Regeringsorganisasies onderneem projekte wanneer sommige aspekte van die uitvoering van die mense se werk moet verander. Volgens die Projekbestuursinstituut is 'n projek 'n tydelike groepaktiwiteit wat ontwerp is om 'n unieke produk, diens of resultaat te produseer. "Wanneer 'n projek verander hoe 'n onderneming sake doen, word die eindprodukte van die projek in die daaglikse werk opgeneem en verbeter die organisasie se werk in ewigheid.
Dit klink dalk maklik, maar dit is nie. Verandering is moeilik, en projekte kan baie maklik van die rails afloop. Elke dag bring uitdagings wat 'n projek se vordering en uiteindelike sukses bedreig. Om hierdie gevaar te bestry, benodig projekte sekere sleutelelemente. Met die volgende items in plek, het 'n projek 'n groot kans op sukses.
01 'n Betrokke Projek Borg
'N Projek borg het vier primêre verantwoordelikhede wat verband hou met die projek. Eerstens bekamp die borg die projek. Hy of sy juig op die projekspan in die openbaar en privaat. Tweedens ondersteun die borg die projekbestuurder . Wanneer 'n projekbestuurder struikelblokke moet verwyder, skakel hy of sy die borg vir bystand omdat die borg die organisatoriese maatreël het om dinge te laat gebeur. Derde, die borg bronne hulpbronne deur hulle direk of met ander hoëvlak mense te werk om hulpbronne te kry. Wanneer die borg 'n sterk kampioen is vir 'n projek, is die borg se eweknieë geneig om betekenisvolle hulpbronne by te dra. Vierde, die borg fasiliteer besluitneming. Wanneer die projekspan afstort, kan die borg die besluit makelaar maak of die besluit neem.
Die borg bly op hoogte deur middel van 'n voortdurende kommunikasie met die projekbestuurder. Die twee werk saam om vas te stel wanneer die borg moet ingaan en die borg se verantwoordelikhede kragtiger uitoefen ter ondersteuning van die projekbestuurder. Byvoorbeeld, 'n projekbestuurder kan probleme ondervind met die verkryging van inligting uit die organisasie se departement van finansies. Die projek borg kan die hoof finansiële beampte oor die situasie nader en vra dat die taak om die inligting prioriteit te kry bo mededingende take.
02 Duidelike doelwitte en omvang
Voordat werk aan 'n projek gedoen of selfs beplan word, moet die projek borg die doelwitte en omvang van die projek uiteensit. Die doelwitte is die groot dinge wat die projek veronderstel om te bereik. Neem byvoorbeeld 'n sagtewareverbeteringsprojek. 'N Menslikehulpbron-afdeling gebruik 'n bekende pasgemaakte besigheids sagteware om die betaalstaat te bestuur. Die organisasie wil 'n module vir leerbestuur byvoeg. Die doelwitte van die projek is om die leerbestuursprogrammatuur aan te pas by die organisasie se sakebehoeftes en dit te integreer met die bestaande betaalstaatstelsel.
Die omvang definieer die parameters van die projek. Voortgaan met die sagteware projek voorbeeld; Die omvang van hierdie projek is beperk tot die implementering van die leerbestuurstelsel en integrasie met die betaalstaatstelsel. Dit is baie nuttig om dinge wat buite die omvang is, te identifiseer om te verstaan wat in omvang is. Vir hierdie projek is die byvoeging van ander modules buite omvang. Die rekeningkundige departement kan nie by die projekbestuurder kom nie en vra om rekeninge, rekeninge ontvangbaar of rekenpligtige modules.
Wanneer 'n module bygevoeg word sodra die projek gedefinieer is, kan die omvang van die projek verduister word . Goeie projekborge en projekbestuurders waak teen omvangskruip en is baie huiwerig om die middelprojek van die omvang toe te voeg. Deur die omvang van 'n projek te verhoog, verhoog die projek se behoefte aan hulpbronne soos tyd en geld. Daarbenewens word die kwaliteit van werkprodukte in gevaar gestel deur op die bykomende omvang te werk.
03 'n Goeie Projekbestuurder
Projekbestuurders het gewoonlik die volgende eienskappe wat hulle help om die projek saam te beweeg. Projekbestuurders is beplanners. Hulle dink aan die volgorde van werk en weet wat moet gebeur nadat die span die taak voltooi het. Hulle maak goeie planne, maar weet ook wanneer om buigsaam te wees en van 'n plan af te lei. Projekbestuurders is betroubaar. Met hul sukses afhangende van die werk van ander, het projekbestuurders mense nodig om hul goeie voorneme en bevoegdheid te vertrou. Vertroue is veral belangrik in die verhouding tussen die projekbestuurder en die projek borg. Projekbestuurders is geneig om uitgewers te wees omdat die oorgrote meerderheid van hul werk kommunikeer.
Hulle hou mense aanspreeklik vir hul verpligtinge. Hier is 'n voorbeeld. 'N Projekspanlid se toesighouer het aan die projekbestuurder gesê die spanlid kan vier uur per week aan die projek toewy. Hierdie spanlid het twee weeklikse vergaderings op 'n ry gemis en het geen vordering gemaak met sy opdragte in die werkafbreekstruktuur nie. Na die eerste gemiste vergadering het die projekbestuurder met die spanlid vergader om die afwesigheid en gemiste sperdatums te bespreek. Die spanlid het gesê hy het meer dringende prioriteite. Die projekbestuurder vermoed dit was nie waar nie, dus na die tweede gemiste vergadering het die projekbestuurder met die spanlid se toesighouer vergader. Die toesighouer het aan die projekbestuurder gesê sy sal seker maak die spanlid se gedrag sal omdraai.
04 Betrokke Belanghebbendes
Belanghebbendes oor 'n projek is mense wat 'n gevestigde belang in die projek se sukses het, maar nie lede van die projekspan is nie. Hulle dink nie daagliks aan die projek soos die projekbestuurder of projekspanlede doen nie, maar hulle wil in die loop staan van sleutelbesluite en algehele vordering met die projek se doelwitte.
Belanghebbendes het hul eie motivering om op hoogte te bly van projekaktiwiteite, maar dit is die projekbestuurder se verantwoordelikheid om hulle in die plooi te bring op maniere wat werk vorder na die doelwitte van die projek. In baie gevalle behels dit 'n delikate balans tussen te veel insette en te min insette. Belanghebbendes kan nie op elke besluit weeg nie. Dit sal die projek verjaag en elke besluit 'n geveg maak. Omgekeerd kan belanghebbendes nie uitgesluit word nie omdat 'n groot aspek van bykans elke projek belanghebbendes bevredig.
05 Toegewyde Projekspanlede
Projekspanlede bereik die werk van die projek. Baie keer word projekspanlede toegewys aan 'n projek bo en behalwe hul gereelde pligte. Daar is geen vermindering in ander werk om te vergoed vir die addisionele werk wat deur die projek aangewend word nie. Projekbestuurders kan spanlede help om met hulle toesighouers oor hierdie kwessie te onderhandel, maar die projekbestuurder het geen beheer oor die verantwoordelikhede wat projekspanlede buite die projek het nie.
Spanlede se toewyding aan die projek is baie waardevol. Sonder toewyding, deadlines gly, en werk produkte is nie van goeie gehalte. Toegewyde spanlede is gemotiveerd om die projek se doelwitte betyds te bereik, binne die begroting en tot die hoë verwagtinge.