodig is om jou doel te bereik, moet jy die lys van deelnemers ontwikkel.
Nie elke werknemer kan of moet deelneem aan elke vergadering nie, maar die uitnodiging van die regte deelnemers sal jou waarskynlikheid van sukses verhoog.
Hoe om die deelnemers te identifiseer wat nodig is om u ontmoetingsagenda te bereik
Bepaal jou deelnemers vir 'n eenmalige of kort reeks vergaderings of vir 'n gereelde geskeduleerde of deurlopende vergadering deur jouself vrae soos die volgende te vra.
- Wie moet die oplossing besit wat die groep ontwikkel?
- Wie besit die proses wat die groep bespreek?
- Wie moet die inligting wat jy versprei, ken?
- Wie kan data en feite verskaf om besluitneming te lei?
- Wie het ervaring of kundigheid om met die groep te deel?
- Wie moet die implementering van enige oplossings of take ondersteun?
- Wie moet toestemming of hulpbronne verskaf om die uitkoms van die vergadering te bereik?
- Wie kan die implementering van enige oplossings of rigting teenstaan?
Het u 'n vergadering agenda nodig vir gereelde geskeduleerde vergaderings?
Nie elke vergadering het 'n pasgemaakte agenda nodig nie. Die meeste werknemers het gereeld vergaderings vir hul departemente of werksgroepe beplan. U het ook spanne en projekte waarin u deelneem.
'N Deurlopende projek mag nie 'n nuut ontwikkelde agenda vir elke vergadering vereis nie, maar u span sal goed bedien word deur 'n standaardbenadering tot u vergadering aan te neem.
Die gereelde geskeduleerde werknemervergadering is in drie segmente verdeel waarvoor elkeen standaardagenda-items bevat: Inligtingsitems, Aksepunte en Vooruitbeplanning.
Komponente van 'n vergadering agenda vir gereelde geskeduleerde vergaderings
Informatiewe Items
Skryf enige agendapunte uit wat inligting vir elke vergadering is. Byvoorbeeld, die bestuurder verander die groep op die uitkomste van die senior bestuursvergadering.
Aksie-items
Plaas op die agenda enige items wat u verwag dat die groep op elke gereelde geskeduleerde vergadering wil hersien. Byvoorbeeld, prestasie om te begroot vir die tydperk en die identifisering van kostebesparings en deurlopende verbeterings wat die groep beplan om te bereik.
Vooruitbeplanning
Plaas op die agenda enige items waarvoor die groep voornemens is om voor te berei of voor te berei. Byvoorbeeld, die korttermyndoelwitte vir die volgende maand of die behoefte aan medewerkerbystand op aanstaande opdragte.
As jy hierdie riglyne volg wanneer jy jou ontmoetingsagenda ontwikkel, verhoog jy die waarskynlikheid dat jou vergadering resultate sal lewer.
Voorbeeld Vergadering Agenda vir 'n gereelde geskeduleerde vergadering
Gebruik hierdie voorbeeld agenda vir 'n gereelde geskeduleerde vergadering om te verseker dat u vergadering die resultate lewer wat u soek.
- Opwarming en groete. Oorweeg 'n kort ysbreker afhangende van hoe gereeld die groep ontmoet.
- Hersien die vergadering se doel, agenda, en verwagte uitkomste en produk.
- Hersien die notule van die vorige vergadering.
- Voorsien toepaslike departementele en maatskappy inligting wat die span benodig.
- Hersien vordering oor aksiewerkwoorde, aksieplanne en verpligtinge. Hersien groep vordering met doelwitte.
- Bespreek en maak besluite oor die agendapunte vir hierdie vergadering.
- Identifiseer volgende stappe.
- Identifiseer die doel, uitkoms en agenda vir die volgende vergadering.
- Aan die einde van die vergadering moet die notuleerder die verpligtinge van mense gedurende die vergadering hersien.
- Identifiseer enige hulp wat nodig is van mense wat nie in die groep is nie en gee deelnemers toe om kontak te maak.
- Bepaal wie buite die vergadering deelnemers nodig het om te weet wat en besluit hoe jy die kommunikasie sal bereik.
- Stuur minute binne 24 uur na die vergadering of onmiddellik indien die notuleerder die aantekeninge elektronies (die norm) geneem het.
Meer verwant aan effektiewe vergaderings