Wat is 'n belanghebbende bestuursplan?
Wat is belanghebbendes?
Belanghebbendes kan intern en ekstern van die organisasie wees.
Voorbeelde van interne belanghebbendes sluit in bestuurders en sake-eenhede soos rekeningkundige en inligtingstegnologie. Besigheidseenhede het gewoonlik verteenwoordigers op die projekspan. Eksterne belanghebbendes kan belangegroepe, besighede en burgerlike organisasies wees. Dit is skaars dat eksterne belanghebbendes op die projekspan verteenwoordig kan word. Vir agentskappe met regulerende owerheid is die bedrywe wat hulle reguleer gewoonlik die belangrikste eksterne belangegroep vir enige projek. As 'n belanghebbende deur die projekspan geïdentifiseer word, moet die belanghebbende in die belanghebbende bestuursplan beoog word.
Dit is onprakties dat 'n projekspan bestaan uit lede wat elke belanghebbende groep verteenwoordig. In baie gevalle is dit onmoontlik. Die projekspan benodig egter insette en inkoop van belanghebbendes vir die projek om suksesvol te wees. Byvoorbeeld, 'n regeringsorganisasie wil sy gewildste sagtewareprogram heeltemal opgradeer en moderniseer.
Byna almal in die organisasie gebruik die program op een of ander manier. Elke tipe gebruiker kan nie direk op die projekspan verteenwoordig word nie. Die span beplan maniere om insette van belanghebbendes in te samel en besluit oor maniere om belanghebbendes in te lig oor die status van die projek. Hierdie metodes om inset- en kommunikasiestrategieë te versamel, word in die belanghebbende bestuursplan gedokumenteer.
Die verskil tussen 'n belanghebbende bestuursplan en kommunikasieplan
Daar kan 'n beduidende hoeveelheid bloeding tussen 'n projek se belanghebberbestuursplan en kommunikasieplan wees. Hul funksies is baie soortgelyk. 'N Belanghebbende bestuursplan is wyer deurdat dit insette in die projek vergemaklik, sowel as om uitsette uit te voer. 'N Belanghebbende bestuursplan is smaller omdat dit slegs diegene met gevestigde belange aanspreek, terwyl 'n kommunikasieplan breër gehore kan insluit.
'N belanghebbende bestuursplan ontwikkel tydens 'n projek
Die belanghebbende bestuursplan word tipies deur die projekbestuurder gehou . Soos 'n projek vorder, hersien die projekbestuurder die belanghebbende bestuursplan en bring dit gereeld terug na die projekspan om opdaterings te oorweeg. 'N Projek kan in die middel van sy tydlyn baie anders lyk as wat dit in die beplanningsfase gedoen het. Dit is dus belangrik om seker te maak dat 'n projek se riglyne verander word as omstandighede dit noodsaak.
Voorbeeld van hoe 'n belanghebbende bestuursplan werk
Hier is 'n voorbeeld van hoe 'n belanghebbende bestuursplan in die loop van 'n projek kan verander. 'N Staatsagentskap begin met 'n raamwerkprojek. Die projek borg en projekbestuurder begin met 'n lys van belanghebbendes om in die belanghebbende bestuursplan te plaas.
Een van die projekspan se eerste take is om die plan uit te blaas. Na 'n paar maande identifiseer 'n projekspanlid 'n belanghebbende wat niemand aan die begin van die projek gedink het nie. Die projekbestuurder voeg die nuwe belanghebbende by die plan en bel 'n projekspanbyeenkoms om te bespreek hoe om die nuwe belanghebbende betrokke te raak. Sodra die span besluit wat om te doen, sal die projekbestuurder die projek borg inlig.
Dit is duidelik dat die belanghebbende bestuursplan 'n lewende dokument is. Soos die projek verander, kan die belanghebbende bestuursplan daarmee verander om die behoeftes van die projek beter te kan dien. Met 'n kernbestuurderplan kan 'n projekspan insette en terugvoering van belanghebbendes toepaslik versamel en ook die belanghebbendes op hoogte hou.