Beplan 'n projek met basiese gereedskap van projekbestuur

Ons wêreld van werk is toenemend 'n wêreld van projekte. Projekte is hoe ons nuwe produkte ontwikkel, strategiese inisiatiewe uitvoer en alles wat in 'n organisasie nuut is, doen.

Per definisie is projekte tydelik en unieke inisiatiewe, in teenstelling met gereelde bedryfsaktiwiteite. En terwyl baie maatskappye staatmaak op opgeleide, gesertifiseerde projekbestuurders om hul inisiatiewe te lei, word projekvaardighede toenemend vereis vir alle professionele persone.

Hierdie artikel bied 'n inleiding tot die beplanning van 'n projek vir enige professionele wat belangstel in die aanneming van die praktyke wat so goed werk vir professionele projekbestuurders.

Neem die tyd om werklik te definieer en jou projek te beplan:

Projekbestuurders verstaan ​​dat 'n hewige deel van die totale projek duur in die beplanning spandeer word. Baie van ons het 'n neiging om te haas om die werk te begin, wat in die wêreld van projekte soortgelyk is aan die lees van die instruksies op die nuwe meubelstuk wat u gekoop het by een van die "versamelaars". Die kanse is dat die haas om die werk te doen sonder om die instruksies te lees, 'n paar ernstige probleme op 'n sekere punt in jou strewe sal veroorsaak.

In plaas daarvan om reguit in die werk te hardloop, is dit belangrik om 'n paar kritiese probleme na te boots:

  1. Wat presies skep jy? Wees so spesifiek as moontlik.
  2. Wanneer moet dit voltooi word deur?
  3. Watter hulpbronne (mense, toerusting en begroting) het jy toegang tot, om die projek te voltooi?

Die bogenoemde drie items is die fundamentele komponente van 'n bestekverklaring. Elke projekbestuurder werk vooraf om die omvang van die werk te verduidelik.

Omvang van die Maatskappy Vakansie Party Inisiatief:

'N Voorbeeld omvang verklaring vir die maatskappy vakansie party kan soos volg lees:

Ons doel is om voor einde Desember 'n maatskappy vakansiepartytjie vir 100 werknemers en hul beduidende ander te beplan en te lewer teen 'n koste van nie meer as $ 10,000. Ons beplanning en koördinasie sal bestaan ​​uit die 4-lede komitee met toesig deur die hoof uitvoerende beampte. Die partytjie sal insluit 'n oop kroeg, geplateerde ete, nagereg en vermaak.

Net die tyd om hierdie eenvoudige maar belangrike stelling te vervaardig, bied kragtige leiding vir die span wat betrokke is by die projek. Almal verstaan ​​die aard van die projek, die tydraamwerk, die hulpbronne en die begroting.

Breek die omvang af in diskrete blokke van werk:

Projekbestuurders skep iets wat 'n werkafbreekstruktuur genoem word om in duidelike, aksiebare terme te beskryf, al die werk van die projek wat deur iemand in 'n bepaalde tydraamwerk voltooi moet word. In jou situasie kan die werkafbreking die volgende insluit:

Projekbestuurders sal hierdie uiteensetting van die werk van die projek ontwikkel sonder om in aanmerking te kom vir hulpbronne of tydsberekening, maar meer in dinkskrumformaat. Sodra al die werk wat nodig is om die projekgebied te bereik, geïdentifiseer is, is dit tyd om dit in orde te stel, verantwoordelikhede toe te ken en tyds- en kosteberamings van u spanlede te vra.

Die opstel van die projekplan uit die werkafbreking:

Nadat u die eenvoudige werkafbreking wat op die vorige bladsy geïdentifiseer is, voltooi het, moet u nou:

Sodra die bogenoemde stappe voltooi is, moet die projekspan saamwerk om die gebeure in die korrekte volgorde te orden, met enige konflikte vir hulpbronne of moontlike skeduleringsuitdagings. Let wel: 'n Projekbestuurder sal hierdie stap voltooi deur 'n netwerkdiagram te ontwikkel , die kritiese pad te bereken en dan hulpbronne te skeduleer, dikwels met behulp van rekenaarprogrammatuur.

Vir jou kleiner projek met behulp van informele metodes, kan 'n eenvoudige post-it-noot-tipe benadering om die items in die volgorde uit te lê, al wat nodig is. Hierdie proses sal jou toelaat om die volledige prentjie van die betrokke stappe en sperdatums te ontwikkel vir die beplanning en lewering van 'n goeie vakansiepartytjie!

Laat die werk begin:

Noudat jy die tyd geneem het om die projek behoorlik te bestudeer, identifiseer die belangrikste take, rangskik die take en evalueer tyd- en hulpbronvereistes, jy is bereid om die span aan die werk op hul toegewysde verantwoordelikhede te stel. Jou rol as die informele projekbestuurder is om die werk te monitor, die spanlede te ondersteun en om uitdagings te identifiseer en op te los soos dit voorkom. 'N Goeie projekbestuurder ontmoet gereeld met spanlede om vordering te evalueer en opkomende risiko's te identifiseer en te navigeer.

Die onderste lyn:

Dieselfde benaderings soos hierbo uiteengesit, kan toegepas word op enige projeksituasie in u departement of sake-eenheid. Ontwikkel 'n duidelike omvang, identifiseer die werk, dien hulpbronne toe, skat en skedule, en monitor en beheer die werk. Jou praktyke sal deur die professionele projekbestuurders in jou werkplek erken en waardeer word, en jou resultate sal veel beter wees as om net in die werk te spring sonder om dit deur te dink. Beste van sukses met jou volgende inisiatief!

-

Opgedateer deur Art Petty