Vrae om te vra om HR-inligtingstegnologiebehoeftes te bepaal
Maar hoe weet HR en ander bestuurders dat hulle die beste HR-inligtingstegnologie kies om al die besonderhede te bestuur, en dat die oplossing wat hulle kies, die toets van tyd sal staan?
Hier volg die sleutelvrae om te vra en te beantwoord in die proses om Menslike Hulpbronne-inligtingstegnologie te kies.
- Wat is die mate van buigsaamheid en skaalbaarheid wat die HR inligtingstegnologie sagteware bied? MH-personeel moet bepaal of die sagteware data vanaf verskeie Excel-sigblaaie, databasisse en papierdokumente kan invoer en die vlak waarmee dit kan koppel aan allerhande ander stelsels en data wat benodig word.
Die sagteware moet in staat wees om inligting van verskeie bronne in te neem en te filter. Ideaal gesien moet hierdie proses ook geoutomatiseer word. Baie aanlyn inskrywing oplossings vereis dat die data manueel gemanipuleer word voordat dit na 'n draer kan gaan om hul stelsels op te dateer. Outomatisering van die opdateringsformaat, oordragskedule en afleweringsmetode kan help om fakturering en aanspreeklikheidskwessies uit te skakel. - Sal die sagteware in staat wees om HR se maatskappy en voordele-verskaffers te akkommodeer? 'N Werklike inskrywingsenjin sal elke inskrywingsaktiwiteit evalueer en enige nodige kombinasie van reëls, boodskappe, aanmeldings en opsies toepas wat spesifiek ontwerp is om aan die presiese vereistes vir vereiste vereistes te voldoen. Die programmatuur moet enige aanspreeklikheidsreëls wat die maatskappy en die draers het, akkommodeer.
- Sal die HR inligtingstegnologie kan groei en skaal met die organisasie? MH moet die tegnologie se vermoë om te groei, assesseer, aangesien die maatskappy nuwe werknemers , kantore, voordele verander en reëls aanwend. MH moet oor die drempels vir elk van hierdie elemente vra.
- Is die HR inligtingstegnologie sagteware in staat om met ander stelsels te integreer? Loonstaat en ander funksies deel dikwels baie van dieselfde inligting as die voordele-bestuur . MH kan groter doeltreffendheid verkry as data en ander werknemerinligting wat in een stelsel aangegaan word, met 'n ander stelsel gedeel word. Rekrutering van werknemers is nog 'n vereiste funksie.
- Wie is verantwoordelik vir die implementering of bou van die oplossing? Watter vlak van opleiding is betrokke? Sommige oplossings vereis dat die kliënt baie betrokke is by die aanvanklike implementering, wat vir al besige HR-administrateurs oorweldigend kan wees.
MH moet 'n duidelike begrip hê van die vlak van opleiding en tegniese kundigheid wat benodig sal word en die hoeveelheid tyd wat verwag word. Vraesteloplossingsverskaffers oor hierdie onderwerp kan insig gee in subtiele areas wat aanvanklik eenvoudig kan lyk, maar behels beduidende tegnologiese kundigheid. MH kan dan spesifieke take bepaal wat so omslagtig kan wees om die voltooiing realisties te belemmer, wat die moontlike vermindering van HR-inligtingstegnologie waarde en ROI kan verminder. - As opleiding betrokke is , is daar 'n aanklag? Koste van opleiding moet ook geassesseer word, insluitend tyd weg en reisuitgawes vir reis op die terrein. MH moet bewus word van alle harde en sagte koste wat betrokke is by die aanvaarding van die HR-inligtingstegnologie.
- Wie sal die data besit? Die antwoord op hierdie vraag moet die Menslike Hulpbronne-organisasie wees . Maatskappye moet hul data kan oordra na enige aansoekdiensverskaffer (ASP). As die data op 'n diensverskaffer se eie bediener geleë is, kan die maatskappy soms addisionele fooie gehef word indien dit draers verander.
- Watter tipe instandhouding en onderhoud word benodig? Wanneer sagteware geïnstalleer word op 'n maatskappy se werkstasies of bedieners op die werf, word gereelde opdaterings van die tegnologie vereis en kan dit moeilik wees om te beplan en te bestuur. Updates aan HR inligtingstegnologie word dikwels outomaties gemaak met sagteware wat aanlyn beskikbaar is deur 'n ASP-sagteware of 'n SaaS-sagteware (Software as a Service).
- Watter sekuriteitsmaatreëls word in die HR inligtingstegnologie ingebou ? As die sagteware aanlyn beskikbaar is, deur 'n ASP- of SaaS-model, moet die verskaffer daaglikse rugsteun, rugsteunbedieners en bygevoegde beskermende lae aanbied. Bykomende stelsels en prosedures moet in plek wees om inligting te beskerm teen verlore of toegang deur ongemagtigde personeel . MH, in oorleg met ander bestuurders , moet eksklusiewe gesag hê om te besluit wie toegang sal hê tot die MH-inligtingstegnologie en tot watter mate.
- Sal werknemers in staat wees om in voordeleplanne in te teken en veranderings in real-time aan hul persoonlike data en planke te maak? Werknemers toegang moet 'n gegewe wees, in die lig van die wydverspreide algemene toegang tot rekenaars.
Die meerderheid van die werknemer se bevolking het toegang tot die internet by die huis. Werknemer selfdiens bied groot potensiaal om tyd en geld te bespaar. 'N Goeie selfdiensstelsel sal die werkers vlot lei deur inligting oor hulself en hul afhanklikes in te vul.
Die stelsel moet duidelik die beskikbare planne voorlê en werknemers in staat stel om keuses te maak op hul gemak, om hierdie aksies regdeur die proses met towenaars te vereenvoudig. Werknemers moet ook in staat wees om afhanklikes by te voeg en inligting te verander soos nodig, 24 uur per dag, sewe dae per week, die hele jaar.
Hierdie is addisionele vrae om te beantwoord aangesien u die organisasie se menslike hulpbronne-inligtingstegnologie-behoeftes assesseer.
- Sal die tegnologie menslike hulpbronne voorsien met die gesag om te besluit wie toegang sal hê en tot watter mate? Langs dieselfde aar wat toegang tot werkers bied, moet die tegnologie die finale antwoord gee aan HR. MH moet die gesag hê om alle data goed te keur voordat dit aan verskaffers oorgedra word, en moet ook bepaal in watter mate werknemers en ander toegang het.
- Watter tipe rapporteringsvermoëns is beskikbaar by die HR inligtingstegnologie? Verslagdoeningstegnologie behoort verskeie aansigte en formate (spreitabel, PDF, HTML), groot prentevaluering en die vermoë om te boor om die besluitneming te verbeter, aan te bied. MH moet in staat wees om te eniger tyd inskrywings in spesifieke planne, uitstaande aksies en veranderinge in die demografiese inligting van werknemers in verhouding tot voordele en ander werknemersdata te evalueer.
- Bevat die sagteware spesifieke funksies om HR te help om tyd te bespaar? Afhanklik van sy eie departementele behoeftes, kan HR dalk navraag doen oor die tegnologie se vermoë om inligting in batches te verwerk, kennisgewings en faktuur vir COBRA-beleid te bestuur, selfrekening- en rekeningversoeningstoestelle te verskaf, en spesifieke verslagdoening.
- Bevat die sagteware spesifieke funksies om HR te help om beter met werknemers te kommunikeer? Sommige programme gee HR die buigsaamheid om op verskeie vlakke met werknemers te kommunikeer - via massa-e-pos, elektroniese bulletinborde, en deur spesifieke filterkriteria (soos ligging, departement, versekeringsplanne, inskrywingsstatus, aftree status en ander) deur middel van die HR inligtingstegnologie stelsel. Deur 'n aantal maniere om te kommunikeer, kan prosesse outomaties verwerk word en HR help om boodskappe beter te rig.
- Verskaf die MH-inligtingstegnologie-stelsel 'n manier van kontrole en saldo's? Behalwe dat HR moontlik is om transaksies goed te keur, bied baie HR-inligtingstegnologie-stelsels ook geleenthede vir HR om as die poortwagter te dien in die rekeningkunde om rekening te hou met die data in die stelsel. Dit kan:
-waarborg die akkuraatheid van draerfakture,
spaar tyd en geld
-assistent in die tydige lewering van werknemerinskrywings , en
-bevestiging van kwalifisering wanneer werknemers omsien.
- Hoe sal inligting met vervoerders verruil word? En, wie sal verantwoordelik wees vir hierdie interaksie? Integrasie van die HR inligtingstegnologie stelsel moet nie net beoordeel word deur die aantal draers waarmee die sagteware verhoudings het nie, maar ook deur die tipe konneksie wat dit moontlik maak. Om suksesvolle interaksie met draers te verseker deur 'n voordelebestuursprogrammatuur, vereis baie stappe, insluitende:
-Gathering aanvanklike implementering data sensus;
-instelling van aanvanklike integrasie vir die voortgesette inligtinguitruiling;
koördineer daaglikse of weeklikse interaksie om seker te maak dat data ontvang en akkuraat toegepas word;
-herhaal deurlopende opdaterings;
Voldoeningsvereistes vir inskrywing word nagekom in ooreenstemming met reguleerders; en
- 'n proaktiewe verhouding met elke draer te bied om die verhouding van data-uitruiling te verbeter.
Om te weet wie verantwoordelik is vir elke taak is noodsaaklik om 'n produkaanbieding ten volle te verstaan. Elke sagteware verskaffer bied 'n ander vlak van integrasie in die verskaffing van sommige van al die take wat hierbo uiteengesit is. MH moet werk soek met verkopers wat sterk, deurlopende, naatlose verhoudings met die maatskappy se gekose draers toon.
Baie verskaffers stel die oordrag van 'n generiese ANSI 834-lêer in staat, wat moontlik of nie deur die diensverskaffer aanvaar word nie, 'n faktor wat dikwels beïnvloed word deur die grootte van die groep. Bestuurders moet kyk vir verskaffers wat skoon, geverifieerde oordragte bied (wat die geskiktheid van die transaksie verseker), aangepas by elke verskaffer se behoeftes om probleme te vermy. Hulle moet ook kyk na verskaffers wat 'n toegewyde EDI (Electronic Data Interchange) departement het om met die draer se eie, spesifieke oordragtaal te kommunikeer.
- Watter vlak van kliëntediens word verskaf? Is daar 'n bykomende koste vir diens? MH moet die vlak van toegang tot hulp wat verskaf word, bepaal en wat kundige diens-aanlynhulp vorm via 'n databasis, aanlyn chat, e-posondersteuning, gesprekke met 'n lewende persoon of 'n kombinasie daarvan. Gegewe die sensitiwiteit van voordele en ander MH-inligting, moet bestuurders binne 24 uur 'n antwoord op navrae verwag van 'n direkte kontak wat kan help.
- Wat is die koste van die MH-informasietegnologie en dit swaarder as die voordele? MH moet die volledige koste van die MH-inligtingstegnologie-stelsel evalueer, insluitende alle jaarlikse, maandelikse en eenmalige koste, tesame met die voordele wat voorsien word. 'N effens duurder stelsel kan meer as betaal vir die verskil met eienskappe wat werknemers in staat stel om hul eie rekords in stand te hou en groter gerief, tydsbesparings en akkuraatheid te bied. Hierdie faktore moet oorweeg word en geweeg word by die kies van 'n HR inligtingstegnologie stelsel.
Die behoefte aan HR inligtingstegnologie stelsels styg. Met HR-personeel wat 'n wye verskeidenheid opsies in HR-inligtingstegnologie-stelsels vind, is dit toenemend belangrik om alle beskikbare opsies te ontleed en te weeg.
Die keuse van 'n HR inligtingstegnologie-stelsel moet gekyk word as 'n belegging wat met die departement en maatskappy se behoeftes sal groei . Hierdie vrae lei u na die toepaslike HR inligtingstegnologie-stelsel vir u maatskappy.