Hoe om suksesvol jou eerste projek te bestuur

Baie geluk! U is pas in beheer gestel van 'n belangrike nuwe projek. Dit is duidelik dat u baas hierdie geleentheid bied as 'n vertroue in u vaardighede. En terwyl jy opgewonde is, is dit jou eerste keer verantwoordelik vir 'n algehele projek en dit is 'n bietjie skrikwekkend

'N Aantal vrae loop deur jou gedagtes:

• Hoe begin ek?
• Wat is die stappe wat nodig is om die projek van inisiasie tot sluiting te skuif?

• Hoe bou ek 'n hoëprestasieprojekspan?
• Wie vra ek vir hulp in hierdie proses? Is daar 'n uitvoerende borg?

Hierdie pos is daarop gerig om enigiemand nuuts te help om 'n projek , komitee of spaninisiatief te lei vir 'n aktiwiteit wat uniek is vir die organisasie. Of jy nou 'n vakansiedag organiseer of nuwe ontwikkelingsinisiatiewe vir nuwe produk skep, en die gereedskap en prosesse van projekbestuur bestaan ​​om jou waarskynlikheid van sukses baie hoër te maak.

Eerstens, verstaan ​​die 5 fases van die projekproses:

Terwyl ek jou aanmoedig om meer oor elkeen van die 5 fases in detail te lees, weet dat hulle:

1. Inisiëring: afskop van die projek.
2. Beplanning: beplanning van al die werk van die projek.
3. Uitvoering: werklik die werk verrig.
4. Bestuur en beheer: al die werk wat u gedurende die projek doen om vordering te monitor.
5. Afsluiting: voltooi en lewer die projek en verdaag die span.

Hierdie stappe is identies vir elke projek.

13 Basiese stappe vir die projek Novice:

1. Definieer die Omvang: Die eerste en belangrikste stap in enige projek is die omvang van die projek . Wat is dit wat jy veronderstel is om te bereik of te skep? Wat is die projek doelwit? Ewe belangrik is om te definieer wat nie ingesluit is in die omvang van jou projek nie. As jy nie genoeg definisie van jou baas kry nie, verduidelik die omvang self en stuur dit terug vir bevestiging. Terwyl die voorbeeld effens buite die besigheidsonderwerp is, kan ons almal met 'n trou ontvangs verband hou. By die beplanning van 'n trou ontvangs, kan u soos u bestek hê: 'n trou ontvangs vir 100 gaste voorberei. Voltooi met aandete, oop kroeg, trou koek en 'n lewendige band vir dans teen 'n sekere datum teen 'n koste van nie meer as $ 20,000.

1. Bepaal Beskikbare Hulpbronne: Watter mense, toerusting en geld sal u beskikbaar hê om die projekdoelwitte te bereik? As 'n projekbestuurder sal jy gewoonlik nie direk beheer oor hierdie bronne hê nie, maar hulle moet hulle bestuur deur matriksbestuur .
2. Verstaan ​​die Tydlyn: Wanneer moet die projek voltooi word? Soos jy jou projekplan ontwikkel, het jy dalk 'n mate van buigsaamheid in hoe jy tyd tydens die projek gebruik, maar deadlines word gewoonlik vasgestel, soos in die geval van die trou ontvangs. As u oortyd ure gebruik om die skedule te ontmoet, moet u dit weeg teen die beperkings van u begroting.
3. Stel jou projekspan saam: Kry die mense op jou span saam en begin 'n dialoog. Hulle is die tegniese kundiges. Daarom het hulle funksionele toesighouer hulle aan die projek toegewys. Jou taak is om die span te bestuur.
4. Besonderhede van die werk, deel 1: Wat is die belangrikste stukke of komponente wat geskep moet word om die projek te voltooi? Byvoorbeeld, 'n trou ontvangs vereis op 'n hoë vlak: 'n onthaalsaal, kos, drank, 'n koek, gaste en vermaak. Natuurlik kan elkeen van die groter items afgebreek word in baie bykomende items. Dit is die volgende stap.
5. Besonderhede van die werk, Deel 2: In ons trou ontvangs voorbeeld hierbo het u waarskynlik 'n span of persoon in beheer van verskillende komponente. Werk saam met u spanlede om die besonderhede wat nodig is om elke belangrike item te bereik, uit te spel. Die persoon in beheer van voedsel moet die opsies, die kostebeperkings verstaan, en keuses maak wat die bereiking van die omvang ondersteun . Lys die kleiner stappe in elk van die groter stappe. Hoeveel vlakke diep jy gaan in meer en meer gedetailleerde stappe hang af van die grootte en kompleksiteit van jou projek.

1. Ontwikkel 'n voorlopige plan: Maak al jou stappe in 'n plan. 'N Goeie manier om dit te doen, is om 'n voorrangstabel te gebruik om te identifiseer watter items ander items moet voorafgaan. Formele projekbestuurspraktyke noem die ontwikkeling van wat 'n netwerkdiagram genoem word en die kritieke pad identifiseer. Alhoewel dit dalk buite jou behoeftes of kennisvlak is, is die kernprobleem om die aktiwiteite in die regte volgorde te rangskik en dan hulpbronne aan die aktiwiteite toe te ken. Vrae om te vra sluit in: Wat gebeur eerste? Wat is die volgende stap? Watter stappe kan terselfdertyd met verskillende bronne aangaan? Wie gaan elke stap doen? Hoe lank sal dit neem? Daar is baie uitstekende sagteware pakkette beskikbaar wat baie van hierdie detail vir u kan automatiseer. Vra ander in soortgelyke posisies wat hulle gebruik.
2. Skep jou basislynplan: Kry terugvoer oor jou voorlopige plan van jou span en van enige ander belanghebbendes. Pas jou tydlyne en werkskedules aan om die projek in die beskikbare tyd te pas. Maak enige nodige aanpassings aan die voorlopige plan om 'n basislynplan te produseer.

1. Versoek projekaanpassings: Daar is amper nooit genoeg tyd, geld of talent wat aan 'n projek toegewys is nie. Jou werk is om meer te doen met die beperkte hulpbronne as wat mense verwag. Daar is egter dikwels beperkinge op 'n projek wat bloot onrealisties is. U moet u saak maak en aan u baas voorlê en versoek dat hierdie onrealistiese perke verander word. Vra vir die veranderinge aan die begin van die projek. Moenie wag totdat dit in die moeilikheid is om te vra vir die veranderinge wat jy nodig het nie. As jou projek egter 'n troue behels, moet jy nie verwag om suksesvol te wees nie, en vra vir baie belangrike veranderinge!
2. Werk jou plan, maar moenie daarvoor sterf nie: Die plan is belangrik, maar die plan kan verander word. Jy het elke oggend 'n plan om te bestuur. As een kruising deur 'n ongeluk geblokkeer word, verander jy jou plan en gaan 'n ander manier. Doen dieselfde met jou projekplanne. Verander hulle as dit nodig is, maar hou altyd die omvang en hulpbronne in gedagte.
3. Monitor jou span se vordering: Jy sal min vooruitgang maak aan die begin van die projek, maar begin dan om te monitor wat almal in elk geval doen. Dit sal dit makliker maak om probleme op te vang voordat hulle probleme ondervind.
4. Dokumenteer alles: Hou rekords. Elke keer as jy jou basislynplan verander, skryf neer wat die verandering was en waarom dit nodig was. Elke keer as 'n nuwe vereiste by die projek gevoeg word, skryf neer waar die vereiste vandaan kom en hoe die tydlyn of begroting aangepas is. Jy kan nie alles onthou nie, skryf dit so neer sodat jy dit kan sien op die einde van die projek-resensie en leer van hulle.
5. Hou almal ingelig: Hou al die projek belanghebbendes op hoogte van vordering al die tyd. Laat hulle weet van jou sukses as jy elke mylpaal voltooi, maar stel hulle ook in kennis van probleme sodra hulle opduik. Hou ook jou span op hoogte. As veranderinge oorweeg word, vertel die span so ver as moontlik aan hulle. Maak seker dat almal op die span bewus is van wat almal anders doen.

Die onderste lyn

Jy hoef nie 'n formele projekbestuurder te wees om 'n projekinisiatief te lei nie. U moet egter die gereedskap en logika van projekbestuur toepas op die werk om u doelwitte te verduidelik, die werk uiteen te sit, 'n span op te bou en die werk uit te voer en te monitor. Beste van sukses!