Jy kan beplan, lei en bestuur 'n vergadering om resultate te lewer
As jy enige van hierdie ontmoetingsbestuursgeleenthede verwaarloos, sal jou vergaderings en spanne nie die vrugte dra wat jy wil hê vanaf die tyd wat jy belê nie. Neem hierdie twaalf vergaderbestuurswenke om jou deelnemers te lei om verwagte, positiewe en konstruktiewe uitkomste te bereik.
Wat om te doen voor die vergadering om effektiewe vergaderings te verseker
Aksies voor die vergadering vestig die grondslag vir die bereiking van vergaderingsresultate. Jy kan al die nodige opvolgings doen, maar sonder dat 'n doeltreffende ontmoetingsplan begin, sal jou resultate jou teleurstel. Hierdie wenke sal u help om die vergadering te beplan en te implementeer.
Beplan die vergadering
Doeltreffende vergaderings wat resultate lewer, begin met ontmoetingsbeplanning. Identifiseer eers of ander werknemers nodig is om u te help om die vergadering te beplan. Bepaal dan wat jy hoop om te bereik deur die vergadering te hou. Stel doeleike doelwitte vir u vergadering.
Die doelwitte wat u gestel het, sal die raamwerk vir 'n effektiewe ontmoetingsplan bepaal. Soos Stephen Covey in die sewe gewoontes van hoogs effektiewe mense sê , "Begin met die einde in gedagte." Jou vergadering doel sal bepaal die vergadering fokus, die vergadering agenda , en die vergadering deelnemers wat jy nodig het om die doel te bereik.
Maak seker dat jy 'n vergadering nodig het
Sodra jy jou ontmoetingsplan ontwikkel het, maak seker dat 'n vergadering 'n geskikte voertuig is om die gestelde doelwitte te bereik. Om 'n vergadering te skeduleer en te hou, is duur wanneer jy rekening hou met die tyd van die mense wat bywoon. Doen dus pogings om vas te stel dat 'n vergadering die beste geleentheid is om die probleem op te los, die proses te verbeter of 'n deurlopende plan te maak.
U kan vind dat u die ontmoetingsdoelwitte kan bereik met 'n e-posbespreking of deur inligting te versprei en te versoek deur die maatskappy se nuusbrief. Maak seker dat die vergadering nodig is en nie net meer gerieflik is nie - jy sal beter resultate kry van jou ontmoetinggangers wanneer jy werklik van hul behoeftes voorsien het.
Verseker gepaste deelname by die vergadering
As 'n vergadering die regte manier is om jou doelwitte te bereik , maak seker dat die deelnemers die vergadering bywoon om suksesvol te wees. Die nodige deelnemers moet beskikbaar wees om die vergadering by te woon.
Stel die vergadering uit, eerder as om 'n vergadering sonder kritiese personeellede te hou. Indien 'n afgevaardigde op die plek van 'n kritieke besluitnemer bywoon, maak seker dat die aangewese personeellid die gesag het om besluite te neem of die vergadering uit te stel.
Versprei en hersien voorafwerk voor die vergadering
Hoeveel vergaderings het jy bygewoon wat begin het met die ontmoetingsfasiliteerder wat 'n ream of handouts uitgestuur het of 'n Microsoft PowerPoint-skyfie vir bespreking geprojekteer het? Frustrerend? Jy wed. Die vergadering word 'n groep-inlees, skaars produktief vir doelwitbereiking.
Wanneer die verklaarde doelwitte vir die hou van 'n vergadering besluitneming en beantwoording van vrae is, is 'n groeplees 'n skandelike verspilling van mense se tyd.
Jy kan vergaderings mees produktief maak en resultate verseker deur vooraf voor die werklike vergadering nodige voorbereiding te verskaf. Die voorsiening van voorafwerk, kaarte, grafieke en leeswerk 48 uur voor 'n vergadering beïnvloed vergadering sukses. Hoe meer voorbereidingstyd jy toegeken het, die beter voorbereide mense sal vir jou ontmoeting wees.
Dokumentasie wat u sal help om die doelwitte te bereik, kan verslae insluit; data, kaarte, en skakels na mededingende inligting, verkope maand-tot-datum en produksieplanne; Microsoft PowerPoint-skyfies wat belangrike besprekingspunte illustreer; en vergadering notules , notas en opvolg van vorige of verwante vergaderings en projekte.
Voorafwerk, selfs net skakels om te volg om die inligting betyds te versprei, met die ernstige verwagting dat die voornemende werkers die voordrag voor die vergadering sal lees, help verseker dat u vergadering suksesvol is.
Tydens die vergadering om effektiewe vergaderings te verseker
Doeltreffende gebruik van vergaderingstyd bou entoesiasme vir die onderwerp. Dit genereer toewyding en 'n gevoel van vervulling van die deelnemers. Mense voel deel van iets wat groter is as hul daaglikse uitdagings. Daarom sal 'n goed gefasiliteerde, aktiewe vergadering wat die verhoog vir opvolging stel, die resultate van die vergadering lewer.
Doeltreffende Vergadering Fasilitering
Die vergaderingleier stel 'n positiewe, produktiewe toon vir interaksie tussen die deelnemers aan die vergadering. Doeltreffende ontmoeting fasilitering begin met 'n hersiening van die doelwitte, of verwagte uitkomste en die agenda. Die fasiliteerder help groeplede om gefokus en produktief te bly.
Vergadering ontwerp en die agenda stel die raamwerk vir die vergadering. 'N Effektiewe fasiliteerder, wat die deelnemers op die regte spoor hou, verseker die verwesenliking van verwagte resultate van die vergadering.
Gebruik die Voorwerk in die Vergadering
Gebruik of verwys die voorafwerk en ander inligting wat voor die vergadering verskaf is tydens die vergadering. U versterk die noodsaaklikheid vir deelnemers om die nodige tyd te spandeer om materiaal te hersien wat integraal is om die gewenste resultate te bereik.
U deelnemers sal voorberei voordat u vergaderings bywoon. U resultate sal getuig van soliede voorbereiding en leierskap . Niemand wil onvoorbereid, oninteressant verskyn of nie in die oë van 'n spanmaat bydra nie.
Betrek elke deelnemer in aksies
Elke werkgroep het verskillende persoonlikhede wat vir vergaderings verskyn. Jy het stil kollegas en mense wat elke platform probeer oorheers. Of jy die vergadering moet fasiliteer of bywoon, moet elke deelnemer betrek by die bereiking van die ontmoetingsdoelwitte.
Dit verseker dat elke deelnemer belê word in die onderwerp van die vergadering en in die opvolg. Jy sal meer resultate behaal met die hele span wat trek as met een dominante personeellid wat almal op die heuwel probeer druk.
Skep 'n effektiewe vergadering opvolgplan
Maak tydens die vergadering 'n opvolgplan met aksie-items. Doeltreffende planne sluit die volgende in.
- Die spesifieke aksie item,
- die naam van die persoon wat verbind het tot die "besit" van die uitvoering van die aksie-item,
- die sperdatum van die aksie item, en
- 'n ooreenkoms oor wat die voltooiing van die aksie-item behels.
Bespreek lewensgetroue scenario's en struikelblokke tot sukses wat spanlede mag ondervind as hulle probeer om die items te bereik wat die vereiste resultate sal lewer. Stel 'n tyd vir jou volgende vergadering, indien nodig, terwyl deelnemers aanwesig is.
Na die vergadering om effektiewe vergaderings te verseker
Aktiwiteite en beplanning voor en tydens die vergadering speel 'n groot rol om jou te help om verwagte, positiewe en konstruktiewe uitkomste te bereik. U optrede wat die vergadering volg, is net so belangrik. Opvolg op die volgende geskeduleerde vergadering is nooit genoeg van 'n belegging om resultate te verseker nie.
Publiseer vergadering notules
Begin deur jou notule en aksieplan binne 24 uur te publiseer. Mense sal die meeste effektief bydra tot resultate as hulle dadelik met aksie-items begin. Hulle het nog 'n nuwe herinnering aan die vergadering, die bespreking en die rasionaal vir die gekose rigting.
Hulle bly entoesiasties en gereed om te begin. 'N vertraging in die verspreiding van minute sal jou resultate benadeel, aangesien die meeste mense wag vir die notule om te arriveer voordat hulle hul verpligtinge begin aanpak.
Doeltreffende Vergadering Opvolg
Respek en nakoming van sperdatums en opvolgings sal u help om resultate van u vergaderings te bereik. Die sperdatum is tydens die vergadering vasgestel. Na die vergadering moet elke persoon met 'n aksie item ook 'n plan maak vir hul persoonlike verwerwing van hul toewyding.
Of hulle die stappe in hul beplanner skryf, die take delegeer na 'n ander personeellid, of net die taak voltooi, die individu is verantwoordelik vir die opvolg.
So is die vergadering beplanner. U kan die uitslae verbeter deur op te volg met elke persoon wat 'n aksie-item het tussen die vergaderings. Jou doel is om vordering te kontroleer en te verseker dat take aan die gang is. Onthou dat wat jy vra oor bereik word.
Verantwoordbaarheid vir opvolg tydens die volgende vergadering
Het jy al ooit in 'n opvolgvergadering gesit wat bestaan het uit elke deelnemer wat aan die groep vertel het waarom hulle nie hul toewyding kon bereik nie? Die resultaat is betreurenswaardig. Die vasstelling van die norm of gebruik van aanspreeklikheid vir resultate begin vroeg in u ontmoetingsiklus.
Opvolg deur die fasiliteerder tussen die vergaderings help, maar die groep moet versuim om verpligtinge onaanvaarbaar te hou . Verslag oor vordering en uitkomste by die volgende vergadering en verwag dat alles bereik sal word. Alternatiewelik, gaan na vordering tydens die volgende vergadering en as daar 'n werklike padblokkade is om te vorder, bepaal hoe om voort te gaan.
Ontbied die Ontmoetingsproses vir Deurlopende Verbetering
Die praktyk om elke vergadering te ontleed, is 'n kragtige instrument vir deurlopende verbetering. Deelnemers maak beurte om te bespreek wat effektief of ondoeltreffend was oor die huidige ontmoetingsproses. Hulle bespreek ook die vordering wat hulle voel die groep maak oor die onderwerp waarvoor die vergadering gehou is.
Deurlopende verbetering na 'n ander vlak, suksesvolle spanne deurgaan hul hele projek sowel as die proses om te bepaal hoe effektief hulle daarin geslaag het om resultate te skep. Toekomstige vergaderings weerspieël die evaluering. Vergaderings ontwikkel as 'n selfs doeltreffender instrument vir die skep van organisasie-uitslae.
Afsluiting
Die resultate is haalbaar en voorspelbaar van goed beplande en geïmplementeerde vergaderings. Volg hierdie twaalf aanbevelings om te verseker dat ontmoetingsgangers verwagte, positiewe en konstruktiewe uitkomste bereik vanaf die tyd wat hulle in vergaderings belê. Jou organisasie sal jou prestasie beloon en jou kollegas sal jou liefhê wanneer jy hierdie effektiewe ontmoetingswenke gebruik.