Hou die projek vorentoe
Ons sal ook kyk na sommige van die veranderingshulpmiddels wat u kan gebruik en hoe projekomvangsbestuur in die spel kom.
Voordat ons selfs oor prosesse of gereedskap praat, wil ek jou vooruitsigte bespreek om te verander.
Aanvaar veranderinge
Veranderinge kan op enige stadium van die projekbestuurslewensiklus gebeur.
Die maklikste manier om bestuursverandering op projekte te doen, wat nie hoofpyn is nie, is om te weet dat dit gaan gebeur en daarvoor beplan.
Om strategieë in plek te hê om veranderinge te hanteer voordat dit gebeur, is die vinnigste manier om almal aan boord te kry met wat anders gaan wees.
'N Omskrewe, gestruktureerde veranderingsbestuursproses is die beste plek om te begin. Dit is jou speelboek vir wat gaan gebeur as iemand suggereer dat die projek iets anders moet doen as wat tans beplan word en 'n goeie manier om projekfoute te vermy.
Die Verander Bestuursproses
Die veranderingsbestuursproses lyk soos volg:
- Ontvang inligting oor die verandering
- Evalueer die verandering, insluitend beplanning, hoeveel werk dit gaan wees
- Stel 'n aanbeveling voor of dit die moeite werd is om vooruit te gaan.
- Dan kry jy 'n besluit van die projek borg oor of jy die verandering moet inkorporeer of nie.
Kom ons kyk weer na elkeen van die stappe.
Ontvang inligting oor die verandering
U sal 'n versoek ontvang om die projek te verander. U kan op honderde verskillende maniere inligting ontvang: in 'n vergadering, op e-pos, telefonies, in die gang soos u in die aand uit die kantoor uitkom. Ideaal gesproke kry jy die inligting op 'n veranderingsversoekvorm, maar jy moet weet dat baie belangrike belanghebbendes in die werklike lewe dink dat die voltooiing van hierdie soort papierwerk die werk van die projekbestuurder is. En in jou onderneming kan dit wees.
Gebruik jou projek verander versoek sjabloon (meer in 'n minuut) om al die besonderhede van die versoek te vang, maar informeel kom hulle saam met jou. Ry dan die vorm oor die inisieerder, sodat jy weet dat jy akkuraat gereflekteer het wat dit is wat hulle wil.
Onthou dat veranderinge ook oor die uitoefening van werk kan wees. Moenie altyd aanneem dat veranderinge verband hou met werk in. Die proses is dieselfde, ongeag of u die omvang van die projek verhoog of verminder.
Uitvoer Verander Assessering
Kyk na die veranderingsversoek in detail. Jy sal die impak op die volgende assesseer:
- skedule
- dokumentasie
- Werk gedoen tot op datum en werk nog steeds om te doen
- begroting
- Kwaliteit maatreëls
- omvang
- Resource beskikbaarheid.
Byvoorbeeld, 'n sagteware verandering kan na 5 dae geskat word.
Dit sal nie net 5 dae by die skedule voeg nie, want dit sal 'n ander taak uitstoot en in 'n tydraamwerk beweeg waar die sleutelhulpbron op vakansie is. Daardie taak moet ook verskuif word, so algehele sal hierdie verandering 8 dae by die skedule voeg. Dit sal $ 5k kos om te doen, en die ekstra 8 dae stoot ons in 'n verdere maand met die verskafferkontrak, so daar is ook koste om daaraan te dink. Kwaliteit bly dieselfde, maar omvang verander om die nuwe verandering in te sluit. Alle relevante dokumentasie sal opgedateer moet word, insluitend die projekplan en opleidingshandleidings, wat reeds begin is.
Soos u kan sien, kan 'n eenvoudige 5-dag verandering groot effekte hê. Dit is belangrik om alles hieroor te weet voordat jy besluit het of jy die verandering wil doen of nie, aangesien die volle prentjie die uitkoms kan verander.
Stel 'n aanbeveling voor en bied dit aan
Nou weet jy die volle impak van die verandering wat jy 'n aanbeveling kan maak oor die vraag of dit die moeite werd is om daarmee voort te gaan.
In sommige gevalle sal dit nie wees nie, want die waargenome voordeel sal minder wees as die koste. In ander gevalle kan daar genoeg voordeel daar wees om die koste van die addisionele werk te verreken. In nog ander gevalle kan u vind dat die verandering 'n negatiewe uitwerking op die koste sal hê, maar daar is niks wat u daaraan kan doen nie, aangesien dit 'n regulerings- of nakomingsprobleem is, of vir 'n ander interne rede soos 'n organisatoriese herstrukturering.
Kry die besluit
Vir klein veranderinge wat binne u magtigingsperk val, kan u besluit of u die verandering moet aanvaar of nie self nie (met die regte inset van die span). Enigiets groter moet goedgekeur word deur die projek borg of die projek raad.
Onthou om terug te gaan en vir iemand te vertel of hulle verandering verwerp is. Jy wil vermy jou projek belanghebbendes irriteer as jy kan!
Verander Bestuurstools
Daar is 'n aantal veranderingshulpmiddels wat u kan gebruik om hierdie proses makliker en meer vaartbelyn te maak. Ek sal aanbeveel:
- 'N Kontrolelys of proseskaart wat mense wandel deur presies wat hulle moet doen om 'n verandering in jou projekomvang teweeg te bring.
- 'N Versoekvorm vir sjabloonverandering. Dit kan aanlyn wees via 'n outomatiese werkstroom.
Kom ons kyk na wat die volgende in 'n projekveranderingversoek gaan.
Wat gaan oor 'n projekveranderingversoek
Die projekveranderingversoekvorm moet insluit:
- Die naam van die persoon wat die verandering versoek (die 'versoeker').
- 'N Unieke identifikasie, soos 'n veranderingsnommer (jy kan dit self later byvoeg, aangesien dit onwaarskynlik is dat enige van die mense wat die versoek verhoging en die vorm sal gebruik, weet wat om in die blokkie te sit).
- 'N Beskrywing van die voorgestelde verandering, met soveel besonderhede as wat hulle kan bestuur.
- Die kategorie van die verandering. Ideaal gesproke, sal jy hierdie gedeelte voorafpopuleer sodat hulle net die blokkie moet merk. Dit is 'n goeie plek om vas te stel of 'n verandering met regulering of interne nakoming te make het asof dit werklik is, dan kan jy baie van die beplanning en assesseringstappe omseil en eenvoudig daarmee voortgaan.
- Die 'waarom' van die verandering. Wat is die regverdiging om dit te doen? Hoekom wil die versoeker dit hê?
- Die impak van die verandering op verskillende elemente van die projek, insluitende tyd, koste, kwaliteit, omvang. Hulle het dalk nie al die besonderhede nie, so jy moet dalk saam met hulle werk tydens die verandering-assesseringsstap om die spasies in te vul. Hulle moet soveel as wat hulle kan, voltooi. Die minimum wat u nou op soek is, is om te bevestig of dit die bestaande projekparameters sal verhoog, verminder of verander.
Aan die onderkant van die veranderingsversoekvorm sal u besonderhede invul, aangesien die verandering verder bespreek word. Jou sjabloon moet ook ruimte insluit vir:
- Verander besluit: Aanvaar, verwerp of uitstel
- Naam van persoon wat die besluit neem (of groep) plus die datum waarop die besluit geneem is en enige addisionele kommentaar.
Die persoon wat die versoek doen, sal nie die uitslag ken nie - niemand sal nie - so hierdie blokkies bly leeg totdat die regte groep vergader het om jou aanbeveling te bespreek en 'n besluit te neem.
Veranderinge en Projek Bestekbestuur
Projek omvang bestuur is die belangrikste manier waarop jy beheer wat in die projek is en wat nie. As jy 'n verandering in die projekgebied ontvang, moet jy dink oor hoe dit die projek oor die algemeen raak. Jou veranderingbestuursproses help jou om dit te doen, en om dit in konteks te stel, is die bestuur van verandering 'n klein deel van die bestuur van omvang.
Dit is die moeite werd om hier te praat oor hoe 'n Gids tot die Projekbestuursliggaam van Kennis (PMBOK® Guide) - Vyfde Uitgawe projekveranderingbestuur dek, want dit is nie so intuïtief as wat jy dalk dink nie. Die PMBOK ® Guide bevat 'n proses genaamd 'Control Scope' in die afdeling Project Scope Management en dit is 'n goeie plek om te begin. Die veranderingbestuursproses op projekte moet egter op 'n meer geïntegreerde wyse hanteer word, en dit word in die teks weerspieël. Gebruikers van PMBOK ® Guide moet ook verwys na die Uitvoering van Geïntegreerde Verandering Beheer, omdat dit uiteensit hoe alles met mekaar verbind word.
Vir die doel om 'n PMP te word, moet jy verstaan hoe die PMBOK® Guide omskakelingsbestuur dek, want dit is waarna jy gaan ondersoek word. U moet egter in gedagte hou dat die veranderingsbestuursproses wat u werklik op u projekte gebruik, geïntegreer, maklik om te volg en prakties moet wees.
5 maniere om jou span deur die veranderingsproses te help
Jou projekspan is van kritieke belang vir die sukses van jou projek, dus dit help om hulle aan die kant te sit wanneer jy veranderinge aan jou projek bestuur.
Hier is 5 maniere waarmee jy hulle vinnig kan help met die proses van projekverandering.
1. Praat oor veranderinge. Laat hulle weet dat verandering op projekte normaal is en dat hulle dit moet verwag.
2. Deel die proses. Hierbo het ons gepraat oor die veranderingbestuursproses, maar dit kom natuurlik nie vir almal nie. Jou spanlede sal nie weet wat om te doen en wat van hulle verwag word nie, tensy jy hulle vertel. Stel 'n inligtingsessie op om die proses deur te gaan en laat hulle weet wat hul rol daarin sal wees.
3. Maak dit maklik. Wanneer 'n projek deur 'n verandering na omvang beweeg, kan dit redelik disorienterend wees. Die skedule is verkeerd, die begroting kan anders wees, die vereistes is beslis anders. Die span kan 'n veranderende ontwrigting vind, veral 'n groot een of een wat 'n besluit omskep wat hulle voorheen gedink het, is in klip gesit (ja, dit gebeur). Maak die proses so maklik as moontlik vir hulle.
4. Wees daar om te help. 'N Nuwe manier van werk neem 'n geruime tyd in die bed. As jy voorheen op 'n informele manier (of glad nie) projekverandering bestuur het, kan 'n verandering in 'n formele proses 'n rukkie neem om die manier waarop ons dinge hier doen '. Sê vir die span dat jy daar is om hulle te help as hulle iets voor jou wil hardloop.
5. Wees nie bang om nee te sê nie. Nie alle veranderinge is sinvolle voorstelle nie. Laat jou span weet dat as hulle sterk voel oor 'n verandering wat nie die regte ding vir die projek is nie, sal jy in hierdie gesprek met die veranderingsversoeker staan.
Om nie effektief te bestuur nie, is een van die maniere waarop jy jou projek kan ontspoor , dus kyk uit. Gewapen met hierdie inligting kan jy nou op 'n beheerde manier begin om met projekveranderinge te begin.