Hoe (en waarom) vergaderings aanteken
Notules sluit gewoonlik in:
- die name van die deelnemers,
- die agendapunte gedek ,
- besluite geneem deur die deelnemers,
- die opvolgaksies wat deur deelnemers toegewy is,
- sperdatums vir die voltooiing van verpligtinge, en
- enige ander gebeure of besprekings ter waarde van dokumentasie vir toekomstige hersiening of geskiedenis.
Voorbeeld vergadering minute fokus op besluite geneem tydens die vergadering en verpligtinge wat deur die deelnemers gemaak is. Die verpligtinge word vergesel van sperdatums en enige ander besonderhede wat nodig is vir 'n gedeelde begrip deur deelnemers te ontmoet.
Vergader notule as 'n historiese dokument
As 'n historiese dokument is dit ook nuttig om die sleutelidees of besprekings te dokumenteer wat tot die maak van 'n besluit gelei het. Byvoorbeeld, beantwoord vrae later wanneer 'n spanlid sê, "wat het ons ooit gedink toe ons hierdie doel gekies het."
Doeltreffende vergaderings is die vyf alternatiewe wat die span bespreek het en die hoofrede waarom een oor die ander beskikbare paaie gekies is.
Doeltreffende vergaderings vir die tipiese sakevoorsiening hoef nie elke bespreking op te neem nie.
Hulle het ook nie nodig nie, en moet nie, meld wie gesê het wat. Ook, moet hulle dokumenteer wat elke deelnemer in detail sê. In die voorbeeld wat gegee word, vat 'n effektiewe nootnemer die bespreking op, eerder as om elke woord neer te skryf.
(Erken dat hierdie reël vir ander soorte vergaderings verskil in situasies soos regstappe, hofverhore, ensovoorts.
Hierdie notules vereis 'n presiese rekord van die gesprek en stellings.) Maar jou tipiese werkplekvergadering doen nie.
Wanneer en hoe om die vergadering notules te deel
Ideaal gesproke word vergadering minute versprei om deelnemers elektronies aan die einde van die vergadering te ontmoet. Deur dit te doen, het die deelnemers onmiddellik kennis van hul verpligtinge en sperdatums. As dit nie moontlik is nie (byvoorbeeld, die notuleerder wil foute opruim) moet die notuleerder die vergadering minute binne 24 uur na die vergadering versprei.
Die notule dien as 'n herinnering aan die verpligtinge wat lede tydens die vergadering gemaak het. Hulle help deelnemers om hul ontmoetingsverbintenisse oor te dra aan hul kalenders en om lyste te doen. Hulle dien as 'n herinnering aan enige item wat deelnemers moet bereik voor die volgende vergadering.
(Dit kan een van die belangrikste probleme met vergaderings uitskakel, algemene inligting op die vergadering uitstuur, sodat deelnemers die vergadering lees eerder as om te wissel.) Is interaksie nie die punt van 'n vergadering nie? Vir enigiets anders het jy gereedskap soos e-pos en Yammer.
U sal u voornemende vergadering se notule aan die begin van die volgende vergadering wil hersien, sodat mense dit kan kontroleer vir korrektheid en die volgende stappe.
Vergaderings minute is 'n effektiewe bydraer tot suksesvolle vergaderings wanneer minute geskik geskryf en versprei word op 'n tydige wyse. Dit is veral waar wanneer 'n span sterk norme gevorm het wat sy sakesukses ondersteun .
Hoe doen organisasies die hantering van vergaderings?
Kritiek op die sukses van 'n vergadering , die notasnemer of blokfluit dokumenteer die vergadering vir deelnemers, geskiedenis en werknemers wat nodig het om te weet wat op die vergadering gebeur het. Sonder volle vergadering notules word die vooruitsigte vir sukses van die vergadering verminder.
Die werknemer wat die vergadering minute neem, is gewoonlik 'n lid van die span en neem die aantekeninge terwyl hy aan die vergadering deelneem. In vergaderings wat regs- of regeringsverwante verrigtinge, gevolgtrekkings, of vereistes soos verhore, vereiste korporatiewe direksievergaderings of deposito's het, neem 'n nie-deelnemende individu die amptelike notule en neem dikwels die verrigtinge aan.
Die werknemer wat die notule opteken, moet 'n oor hê vir besonderhede om akkuraat op te teken. Die werknemer moet ook effektief multitask om deel te neem aan die vergadering tydens die notule.
In sommige vergaderings neem dieselfde werknemer die notule by elke vergadering. In ander, die rol van die minuutnemer gaan van werknemer na werknemer. Soos om leierskap te ontmoet , bou die rol van die noot taker leierskap , kommunikasie en effektiewe ontmoetingsleierskapsvaardighede.
Wat is die vereistes van 'n vergadering notule Nota Taker?
Die vereistes vir die blokfluit of notasnemer sluit in:
- Maak akkuraat die besluite, verpligtinge en belangrike besprekingspunte wat tydens 'n vergadering gemaak is.
- Teken die aksiewerkwoorde op wat lede ontmoet wat hulle verbind het om saam te werk met die sperdatum wat lede verbind het om te maak. Aksepunte het 'n naam aangeheg, maar die algemene bespreking maak nie melding van wie in informele werkplekvergaderings gesê het nie.
- Hersien die hoofbesluite en die opdragte of vrywillige verpligtinge en aksiewerkwoorde aan die einde van die vergadering sodat deelnemers die gebeure en verpligtinge kan nagaan en ooreenkom voordat hulle die vergadering verlaat.
- Die vergaderingleier kan die notuleerder versoek om die bespreking gereeld tydens 'n vergadering te herhaal.
- In 'n aaneenlopende reeks vergaderings neem die notuleerder 'n minuut om die vergadering minute aan die begin van die volgende vergadering te hersien. Die werknemers wat bywoon, kan byvoeg of regstel wat hulle in die notule nie saamstem nie.
- Die verspreiding van 'n afskrif van die vergadering minute binne 24 uur na die vergadering is al jare die standaard aanbeveling van vergaderfasiliteerders . Nou, egter, het die blokfluit waarskynlik die notule op 'n elektroniese toestel soos 'n skootrekenaar of iPad geneem. Die notasnemer moet dus die vergaderingnotas versprei na 'n vinnige oorsig van spelling, grammatika en duidelikheid - dikwels binne of binne minute van die vergadering.
Die blokfluit is 'n rol wat 'n vergadering moet hê om te verseker dat die resultate van 'n vergadering deur die deelnemers gekommunikeer en opgetree word. Sonder die notas moet die deelnemers staatmaak op die ander deelnemers se geheue. Gewaarborg, dit is nie 'n goeie plan nie.
Die notasbesoeker se dokumentasie van 'n vergadering is nodig vir die sukses van 'n vergadering, net soos dokumentasie nodig is om die werkverrigting te verbeter.