Formele Projekte Volg 'n vyf-fase proses as volg
- Inisiëring: projekspanvorming, projekbefraging en afskop.
- Beplanning: die voltooiing van die projekomvang, die bepaling van die gedetailleerde werksafbraak, die assessering van risiko, die identifisering van hulpbronvereistes, die finalisering van die skedule en voorbereiding vir die werklike werk.
- Uitvoering: uitvoering van die werklike werk wat vereis word deur die projekdefinisie en omvang.
- Monitor en Beheer: die werklike bestuur , verslagdoening en beheer van die hulpbronne en begrotings tydens die uitvoeringsfase.
- Projek Sluit: aflewering van die projek, assessering van geleerde lesse, verdaging van die projekspan.
Tradisionele Projekvloei
Ongeag die grootte van die projek, is die beweging deur die stadiums dieselfde. Die projek word geïnisieer of afgeskop met 'n handves wat die projekbestuurder identifiseer en die projek se belangrikheid beskryf.
Sodra die projek begin is, beweeg dit na die beplanningsfase. Hier identifiseer die kern- en werkspanne die nodige werk wat voltooi moet word om die omvang van die projek te bereik en ramings en assesserings vir tyd, koste, hulpbronne en risiko's te ontwikkel.
Na die beplanningsfase begin die werk en vind dit plaas in 'n bepaalde volgorde wat nodig is om van voorganger of voorafgaande aktiwiteite na opvolgeraktiwiteite te beweeg.
Projekafhanklikheid speel 'n belangrike rol in hierdie fase.
Terwyl die uitvoering voortgaan, monitor die projekbestuurder en spanlede, rapporteer en beheer die algehele projek, met die klem op kritiese padaktiwiteite. Hierdie werk duur voort totdat die uitvoerfase voltooi is en die projek aan die kliënt gelewer word.
Die finale fase, projek naby, behels die verskaffing van die aflewering, assessering van lesse geleer en verdaag van die projekspan sodat lede kan voortgaan met hul volgende inisiatief.
Vir maklike of iteratiewe ontwikkelingstipe projekte vind beplanning en uitvoering plaas in kort spore of spore, met die stadiums herhaal totdat die projek na die klant se tevredenheid voltooi is.
Gedetailleerde verduideliking vir elke stadium
Inisiëring: ' n Soliede projekinisiasie sal nie net jou projek vir sukses skep nie, maar dit sal ook die grondslag lê vir alle toekomstige stadiums. Tydens die inisiëring kry jy die projekspanlede toegewys, skryf hulle oor die algemene projekdoelwitte en vra die kliënt of projek eienaar soveel vrae as moontlik sodat jy die projek doeltreffend kan beplan. Dit is ook 'n goeie tyd om span entoesiasme oor die projek te bou en enige laaste minuut besonderhede te versamel wat projekbeplanning kan beïnvloed. Bykomende stappe sluit in:
- Belanghebbende analise
- Opdrag van 'n uitvoerende borg
- Handves dokument ontwikkeling en kommunikasie
- Formele afskopvergadering
Beplanning : Sodra jy die projek begin het en alle relevante inligting versamel het, sal jy dan jou projek begin beplan. Die beplanningstadium hang af van die grootte van u projek, hoeveel inligting u moet organiseer en hoe groot u span is.
Die eindresultaat van beplanning moet 'n duidelike projekplan of skedule wees, waaruit almal hul opdragte sal volg. Die gebruik van 'n projekbeplanningsprogram soos Microsoft Project of Basecamp is uiters nuttig wanneer 'n projek beplan word. As jy nie toegang tot een van hierdie programme het nie, doen 'n algemene soektog aanlyn vir gratis projekbeplanningsagteware. Alhoewel die gebruik van 'n projekbeplanningsprogram nuttig is, is dit nie altyd nodig nie. Die gebruik van Excel en Word om jou plan te skep en dit aan die span te kommunikeer, is ewe effektief. Spesifieke take in die beplanningsfase sluit in:
- Die skep van 'n kommunikasieplan vir die verskillende belanghebbendes
- Ontwikkeling van 'n gedetailleerde werksafbraakstruktuur.
- Identifiseer die kritiese pad .
- Beplan hulpbronne op die projekplan en verfyn die opeenvolging van die werk gebaseer op projekafhanklikhede en hulpbronbeperkings.
- Ontwikkeling van 'n gedetailleerde skedule.
- Risiko assessering en die ontwikkeling van 'n risikoprioritering en versagtingsplan.
Uitvoering: Nou dat jy 'n stewige projekplan het, kan die span begin met die uitvoering van die projek teen hul opdragte. Dit is die stadium waar almal werklik begin werk doen. U sal die uitvoeringsfase amptelik met afpersoonlike vergaderings afskop om te verseker dat almal het wat hulle nodig het om hul deel van die projek te begin uitvoer. Om die span wat op die regte pad begin het, is 'n integrale deel van die sukses van die projek sodat die skedule en kommunikasieplan duidelik uiteengesit word.
Monitering en beheer: Terwyl die projek in die uitvoeringsfase is, sal jy dit moniteer en beheer om te verseker dat dit volgens plan beplan. Daar is 'n verskeidenheid maniere waarop u 'n projek kan monitor en beheer. Casual check-ins met spanleiers, gereelde daaglikse "stand-ups" of meer formele weeklikse statusbyeenkomste is effektief. Die inligting wat uit hierdie vergaderings of kommunikasiekanale kom, sal die terugvoerlus en uiteindelik enige herbeplanning en aanpassings wat nodig is vir die projek inlig. Bykomende belangrike aktiwiteite in hierdie stadium sluit in:
Voldoening aan u vooropgestelde kommunikasieplan om belanghebbendes se bewustheid van die projekstatus te verseker.
Monitering van werkspanne en werksaktiwiteite op die kritieke pad.
Identifiseer geleenthede om skedule prestasie te verbeter deur vinnig op te spoor of aktiwiteite in parallel te voltooi of waar nodig, om die skedule te crashen deur hulpbronne by te voeg.
Monitering van werklike teenoor beplande koste.
In sommige gevalle, monitering, berekening en verslagdoening oor verdienste vir die projekplan.
Moniteer en versag risiko's en verfyn die risikoplan soos benodig.
Projek Sluit: Sodra al die besonderhede en take van jou projek voltooi en goedgekeur is deur die kliënt of projek eienaar; U kan u projek uiteindelik eindig. Die sluiting van 'n projek is net so belangrik soos sy inisiëring, beplanning en uitvoering. U sal al die inligting van die projek wil dokumenteer en dit netjies organiseer sodat u dit kan terugvoer indien nodig. Dit is ook 'n goeie tyd om 'n nadoodse ondersoek na die projek te hou sodat alle spanlede kan reflekteer oor wat reg gegaan het of verkeerd was tydens die projek. Dit moet ook gedokumenteer word sodat die uitkoms met ander projeklede gedeel kan word en in 'n projekgeskiedenismap geliasseer word. Laastens is dit belangrik om die projekspan formeel te verdaag en terugvoer en prestasie-evaluerings te verskaf soos aangedui deur u firma se beleid.
-
Opgedateer deur Art Petty