'N Proefnemingsmaatskappy-projekplan om jou te begin
Beplan die projek vooraf
U eerste stap is om die plan te beplan.
U begin met die bespreking van die geleentheid met die belanghebbendes. As dit verlede jaar gedoen is, wat het reg gegaan? Wat het verkeerd gegaan? Wie het die projek bestuur en kan hulle jou help om vanjaar slaggate te vermy? Aangesien die hoof uitvoerende beampte die projek aan jou toegewys het, wat wil hy / sy uit die geleentheid hê? Wanneer sal die geleentheid wees? Waar? Wat is die begroting?
Versamel soveel inligting as wat jy kan. Dit sal die skelet wees waarop u die projekplan bou.
Bou die span
Watter ander hulpbronne benodig jy om hierdie projek suksesvol te maak? Is daar mense in ander departemente wat u kan help om hierdie gebeurtenis 'n sukses te maak? Wat moet jy doen om daar hulp te kry? Kan jy net vra of moet jy formele goedkeuring van hul baas kry? Hoeveel tyd het jy van hulle nodig? Watter spesifieke vaardighede het u nodig om hulle te voorsien? Kan iemand anders daardie vaardigheid verskaf as die persoon wat jy wil hê, nie beskikbaar is nie?
Aangesien dit 'n algemene vergadering is, hoe kan HR help?
Het u hulp nodig by die Fasiliteitsafdeling? Wat van die bemarkingsafdeling? Het u hulp nodig in daardie area?
Beplan die agenda
Sodra jy weet hoe lank die vergadering sal duur, begin jy die tydblokke in te vul. Het u 'n openingspreker nodig? Wie sal dit wees? Gaan jy die deelnemers bymekaar hou of sal jy hulle in kleiner groepe vir 'n deel van die program breek?
Hoeveel ander sprekers sal jy nodig hê? Wie sal die kleiner sessies aanbied as jy uitbreek?
Sal die gebeurtenis meer as een dag neem? Hoe sal jy Dag One sluit? Hoe sal jy weer op Dag Twee heropen?
Hoe sal jy aan die einde vasloop? Het u 'n sluitingsrede nodig? Hoe sal jy die logistiek van mense hanteer wat uit die hotel uitkyk as jy een bespreek?
Vind die ruimte
Vind uit hoeveel mense kom. Bepaal dan hoe groot van 'n spasie jy benodig. Waar sal die geleentheid gehou word? Is daar kamer by die kantoor of benodig jy 'n groter ruimte? Wil die hoof uitvoerende beampte die vergadering ter plaatse gehou word sodat mense kan konsentreer, of wil hy / sy dit in die kantoor hou om koste te verminder?
Watter eienskappe in jou omgewing kan die spasie wat jy benodig, verskaf? Is 'n hotel naby die lughawe 'n goeie keuse om reistyd vir mense wat uit die dorp kom, te verminder of moet jy iets uit die dorp kry wat stiler sal wees?
Wat vra die verskillende lokale vir hul fasiliteite? Wat sluit hulle in en wat sal jy moet aankoop en ingebring het? Sal hulle 'n individu toewys vir u om mee te werk? Wat is hul beleid ten opsigte van materiaal en mense van buite?
Kry dit reg
Nadat u die antwoorde vir ten minste die meeste van hierdie vrae gekry het, kan u die projekplan begin saamstel.
Onthou, wat ons hier wys, is die lys van projektaakte, die werksafbraakstruktuur (WBS). Dit sluit nie enige van die afhanklikhede tussen take of die tydlyne in nie. Dit sal later bygevoeg word.
Voorbeeld Maatskappyvergadering Projekplan
In Hoe om 'n projek te beplan Met behulp van die basiese gereedskap van projekbestuur het ons die denke agter projekbeplanning bespreek en projekbestuursvaardighede tydens die beplanningsproses bespreek. Hier is hoe 'n projekplan-afbreekstruktuur (WBS) moontlik kan soek vir 'n projek om 'n maatskappyvergadering te beplan:
1. Beplan die projek vooraf
- Bepaal die begroting
- Bespreek met uitvoerende hoof om projekdoelwitte te stel
- Kontak vorige projekbestuurder (PM) vir wenke
- Bepaal die belanghebbendeslys
- Kontak belanghebbendes vir insette.
- Stel voorkeurdatum vir die geleentheid
- Bepaal hoeveel sprekers / aanbieders nodig is
- Bepaal hoeveel ondersteuningspersoneel benodig word
- Bepaal hoeveel werknemers sal bywoon
- Lys moontlike plekke vir die gebeurtenis
2. Bou die projekspan
- Kry verteenwoordiger van bemarking
- Kry rep van HR
- Kyk of Aankope iemand sal help om te help
- Vra Susan om al die sprekers se besonderhede te hanteer
- Kry rep van Fasiliteite
- Skedule projek span afskop vergadering
3. Ontwikkel die agenda
3a Plan Dag Een
- Stel begin tyd
- Stel tyd, reël plek en personeel vir registrasie
- Stel lengte van oggend sessie
- Stel lengte van toesprake
- Bereken die aantal sprekers wat nodig is vir die oggend sessie
- Werf sprekers
- Beplan mid-oggend breek (tyd en lengte)
- Reël verversing van konferensiekamer tydens pouse (water, asblik, ens.).
- Beplan kospauze (tyd, lengte, plek, menu, wie betaal)
- Beplan middagsessie (lengte, aantal sprekers)
- Werf middagsprekers
- Beplan dag een sluiting (tyd, wie, lengte)
3b Plan Dag Twee
- Stel begin tyd
- Stel lengte van oggend sessie
- Bereken die aantal sprekers wat nodig is vir die oggend sessie
- Werf sprekers
- Beplan mid-oggend breek (tyd en lengte)
- Reël verversing van konferensiekamer tydens pouse (water, asblik, ens.).
- Beplan kospauze (tyd, lengte, plek, menu, wie betaal)
- Beplan middagsessie (lengte, aantal sprekers)
- Werf middagsprekers
- Beplan sluitingsrede (tyd, wie, lengte)
- Rangskik check-out tydsberekening met hotel
4. Beplan die ruimte
- Bepaal die aantal deelnemers
- Beplan sitplekrangskikking (rye vs tabelle)
- Bereken die spasie wat benodig word
- Ondersoek plekke wat beskikbaar is met die hoeveelheid ruimte (koste, ligging, dienste ingesluit)
- Tel aantal sprekers elke dag en totaal
- Bepaal getal en tipe ondersteuningspersoneel benodig
- Vind uit hoeveel persone / sprekers / personeel sal kamers benodig
- Onderhandel koste en datums met beskikbare plekke
- Teken kontrak met geselekteerde plek
5. Publiseer die gebeurtenis
- Voltooi alle besonderhede met die geleentheid se plek
- Maak seker dat deelnemers in kennis gestel word
- Stel alle sprekers van onderwerp en aanbiedingstyd / dag in kennis
- Stel alle ondersteuningspersoneel van pligte en verskuiwings in kennis
- Kry RSVP's van deelnemers
- Stel vervangende deelnemers in kennis indien nodig
6. Opvolg
- Kry ontwerp toesprake van alle sprekers
- Hersien finale toesprake
- Kry naamwoorde vir alle deelnemers, sprekers, personeel
- Koop enige materiaal en geskenke vir deelnemers
- Herbevestig met gebeurtenis plek
7. Hersien en Gradeer
- Stuur bevrediging opname aan alle deelnemers
- Stuur oorsig opname aan alle sprekers
- Stuur dankie aan alle sprekers en personeel
- Hou bye-ontmoeting met projekspan
Verdere Beplanning
Die projekplan werkafbreekstruktuur (WBS) hierbo toon 'n voorbeeld vir die beplanning van 'n maatskappyvergadering. Dit is net 'n oorsig. Die projekspan moet nog steeds op hierdie items werk en op baie van hulle uitbrei. Daarbenewens moet hulle werk op die tyd wat nodig is vir elke taak, die relatiewe belangrikheid van die take en die interverwantskappe / afhanklikhede tussen take.