Hierdie 10 wenke sal werknemers maak om u vergaderings te waardeer
Mense is geïnteresseerd, maar die mees effektiewe vergaderings woo hulle aandag met aanloklike vrae en antwoorde, oudiovisuele en deelname. Hierdie wenke bring jou sukses.
- Begin jou vergaderings, aanbiedings en opleidingsessies met 'n ysbreker of opwarmingsaktiwiteit. In 'n groot vergadering of 'n kort vergadering kan die ysbreker 'n enkele vraag wees wat mense laat dink en met hul buurman praat. As 'n voorbeeld, vra 'n vraag wat veroorsaak dat mense hul hande oprig. Die lengte van die ysbreker hang af van die lengte van jou vergadering, so beplan dit verstandig.
- Diversifiseer jou aanbiedingsmetodes. As elke spreker aan die gehoor praat, in lesingsformaat, sal selfs belanghebbende hoofde binnekort knik. Vra mense om in klein groepe te praat.
Gebruik oudiovisuele materiaal soos video's, skyfies, en PowerPoint-aanbiedings en prente. As jy oor 'n nuwe skilderproses praat, wys jou werknemers voor en na geverfde dele. Slaag om positiewe kliënte opnames en kommentaarkaarte. - Nooi gassprekers vir gehoordeelname en opwinding. U kliënte het baie te sê aan u werknemers oor hul behoeftes en kwaliteitseisen. Een kliënt organisasie wat saam met nie-winsgewende, liefdadigheidsverenigings funksioneer, bied gassprekers uit die organisasies wat hul donasies ontvang. Sprekers van organisasies wat u werknemers finansieel ondersteun, is dinamiet.
- Moedig vrae aan om 'n dialoog aan te gaan. Vra mense om hul vrae voor die vergadering en tydens die vergadering neer te skryf. Laat tyd toe vir vrae wat gerig is aan elke spreker terwyl jy gaan.
As jy nie die vraag dadelik en korrek kan beantwoord nie, vertel die mense wat jy met hulle sal kry wanneer jy die korrekte antwoord het. As vrae tyd oorskry, skeduleer 'n vergadering oor die onderwerp.
- 'N Oorsigtelike, maar belangrike, suksesvolle ontmoetingsaktiek is om elke spreker te vra om elke vraag wat hy of sy gevra word hardop te herhaal . Die persoon wat die vraag vra, weet dan dat die spreker die vraag verstaan het. Ander mense wat die vergadering bywoon, kan die vraag hoor en ken, en moenie net die vraag beantwoord nie - dalk verkeerd - van die spreker se reaksie.
- Stel doelwitte vir jou gereelde vergadering. U kan nie elke aspek van die maatskappy se besigheid op 'n uurlikse vergadering aanbied nie. Dus, besluit die belangrike, tydige kwessies en spandeer die vergaderingstyd op hulle. Neem ook die belang van die meerderheid van die deelnemers in ag.
Onthou, jy het ander metodes om maatskappyinligting te kommunikeer, insluitend programme soos Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, e-pos en IM. Die kommunikasie van strategiese maatskappy inligting hoef nie by 'n vergadering plaas te vind nie. - Formuleer die agenda noukeurig. Identifiseer die behoeftes en belange van die meerderheid van die deelnemers. Begin met die goeie nuus wat die deelnemers goed sal laat voel.
Verskaf elke maand die volgorde van die sprekers op die agenda. Jy wil nie hê mense word deur samesyn verveeld nie. Versprei nodige items oor die agenda sodat mense nie die einde van die vergadering afstem nie, of dink die finale items is minder belangrik. - 'N artikel in die Wall Street Journal, 'n paar jaar gelede, het gesê dat Amerikaanse bestuurders 80% van die tyd sal spaar wanneer hulle in vergaderings verspil as hulle twee dinge korrek gedoen het. Die eerste was altyd 'n agenda. Die tweede was om betyds te begin en op tyd te eindig . Ek sal byvoeg dat jy elke spreker moet toelaat hoeveel tyd nodig is om hulle onderwerp te dek. Hou hulle tot hul tydsbeperking - mooi.
- Organiseer die fisiese omgewing sodat mense aandag gee aan die inhoud van die vergadering. Niemand moet agter of na die kant van jou sprekers sit nie. Maak seker daar is sitplekke vir alle deelnemers, en as aantekeninge benodig word, moet u ook 'n oppervlak skryf. Maak seker dat die beeldmateriaal sigbaar is, en dat mense kan hoor. Miskien moet jy 'n mikrofoon gebruik. Jy kan rekwisiete of monsters om die kamer vir vertoning slaag.
- Onderskei nooit die krag van kos by 'n vergadering nie. Kos verslap die atmosfeer, help om mense gemaklik te maak, mense te help om positiewe energievlakke te handhaaf en die kameraadskap van die span te bou. Maak seker dat jy die diverse behoeftes van jou groep ontmoet met die kos wat jy bedien. As voorbeeld, bied u ook vrugte en jogurt aan. Bied vegetariese en kosher-warm honde by die gereelde Frankryk.
Wat jy nodig het vir 'n suksesvolle vergadering:
- Spreker staan of tafel
- mikrofoon
- agenda
- Visuele hulpmiddels