Programbestuur is 'n lonende en goed betaalde beroepskeuse. Maar dit kan ook 'n uitdagende rol wees.
Hier is tien dinge wat elke nuwe programbestuurder moet bewus wees van voor die aanvang van die rol.
Programbestuur is nie dieselfde as projekbestuur nie
Projekbestuur word algemeen aanvaar om alles te doen met die beplanning van die werk, die organisering van die take en die hulpbronne, die beheer van die proses en die lewering van 'n spesifieke doelwit.
Of dit nou 'n nuwe kantoor is, 'n nuwe app begin of 'n Olimpiese stadion bou, projekte het 'n gedefinieerde begin, middel en einde en 'n duidelike stel doelwitte.
Programme is 'n bietjie anders. Jy moet nog mense hê wat die take organiseer, hulpbronne bestuur, werk prosesse ensovoorts, maar hulle rapporteer jou as programbestuurder. Daar is baie minder afmerkende take as voltooi op 'n projekplan, maar baie meer strategiese en verhoudingsbouwerk.
Programbestuur gaan oor die hou van die hele transformerende verandering op die regte spoor om van tyd tot tyd iets van waarde vir die organisasie te lewer. Sonder iemand wat as programbestuurder optree, is alles wat jy gekry het, 'n reeks projekte wat ewekansige tye en sonder eenstemmige tema lewer. Die programbestuurder is die persoon wat dit alles saambring.
Daar is onsekerheid ... Hanteer dit
Programme is inherent onseker. Terwyl jy dalk weet wat die groot prentjie is, is dit net 'n visiestelling wanneer jy begin.
Die presiese pad van hoe om daar te kom en watter projekte gaan oor die volgende vyf jaar nodig wees. Wel, dit is iets wat jy moet uitwerk soos jy wil.
Jy sal begin met gedetailleerde beplanning vir wat jy weet en 'n prentjie opbou van hoe om die res daarvan aan te spreek as jy nader kom. Brei jou beplannings- en afleweringshorisonte progressief uit totdat jy nie verder kan gaan nie.
Blokkeer tyd met gereelde tussenposes om die volgende stappe te beplan. U kan ook hierdie geleentheid gebruik om te verseker dat u steeds op koers is om besigheidswaarde te lewer.
Pasop vir uitbranding
Terwyl 'n projek dalk oor 'n jaar of langer verby is, kan programme op en af strek. Die kernontplooiingswerk op die Verenigde Koninkryk se Sellafield-webwerf het mylpale tot 2025 en daarbuite.
Programbestuurders moet hul span teen uitbranding beskerm. Jy kan nie vir die maksimum tyd op die hoogste spoed werk nie, dus maak seker dat jou personeel genoeg stilstand kry. Dit moet beide tye van rustiger tyd by die werk wees met minder aflewerbares en voldoende tyd weg van die kantoor vir vakansies.
Behandel siekteverlof noukeurig, kyk na oortydverslae en let op die feit dat die welvaart van jou span uiters belangrik is as jy wil afbreek en jou talentvolle mense vir die lewe van die program hou.
Jy moet die pas bestuur
Wanneer u 'n program met 'n verre voltooiingsdatum aflewer, moet u die pas van die werk bestuur. Dit is moeilik om die momentum oor verskeie jare te behou, dus jou rol as programbestuurder is om die prioriteite en projekte te jongleren sodat daar meetbare uitsette gereeld gelewer kan word.
Meng die vinnige oorwinnings en die bestendige vordering na die groter prentdoelwitte. Dit help die span om te sien dat jy vorentoe beweeg en seker maak dat daar 'n paar kortertermyn suksessverhale is om te deel om motivering hoog te hou . Ten slotte help dit die beleggers en uitvoerende bestuurspan om te sien dat daar vordering gemaak word.
Leer jou span vir sukses
Programme lewer dikwels iets nuuts, uniek of transformatief vir die organisasie. Een van die uitdagings om sulke inisiatiewe te werk, is dat jy waarskynlik nie oor die nodige vaardighede beskik om al die take en projekte wat benodig word, te kan voltooi nie.
Dit is OK, en verwag word. Jou werk as 'n nuwe programbestuurder is om te verseker dat jy die mense wat jy doen, kan opgradeer, herlei en ontwikkel sodat jy saam al die hulpbronvereistes kan aanspreek.
Daar is dalk 'n paar gebiede waar jy slegs 'n sekere hulpbron vir 'n beperkte tydperk benodig. Byvoorbeeld, jy gaan nie een van jou personeel oplei in hoe om 'n vragmotorbestuurder te wees nie, as dit 'n vaardigheid is wat jy nodig het vir net een week, wat 'n aflewering van iets los. Maar as jy die manier verander waarop jou maatskappy se aanlyn-teenwoordigheid bestuur word, sal dit waarskynlik waardevol wees om webwerfontwikkelingsvaardighede in die huis te ontwikkel, asook kennis oor sosiale media of soekenjinoptimalisering. Dit is die vaardighede waarop die besigheid op die langer termyn sal staatmaak.
Maak die besluit oor watter van hierdie u moet ingebed in die span en wat uitgekontrakteer moet word. Maak dan seker dat u program die opleiding en werwingstake kan lewer wat benodig word om gereed te wees om die uitsette te bestuur soos elke projek lewer.
Beheer is meer kompleks
As jy van 'n projekbestuursgrondslag gekom het, sal bestuur nie vir jou 'n verrassing wees nie. Dit is die manier waarop projek- en programstrukture georganiseer en beheer word om te verseker dat besluitneming op die regte manier gedoen word en dat die regte mense betrokke is. Dit is van kardinale belang om te verseker dat die werk gevorder word op 'n manier wat pas by die algehele sake-saak en dit help om mense aanspreeklik te hou.
Bestuur is ook die manier waarop die Projekbestuurskantoor en senior bestuurders kan verseker dat die program op die regte spoor is om die voordele te lewer - en bied 'n formele roete om projekte of 'n hele program af te sluit as daar bewys kan word dat daardie voordele nie meer sal wees nie. bereik word.
Bestuur is meer kompleks in 'n programomgewing as in 'n projekomgewing. Projekrade en bestuursgroepe het normaalweg 'n lidmaatskap van eksek-vlak. Dit is te verwagte aangesien die eindresultaat van 'n program gewoonlik besigheidstransformasie is.
Programme het ook 'n impak op sake soos gewoonlik en die daaglikse bedrywighede van die organisasie, dus is die belegging normaalweg beduidend, met 'n P & L-impak. Dit vereis ook 'n moontlik hoër vlak van toesig as 'n kapitale projek.
Streamline die program bestuur vir jou program deur te verseker dat jy die regte mense in die besluitnemende rolle het en deur duidelike verantwoordelikhede vir die mense op die span te hê.
Beplanning is baie moeiliker ...
Die beplanning van 'n program is moeiliker as om 'n projek te beplan omdat daar baie meer bewegende dele is, maar jy kan argumenteer dat dit ook lekkerder is!
Tipies sal die projekbestuurders wat by die program betrokke is, hul projekplanne saamvoeg. Dan ontmoet die programbestuurspan en onder jou leiding as die programbestuurder, is die planne geïntegreer.
Dit is maklik om te sê, maar nie so maklik om te doen nie. Dit vereis die afhanklikheid tussen projekte en projektaakens te identifiseer. Dit dwing jou om te kyk na die hulpbronbehoeftes vir die hele program en om aktiwiteite te jongleren om die beskikbaarheid van sleutelpersone te pas. En dit is ook nie 'n eenmalige taak nie.
Sodra u geïntegreerde programplan saamgestel is, kan u dit opspoor in 'n Gantt-kaart of ander sagteware-instrument. Aangesien u projekbestuurders hul projekte in reële tyd dop, moet u aanpassings aan die programplan maak, almal op hoogte hou van veranderinge en spelling uit wat dit beteken vir hul area van die werk.
... Maar jy hoef nie elke lyn te beplan nie
As programbestuurder vertrou jy op jou projekbestuurders om die gedetailleerde beplanning te doen. Dit is nie prakties of wenslik om 'n plan met duisende en duisende take op te spoor nie.
Jy benodig 'n opvoude, hoëvlak-aansig van die projekte, met genoeg detail om te wys of daar 'n impak op die programvlak is.
Die maklikste manier om dit te doen, is met toegewyde sagtewareprogramme (hierdie 10 beproefde projek- en programmatuurhulpmiddels is 'n goeie plek om te begin). Om jou multi-miljoen dollar program op 'n sigblad te probeer bestuur, sal nie maklik wees nie.
Jy moet jou delegering verbeter
Maar goed, jy is aan die afvaardiging, om in 'n programbestuursrol te wees, beteken dat jy dit nog beter moet kry.
Die goeie nuus is dat jy 'n span projekbestuurders moet hê, en jy kan selfs 'n toegewyde programbestuurskantoor hê om jou transformerende verandering te ondersteun.
Die slegte nuus is dat jy dalk nie!
Daar is baie werk om op 'n program te doen, en om dit te verseker dat al die bewegende dele op die regte tyd saam beweeg, is 'n groot inspanning. Jy kan dit nie alleen doen nie en jy moet nie probeer nie. Bereken hoeveel tyd jy nodig het om die programinisiasie te doen en maak seker jy het 'n span in plek om jou te ondersteun.
As jy nie iemand in jou Programbestuurskantoor het nie, vra dat iemand gesekondeer word aan die programbestuurspan. Daar is genoeg vir hulle om te doen: iemand in 'n projekkoördineringsrol sal perfek geplaas wees om die nodige koördinasie op programvlak te lewer, wat jou bevry om betrokke te raak by die strategiese take.
Moenie bang wees vir konflik nie
Daar is baie strings vir programme. Van projekte met moeilike belanghebbendes om onopvallende spertye te lyk, sal elke dag jou geleenthede bied vir konflik. Wees op die uitkyk vir die dinge wat projekprestasie ontwrig en wees bereid om in te tree wanneer dit nodig is om 'n konfliksituasie af te lei voordat dit begin .
Watter van hierdie 10 dinge het as 'n verrassing vir jou gekom? Deel jou gedagtes oor programbestuur op jou gunsteling sosiale media kanaal!