Alhoewel hierdie definisie dalk ingewikkeld mag lyk, is projekbestuurspraktyke eintlik gewortel in gesonde verstand en praktiese toepassing.
Of u projekbestuur aan u kliënte wil bied of u doelwit is om 'n projekbestuurder te word, moet die stappe van projekbestuur stap vir stap oorweeg. Voordat jy begin, bepaal of die diens wat jy oor te bied (of die opdrag wat jy aan die gang is) werklik 'n projek is.
Algemene Bestuur Versus Projekbestuur
Hoe besluit jy of iets 'n projek is of nie? Om dit af te breek, skei die twee verskillende areas van bestuur in funksionele (of algemene) bestuurs- en projekbestuur.
Funksionele of algemene bestuur is die deurlopende werking van 'n taak. Een voorbeeld sou wees as jy 'n tegnologiemaatskappy besit en 'n kliënt het waarvoor jy rugsteunondersteuning bied en jy deurlopend hul jaarlikse rekening bestuur deur hul bedieners op te stel en hulle 'n weeklikse aktiwiteitsverslag te voorsien. As u dit vir vyf jaar doen en 'n hernubare kontrak met die kliënt het, is u werk deurlopend en dus algemeen of funksioneel.
As jou kliënt egter 'n nuwe inhoudsbestuurstelsel wil implementeer en hulle een jaar het om die nuwe stelsel te ontwikkel en jou vra om die ontwikkeling te lei, het jou kliënt jou in 'n projek betrek.
Net so, as jy met menslike hulpbronne werk en jou werk is om die departement se begroting te bestuur en junior medewerkers te bestuur, dan het jy 'n funksionele werk omdat dit 'n deurlopende werk is wat nie 'n gedefinieerde afwerking het nie.
Aan die ander kant, as jy dieselfde HR-werk het en die direkteur van jou departement jou versoek om 'n nuwe werwingsprogram te implementeer (en bied jou 'n sperdatum en begroting) en maak jou die projekbestuurder, dan is dit 'n projek omdat dit het 'n begin- en einddatum en die taak vind net een keer plaas.
Visualisering van jou projek in drie dele
Noudat jy die kern van wat 'n projek uitmaak, verstaan, kan jy die projekbestuur nader kyk. Die gebruik van die werwingsprogram as voorbeeld, aangesien u weet dat daar 'n projek is, is die volgende stap die omvang, tyd en begroting wat benodig word, uiteengesit.
Projekbestuur is die beplanning, organisering en beheer van die omvang, begroting en tyd van die werwingsprojek. Om die projek te visualiseer, teken 'n eenvoudige piramide. Elke lyn van die piramide verteenwoordig een van die drie hoof dele van 'n projek (dws omvang, tyd en begroting). Die leë ruimte in die middel van die piramide is die kwaliteit van die produk wat gelewer word. Die piramide is 'n belangrike hulpmiddel om in gedagte te hou wanneer jy jou projek beplan, want as jou drie hoofdele groei of krimp, word die kwaliteit van die produk beïnvloed.
Die omvang van die projek
Definisie van die omvang is dikwels die moeilikste en komplekse deel van projekbestuur.
Besonderhede van 'n projek is oor die algemeen onbekend aan die begin. Om sodoende te beraam watter aktiwiteite en take nodig is om die projek uit te voer, neem aandag. Die omvang bestaan uit al die verskillende aktiwiteite en take wat onderneem sal word om die eindproduk te lewer wat u sal lewer. Om die projekomvang te definieer, sal u help om die tyd en begroting te bepaal wat u benodig om die projek te voltooi. 'N Goeie manier om te begin is om eenvoudig neer te skryf wat jy dink nodig is om die taak te voltooi. Raadpleeg vervolgens met ander om 'n omvattende oorsig te kry van alle betrokke aktiwiteite.
Die tyd van die projek
Sodra jy 'n aanvanklike omvang gevestig het, kan jy begin om 'n tyd aan elke aktiwiteit en taak toe te wys, en daarnaas om die groter prentjie se projekte te sien. Vra jouself af watter aktiwiteite gelyktydig sal plaasvind en wat opeenvolgend sal plaasvind.
Let ook op hoe baie mense die projekaktiwiteite sal hersien, want dit sal die tyd wat dit sal neem om 'n stap te voltooi, beïnvloed. Dit is verbasend hoe lank 'n eenvoudige taak kan neem wanneer drie mense dit moet hersien. Nadat u die tyd bereken het om die kumulatiewe aktiwiteite en take te voltooi, is u gereed om 'n projekskedule te skep vir die projekspan wat u moet volg.
Die Projekbegroting
Op hierdie punt het jy vasgestel wat (omvang) en die lengte (tyd) van 'n projek. Nou is dit tyd om die begroting te bepaal. Soos om die hoeveelheid tyd vir 'n projek te bereken, moet jy dikwels ander raadpleeg, insluitend departemente wat lei tot 'n akkurate begroting. 'N Begroting bestaan uit verskeie oorwegings, insluitend die gebruik van mense en materiale wat betrokke is by die aktiwiteite wat onderneem is en hoe lank hulle (dws die mense) benodig en die materiaal wat gebruik word.
Kommunikasie is sleutel
Dikwels wil 'n kliënt (of baas) 'n projek voltooi binne 'n voorafbepaalde tyd en begroting sonder om die omvang van die projek te oorweeg. Die probleem hiermee is dat die omvang van die projek byna altyd redelik afgehandel kan word, gegewe die tyds- en begrotingsbeperkings. Gevolglik onderneem deel van projekbestuur die terme van die projek se omvang met 'n kliënt of baas. Gedurende die onderhandelingsproses, sowel as die totale lengte van die projek, is goeie duidelike kommunikasie die enkele belangrikste vaardigheid wat u benodig. Hoe duideliker jy uitdagings op die pad kommunikeer, hoe gelukkiger sal jou kliënt of baas wees.