Wenke om te weet wanneer, waarom, hoe en wat om te dokumenteer in werknemerprestasie
Dokumentasie is noodsaaklik vir bestuurders en MH-personeel, want jy moet 'n ernstige poging doen om al die gebeure in die werkgeskiedenis van jou werknemers op te neem - beide positiewe en negatiewe voorvalle.
Hier is die rede waarom bestuurders en MH-personeel alle gebeure versigtig wil dokumenteer.
Waarom dokument?
- Dokumentasie verskaf bewyse dat prestasiekwessies betyds en bondig met die werknemer bespreek is .
- Dokumentasie bied 'n geskiedenis van die werknemer se verbetering of versuim om prestasie oor tyd te verbeter . Dit is chronologies en 'n presiese beskrywing van die werknemer se optrede, die bestuurder se optrede en gebeure soos dit voorkom.
- Dokumentasie verskaf bewyse wat bestuursbesluite ondersteun om ongunstige aksie te onderneem, soos dissipline of beëindiging met 'n werknemer.
- Dokumentasie bied bewys dat 'n werknemer 'n beskikbare promosie of geleentheid verdien oor ander werknemers wat ook in aanmerking kom.
- Dokumentasie verskaf bewyse om salarisverhogings te verminder , verminder, of waarom 'n werknemer geen verhoging ontvang het nie.
- In die geval van 'n regsgeding beskerm volledige en deeglike dokumentasie die belange van 'n werkgewer. Die dokumentasie kan die bestuur se optrede ondersteun om 'n onsuksesvolle werknemer te beeindig . Dit kan ook bewys dat die werknemer beëindig is vir redes wat wettig is teenoor ander soos onwettige diskriminasie .
Wat om te dokumenteer
Bestuurders moet werknemerprestasie dokumenteer, sowel positiewe bydraes as prestasie mislukkings. Hulle moet presies dokumenteer wat die werknemer gedoen en gesê het en wat die bestuurder tydens die vergadering of gesprek gesê het en gesê het.
U moet enige ooreenkomste wat gemaak is tydens die gesprek, doelwitte gestel , verbeteringe wat benodig en verwag is, dokumenteer en die tydlyn vir verbetering.
Dokumentasie moet ook verpligtinge bevat wat die bestuurder maak om die werknemer te help.
Hoe om te dokumenteer
Dokumentasie moet geskryf word tydens of onmiddellik na die vergadering of gesprek met die werknemer. Op geen manier moet jy misloop om die gesprek op die dag toe dit eintlik plaasgevind het, af te skryf nie. Wag tot later beïnvloed die kwaliteit van die dokumentasie omdat dit op geheue gebaseer is.
Een van die slegste foute wat bestuurders maak, is om te glo dat hulle 'n werknemerberadinggeskiedenis kan rekonstrueer as dit nodig is. Geen HR-persoon wat enige ervaring van ordentlike, tydige dokumentasie het nie, word ooit deur 'n rekonstrueerde rekord mislei. Bestuurders wat uit herinnering rekonstrueer, bring onnodige en onaanvaarbare risiko vir hul maatskappy omdat 'n opgemaakte geskiedenis nie in 'n moontlike regsgeding sal ophou nie.
U het u dokumentasie nodig om professioneel, netjies en georganiseer te word. Skryf dokumentasie asof jy oor die geskiedenis aan 'n derde party praat. Jy weet nooit wie jou dokumentasie eendag kan lees nie, so maak seker dat dit jou professionaliteit weerspieël. (Terug van 'n cocktail servet, koevert of kleefbrief kwalifiseer nie as professionele dokumentasie nie.)
Jou dokumentasie moet na 'n werknemer se nuwe bestuurder gaan as die werknemer 'n nuwe werk kry of jy doen in jou organisasie.
Vir u geheue en om die werknemer se nuwe bestuurder in kennis te stel, moet u die naam en titel van die werknemer, u naam en titel en die volle datum op elke dokument stel.
Skryf dokumentasie wat feitelike, billike, wettige, objektiewe, volledige en konsekwente is. Vermy menings (Mike is slordig. Alice is lui. Tom het vir my gelê.), Naam-roeping, redaksialisering (John is 'n juk. Mark het 'n houdingsprobleem.) En etikettering (Mary is onverantwoordelik. George is nie 'n span nie. speler.).
Vermy ook om die werknemer se gedrag te interpreteer. (Marsha moet nie hierdie opdrag hou nie. Paula blyk dat sy oor haar kop is.) Beperk jou gebruik van beskrywende woorde soos byvoeglike naamwoorde en bywoorde (stadig, slordig, ongelukkig, gemoedelijk, onbeskof). Noem die werknemer se spesifieke gedrag en handelinge, nie u mening of interpretasie daarvan nie.
In die dokumentasie, wat benodig word, is 'n akkurate rekord van die gesprek. Hou vas aan die feite en skryf net neer wat u gesê het en wat die werknemer gesê het. Maak seker dat u dokumentasie ondubbelsinnig is en dat dit die feite reguit kry. (In enige moontlike regsituasie maak foute in enige van die gedokumenteerde gebeure al die dokumentasieverdagte.)
Laastens, dokumenteer enige ooreenkomste, verpligtinge, tydlyne, verbeteringe wat nodig is, inskrywingspunte, en ander besonderhede wat van die geheue mag uitkom. Maak seker dat u 'n datum en tyd vir sperdatums en sperdatums stel sodat misverstand nie sal plaasvind nie.
Ken u dokumentasiebeleid van u MH-afdeling, wat u sal vertel watter dokumentasie behoeftes in die personeel se personeellêer moet plaas. Enige dokumentasie van dissiplinêre aksies moet beslis ingesluit word.
Waar om werknemersdokumentasie te stoor
Aangesien dokumentasie oor werknemers vertroulik en privaat is vir die werknemer, moet u sorg dat enige dokumentasie vertroulik bly vir die bestuurder, HR, en moontlik die werknemer se volgende bestuurder. Dit is dus nie aanbeveel om dokumentasie op 'n gedeelde rekenaarstasie te plaas nie. Handgeskrewe dokumentasie en 'n bestuurder se dokumentasie wat uitgedruk word, word die beste in geslote berging gehou.
As u hierdie riglyne volg, sal HR u help om die probleem op te los of die situasie te verbeter wanneer u na HR gaan om hulp te vra vir die dissiplinering, beëindiging of oorplasing van 'n werknemer na 'n werk met ' n beter potensiaalpas . Wanneer HR jou dokumenteer, dokumenteer, dokumenteer of hulle kan jou nie help nie, sal jy al jou basisse dekking hê.
Disclaimer: Let asseblief daarop dat die inligting wat verskaf word, gesaghebbend is, nie gewaarborg word vir akkuraatheid en wettigheid nie. Die webwerf word gelees deur 'n wêreldwye gehoor en dienswette en regulasies verskil van staat tot land en land. Soek asseblief regshulp, of hulp van staats-, federale of internasionale regeringshulpbronne, om seker te maak dat u regsuitleg en besluite korrek is vir u plek. Hierdie inligting is vir leiding, idees en hulp.