Vergadering Leiers is die sleutel tot 'n suksesvolle vergadering wat sy doelwitte bereik
Wie lei die vergadering?
Die vergaderingleier is die sleutel om vergaderings en spanne suksesvol te maak .
Die werknemer wat as die ontmoetingsleier dien, is krities belangrik. In sommige vergaderings is die leier die departementshoof, die spanleier of die persoon wat deur senior bestuur aangestel is om 'n inisiatief te lei. Hierdie werknemers is gekies om hul leierskapsrol as gevolg van hul vermeende vaardighede as bestuurder of leier.
Ander tye kan 'n werknemer natuurlik as leier opduik. Hierdie leiers is werknemers wat ander werknemers opkyk en respekteer . By ander geleenthede kan 'n span besluit om die leierskaprol onder alle lede te draai. Dit laat alle spanlede toe om hul vaardighede as ontmoetingsleiers te ontwikkel en om suksesvolle vergaderings in die algemeen te skep.
Verantwoordelikhede van die Vergaderingsleier
Hierna volg die sleutel verantwoordelikhede van 'n vergadering leier.
- Bepaal die doel, taak of doel wat bereik moet word. Dit is dikwels 'n werkstuk of deel van die leier se posbeskrywing.
- Besluit of 'n vergadering die beste moontlike metode is om die doel of doel te bereik of die gewenste uitkoms te bereik. Beantwoord die vraag, Is daar 'n vergadering nodig?
- Bepaal wie die vergadering moet help beplan.
- Met 'n span of as leier besluit op die agenda vir die vergadering . (In aaneenlopende vergaderings word hierdie taak bereik aan die einde van die huidige vergadering.)
- Bepaal die datum, tyd en plek die algemeenste met behulp van 'n gedeelde organisatoriese kalender.
- Sit saam met voorafwerk soos lees, finansiële inligting, geskiedenis, verwante spanbyeenkomste en so meer.
- Nooi deelnemers en versprei opdragte en voorwerk, soveel moontlik tyd, sodat deelnemers op die vergadering voorbereid sal wees.
- Verseker dat die vergadering 'n blokfluit of minuutmaker het om die verrigtinge en enige verpligtinge, aksie-items of besluite te dokumenteer . Stel 'n tydhouer aan, wanneer dit nodig is vir die ordelike uitvoering van 'n vergadering.
- Mag 'n ysbreker gebruik om die deelnemers op te warm en 'n omgewing te skep waarin die deelnemers van die vergadering gemaklik met mekaar kommunikeer en idees en inligting uitruil.
- Kom vroegtydig aan en lei die vergadering deur dit op die taak te hou, op koers te hou en alle deelnemers te betrek, sodat elkeen voel dat hul teenwoordigheid noodsaaklik was by die vergadering. Dit verseker hul deelname aan die volgende vergadering
- Kruip die vergadering op sodat die deelnemers nie saai en verveeld voel nie. Of die gebruik van ijsbreker-, humor- of prettige voorbeelde, geen vergadering moet eindig sonder 'n lag nie.
- Verseker dat volgende stappe en aksiewerkwoorde toegeken en hanteer word.
- Ontbied die vergadering en beplan die agenda vir die volgende vergadering.
- Opvolg met deelnemers tussen vergaderings om seker te maak dat aksiewerkwoorde op die regte spoor is en hulp en / of hulpbronne bied as die vrywilliger probleme ervaar.
Bykomende Leierrolle
Die vergaderingleier neem hierdie verantwoordelikhede op, maar het ook rolle wat verband hou met kommunikasie , verslagdoening en spanmaatsprestasie .
Elke lid van 'n span of vergadering wat kruis-funksioneel is, het 'n verpligting om sy of haar departement te hou of op hoogte te hou van die aktiwiteite en vordering van 'n vergadering of deurlopende span. Hulle het ook die verantwoordelikheid om insette te soek van kollegas wat nie op die span of in die vergadering is nie. Nie elke werknemer kan elke vergadering bywoon nie.
Die leier het die bykomende verantwoordelikheid om senior bestuurders betrokke te hou en ingelig te word deur effektiewe kommunikasie en terugvoer.
Die bou van eienaarskap van werknemers buite die span of vergadering, veral organisasie-leiers, verseker dat die span of vergadering suksesvol is om sy oplossings of idees te ontwikkel, te implementeer en te integreer.
As 'n deelnemende deelnemer ondoeltreffend in die vergadering optree, is die leier verantwoordelik om die gedrag reg te stel deur middel van effektiewe ontmoetingsleertechnieken tydens die vergadering en doeltreffende afrigting buite die vergadering . 'N Deelnemende deelnemer wat die vergadering monopoliseer met sy of haar menings of kritiek op ander lede van hulle, moet reggestel word voordat die individu die sukses van die vergadering saboteer.
Hierdie aksies is nodig totdat die deelnemers ontmoet, 'n vlak van troos en volwassenheid bereik wat hulle in staat stel om die leier te help deur hulself te chimeer as ondoeltreffende gebeurtenisse ontvou en disfunksionele lede onderbreek die vordering .
'N effektiewe ontmoetingsleier waarborg nie dat 'n projek of span suksesvol verrig nie, maar hy of sy is 'n belangrike bydraende faktor wanneer projekte, departemente, vergaderings of spanne slaag.
Vergaderings minute is 'n effektiewe bydraer tot suksesvolle vergaderings wanneer minute geskik geskryf en versprei word op 'n tydige wyse.