Drie Kritieke Projekbestuursvoorwaardes om te weet

Die veld van projekbestuur , soos enige ander vakgebied, het 'n unieke woordeskat wat gevul is met akronieme en gespesialiseerde terme. Drie noodsaaklike terme en begrippe wat jy moet verstaan, sluit in:

Hierdie artikel bied 'n oorsig van hierdie drie noodsaaklike projekbestuursvoorwaardes en sluit in skakels en voorstelle vir addisionele leeswerk.

omvang

In projekbestuur is omvang die stel grense wat die omvang van 'n projek definieer.

Die omvang beskryf wat aan die kliënt opgelewer moet word as gevolg van die projekinisiatief.

Deur die omvang te verstaan, kan die projekbestuurder en projekspan verstaan ​​wat binne of buite die grense van die projek val. As iets nie "in omvang" is nie, word dit nie in die beplanning van die projek in ag geneem nie . Aktiwiteite wat binne die grense van die bestekverklaring val, word beskou as "in omvang" en word in die skedule en begroting verantwoord. As 'n aktiwiteit buite die grense val, word dit as "buite bereik" beskou en word dit nie beplan nie.

Of u nou 'n projekbestuurder of deel van die projekspan is, sal u wil oorweeg of iets in omvang of buite omvang is terwyl u vorentoe beweeg.

As 'n voorbeeld, stel jou voor dat 'n kliënt jou gevra het om 'n webwerf te bou. Soos u die omvang (of die grense) van die projek uiteensit, dui u die volgende items aan as in-scope:

In die loop van die projek vra die kliënt u om 'n video-oorsig van die maatskappy in te sluit. Die video is nie in die omvang van die projek gespesifiseer nie en is dus buite omvang.

Alhoewel jy gelukkig kan wees om die video werk vir 'n ekstra koste te doen, sal dit 'n hersiening van die omvang en koste en tydberaming vir die projek vereis.

In die afwesigheid van 'n duidelike en ooreengekome omvangsdokument, kan die probleem van die video strydig wees tussen u span en die kliënt se verteenwoordigers. 'N Duidelike omvangsverklaring het jou toegelaat om die situasie te ontlont en om 'n ordelike manier te verander.

So hoe bepaal jy wat in of buite die omvang is? U sal eers al die besonderhede van die projek wat u tans ken, uiteensit, gebaseer op besprekings met die kliënt of die projek eienaar. Dan sal jy belangrike aannames maak wat sal dryf wat in of buite die omvang van die saak beskou word.

aannames

Op 'n sekere punt in jou lewe het jy waarskynlik gesê: "Moenie aannames maak nie." Om aannames in projekbestuur te maak, is egter 'n daaglikse aktiwiteit. Aannames help om jou omvang en risiko's te definieer en jou skattings te verfyn vir tyd en koste. Dit is natuurlik noodsaaklik om jou aannames te dokumenteer en te bevestig.

Oorweeg iets eenvoudig, soos om 'n boek te skep. Kom ons sê jou vriend het 'n idee vir 'n koffietafelboek en het jou gevra om die projek te bestuur. Sy eerste versoek is vir 'n begroting sodat hy befondsing kan bekom.

Soos u die omvang definieer, is dit duidelik dat u vriend onseker is oor baie besonderhede, insluitend bladsy telling, beeld insluiting, omslagstyl en die gewig van die papier wat vir die bladsye gebruik gaan word. Aangesien al hierdie faktore die koste en produksie kompleksiteit sal beïnvloed, moet u aannames maak oor die spesifikasies en daardie aannames aanvaar as aanvaarbaar of onaanvaarbaar met u vriend.

Na verdere bespreking, vertel jou vriend jou dat hy beplan om 50 foto's in die boek in te sluit. U kan u aanname op die 50 beelde baseer, of as u verwag dat hierdie getal oor tyd sal styg, kan u aanneem dat daar tussen 75-90 bladsye met prente sal wees.

U kan sien hoe aannames ook die skedule beïnvloed. Stel jou byvoorbeeld voor dat jy 'n projek in 'n park lei wat die bou van 'n swaaistel behels.

By die opstel van u projek kry u die begroting en toegewysde spanlede, een van wie is in beheer van materiaal. Soos u u skedule maak, vra u die persoon wat in beheer is van materiaal wanneer die sement sal aankom. Hierdie persoon antwoord dat hy nie seker is wanneer die sement sal aankom nie, maar dat hy glo dat dit tussen 1 Junie en 10 Junie sal wees. As jy jou omvang en skedule opbou, maak jy die aanname dat die sement nie later as 10 Junie sal verskyn nie. Voorbeeld toon twee voordele om aannames te maak.

Die eerste voordeel is dat die aanname om die sement nie later as 10 Junie te ontvang nie, u kan beplan vir aktiwiteite wat staatmaak op die sement wat aankom. Die tweede voordeel is dat dit die persoon in beheer van materiaal voorsien met 'n sperdatum om die sement te lewer, wat hy dan aan sy verskaffer kan herlees. Dit het per ongeluk 'n belangrike sperdatum ingestel vir die projek om vorentoe te beweeg.

Om aannames te maak, stel maatstawwe wat gereeld herhaal word tydens die projek om die projekspan te help om binne die omvang, tyd en binne begroting te bly. Maar wat gebeur as aannames verkeerd is? Dit is waar risiko in die spel kom.

Risiko

Sodra jy jou omvang opgebou het en die aannames wat agter die omvang en ramings is, geïdentifiseer het, sal jy begin om risiko's te assesseer. Risiko is dieselfde in projekbestuur soos dit in die werklike wêreld is; dit is 'n gevaar of kans wat skade kan veroorsaak. (Let wel: die projekbestuursinstituut en die projekbestuursliggaam van kennis-PMBOK bied gedetailleerde definisies van risiko's en tipes en identifiseer die raamwerk vir projekrisikobestuur.)

Alle projekte bevat risiko en as u die projekbestuurder of projek eienaar is, is dit nie net u verantwoordelikheid om risiko te voorspel nie, maar dit is ook u taak om die potensiële impak van die risiko's aan die projekspan te kommunikeer en voor te berei om die risiko's te versag.

Risiko kom in verskillende grade. Soms kan risiko net beteken dat die projek effens anders sal loop of 'n klein onverwagte beurt neem. In sommige gevalle kan risiko egter tot katastrofiese resultate lei wat jou projek op sy kop laat draai.

Kom ons gebruik die toneel scenario van die bogenoemde sement voorbeeld. Een van die risiko's is dat die sement nie op die veronderstelde datum van 10 Junie aankom nie. Wat is die potensiële uitwerking van hierdie risiko? Al die opvolgeraktiwiteite wat volg nadat die sement uitgegooi is, word vertraag as gevolg van hierdie probleem.

Risiko's kan ook positief wees. Oorweeg die impak op die projek as die sement vroeër as wat verwag is, opduik. Alhoewel dit lyk as 'n positiewe uitkoms, skep dit steeds 'n probleem vir die tydsberekening en volgorde van al die ander stappe in die projek.

Projekbestuurders werk saam met hul projekspanne tot dinkskrum en identifiseer moontlike risiko's. Hulle neem die proses 'n stap verder en kyk na die potensiële erns van die risiko en die waarskynlikheid daarvan. Verder identifiseer hulle die individue wat die beste pas om te identifiseer wanneer die risiko voorkom en hulle ontwikkel ooreenkomstig risikobeperkingsplanne.

Baie maatskappye het gedetailleerde risikomodelle wat hulle oor tyd ontwikkel het en van ondervinding met ander projekte. Sommige nywerhede het risikoprofiele saamgestel wat as uitgangspunt vir risiko-analise gebruik word. Baie nywerhede oefen ook baie gedetailleerde statistiese analises vir risikobeplanning.

Die onderste lyn

Die terme: omvang, aannames en risiko's is almal belangrik in die wêreld van projekbestuur. Gebruik hierdie artikel as 'n beginpunt om hierdie en ander belangrike projekbestuursvoorwaardes verder te ondersoek.