Gebruik fasilitering om vergaderings meer produktief te maak
Die hoofrol van 'n fasiliteerder is om waarde toe te voeg tot 'n groepbeplanning sessie of vergadering deur die groep op die taak te hou en in dieselfde rigting saam te beweeg.
Die fasiliteerder verseker ook dat elke groeplid deelneem aan die vergadering.
Groepfasilitering
Fasilitering van groepe of spanne word verskaf deur interne werknemers, of eksterne konsultante, wat vaardig is in:
- Aanbieding van inhoud en inligting,
- Die ontwerp en formulering van 'n proses wat 'n groep help, bereik sy doelwitte,
- Voorsiening van 'n geskikte struktuur vir 'n vergadering , opleiding, spanbou sessie of 'n ander werksgebeurtenis sodat die missie van die groep in die sessie bereik word,
- Bevordering van gedeelde verantwoordelikheid vir die uitkoms van die vergadering, en
- Uitgaande van die deelnemers die antwoorde op vrae en oplossings vir probleme.
Individuele Fasilitering
Wanneer individue deelneem aan die proses, is dit gewoonlik omdat twee of meer werknemers konflik , meningsverskil ervaar, gemeenskaplike doelwitte moet stel , of daar is 'n behoefte om 'n projek te ontbloot, te verwerk of te ervaar. 'N Gevorderde fasiliteerder kan die struktuur, inhoud en proses wat deur die individuele werknemers benodig word, voorsien om 'n wedersyds bevredigende oplossing vir hul probleme te bereik.
Eienskappe van individue wat fasiliteer
Fasilitering is 'n geleerde vaardigheid wat die meeste natuurlik kom by individue wat sulke eienskappe demonstreer soos:
- Sterk groepleierskapsvaardighede,
- Diepte kennis van groep prosesse en strukture,
- Kennis van groep- en interpersoonlike dinamika en begrip van verbale en nie- verbale kommunikasie ,
- Die vermoë om opleidings en spanbou-inhoud kreatief aan te bied op 'n manier wat deelname van sessiegangers aanmoedig,
- Empatie vir mense en hul situasies,
- Kragtige luister- en kommunikasievaardighede, en
- Die vermoë om groepintervensies en gebeure te struktureer om die gewenste resultate vir die groep te lewer.
Onder leiding van 'n vaardige fasiliteerder, vergaderings, spanbou-sessies en opleidingsklasse kan resultate sonder 'n leier bereik word. Dit is omdat spandeelnemers in 'n groep dikwels nie die vaardighede, toestemming en ondersteuning benodig om hul eie werkprosesse effektief te fasiliteer nie.
Vermy mededingende gesprekke in vergaderings
Dit is dikwels moeilik om doeltreffende werksverhoudinge met mense by die werk te hê. Dit is waar fasilitering handig is. Doeltreffende groepfasilitering in vergaderings bestuur die interaksie van moeilike mense wat mededingende gesprekke voer.
Buite-onderwerp gesprekke tussen twee of meer vergadering lede mors tyd, inhibeer groep vordering, en beperk die bydraes van individue tot die span as geheel. Daarbenewens ontwrig mededingende gesprekke in verskeie klein groepe, selfs wanneer dit op die onderwerp is, spanlede van die insigte wat die lede van die span bespreek.
Dit lei uiteindelik tot beperkte idees wat in vergaderings geproduseer word.
Of jy nou die ontmoetingsleier, 'n bestuurder of 'n groepslid is, kan die volgende idees gebruik om die groep weer bymekaar te bring wanneer groeplede meer as een bespreking op 'n keer hou.
Bestuur van mededingende gesprekke
- Gebruik nie-verbale kommunikasie: Kyk 'n oomblik lank na die deelnemers. Lig jou wenkbroue op terwyl jy kyk, of beweeg na die deelnemers. Stop die persoon wat die vloer vir 'n minuut het terwyl die ander deelnemers weer by die groep aansluit. Moenie bang wees om dit te doen nie - dit is deel van 'n bestuurder of spanleier se werk om vergaderings te beheer.
- Stel 'n vraag: Bel een van die groeplede wat aan die mededingende gesprek deelneem. Met 'n kort opsomming van die bespreking wat in die vergadering as geheel voorkom, vra vir sy of haar mening. Vra hom of haar om hul idees met die res van die mense in die vergadering te deel .
Sê, "Ek glo ons sal almal belangstel in u gedagtes oor hierdie probleem, Kerry." Dit kan 'n bietjie ongemaklik vir jou wees, maar dit dien twee doeleindes: Dit bring die kantgesprek in die hoofgesprek en dit laat almal weet dat die gedrag nie toelaatbaar is nie.
- Verbaal tussenbeide: Vra die groeplede wat aan die mededingende gesprek deelneem om die groepbespreking weer aan te sluit, sonder om sarkasme of woede te gebruik. Sê: "Ek is bang dat ons goeie idees mis as almal meteen praat. Ek weet ek kan nie al hierdie gedagtes byhou nie." Oor die algemeen is dit beter om hierdie taktiek te gebruik as 'n tweede of derde poging om mense in te trek. Dit is regstreeks en baie doeltreffend, maar kan lede van die span skandeer.
- Vestig 'n groepsein: Die groep sein herinner deelnemers om een gesprek op 'n keer te hou. 'N Sein wat effektief werk, is om 'n nie-verbale uitteken te maak, gevolg deur 'n wysvinger op te hou om een vergadering aan te dui. As daar 'n goeie verhouding tussen spanlede is, kan 'n grap ook 'n doeltreffende hulpmiddel wees. Probeer iets soos, "Hey, John en Jane, hou op om jou wêreldoorname te beplan en kom terug na die vergadering."
'N Finale woord oor mededingende gesprekke in vergaderings
Mense spandeer 'n goeie deel van hul werksweek bywoning van besigheidsvergaderings. Dit is jou verantwoordelikheid as bestuurder of vergaderingleier om seker te maak dat werknemers hul tyd goed benut. Doeltreffende ontmoetingsbestuur behou hul tyd en deur die beheer van sy gesprekke kan u verseker dat die vergadering op die onderwerp bly en kwaliteit werk lewer.