Voeg in die realiteit dat projekte is hoe ons innoveer; hoe ons op strategie uitvoer en hoe ons die infrastruktuur en vermoëns van ons organisasie uitbou, is dit duidelik dat senior leiers alles in hul vermoë moet doen om hul firma se projekbestuurders te ondersteun .
Een van die belangrikste faktore wat projeksukses bevorder, is die teenwoordigheid van 'n effektiewe, toegewyde uitvoerende borg. Hierdie posisie is lank reeds geassosieer met projeksukses in bedryfsstudies, maar 'n oorsig van die literatuur waarin werklike praktyke rondom borgskap beskryf word, dui daarop dat ons 'n lang pad het om die teenwoordigheid en praktyke van die borgrol in ons organisasies te institusionaliseer. 'N Bietjie konteks is gepas. Eerstens, laat ons die primêre verantwoordelikhede van die borg hersien.
Primêre verantwoordelikhede van 'n projek se Uitvoerende Borg
- Aanvaar verantwoordelikheid vir die uitkoms van 'n projek. (Hierdie punt word dikwels as 'n gedeelde verantwoordelikheid met die projekbestuurder beskryf.)
- Beheer die projek en gee gesag aan die projekbestuurder en kernspanlede.
- Ondersteun die projekspan vir hulpbronne en sigbaarheid.
- Verseker die teenwoordigheid van en ondersteuning van effektiewe spanwaardes, insluitend aanspreeklikheid en deursigtigheid.
- Ondersteun die span in die gesig van buitengewone probleme.
- Afrigter die projekbestuurder.
- Verdedig die projekspan teen organisatoriese inmenging.
Wat gebeur wanneer die Uitvoerende Borg uit die prentjie is
In die afwesigheid van 'n ondersteunende uitvoerende borg val al die bogenoemde verantwoordelikhede aan die reeds oorbelaste projekbestuurder, wat gewoonlik die bandwydte en politieke hefboom het om hierdie take te vervul.
Die gebrek aan 'n effektiewe borg verhoog die risiko van projekprobleme, insluitend maar nie beperk tot: mislukking, suboptimale prestasie teen tyd, koste en kwaliteit teikens en verhoogde onrust in die span.
Eenvoudig gesê, die teenwoordigheid van 'n effektiewe uitvoerende borg is 'n positiewe verskil vir die komplekse werk om ons belangrikste tydelike en unieke inisiatiewe tot 'n suksesvolle gevolgtrekking te bring. Gegewe die ooglopende belang van die rol, kan dit redelik wees om aan te neem dat die meeste organisasies ernstig met hulle werk doen. Ongelukkig stel 'n bietjie tyd in die werklike wêreld anders voor.
'N blik op hoe ons organisasies die rol van Uitvoerende Borg behandel
As afgestudeerde bestuursinstrukteur in projekbestuur, het ek die voorspoed om gereeld te leer oor die projekbestuurspraktyke van my studente se werkgewers in 'n groot metropolitaanse gebied. Van Fortune 100 maatskappye tot klein, entrepreneuriese opstart en nie-winsgewende wins, die organisasies wat verteenwoordig word, is 'n dwarssnit van ons ekonomie.
Hoewel dit redelik sou wees om te verwag in hierdie era waar projekbestuurspraktyke goed gevestig is dat die meeste maatskappye volwasse praktyke oor die rol van die uitvoerende borg sal vertoon, is die situasie presies die teenoorgestelde.
'N Paar nie-wetenskaplike bevindinge van my jaarlikse informele opname van MBA-studente oor die rol van die uitvoerende borg in hul firmas:
- Meer as vyftig persent van die studente beskryf gemiddeld hul firma as geen formele praktyke rondom uitvoerende borgskap nie.
- Min firmas het enige formele opleiding of gestandaardiseerde beskrywing vir die rol en verantwoordelikhede van die borg.
- Ek het nog nie een studentverslag gehad dat sy / haar firma opleiding vir hul uitvoerende borge gee nie.
- Daar is min konsekwente ooreenkoms oor die aanspreeklikheid van die borg vir projeksukses.
- Wanneer die studente projekbestuurders in hul firmas ondervra oor hul tevredenheid met die prestasie en ondersteuning van hul borge, het 'n meerderheid van die respondente frustrasie uitgespreek.
'N Oorsig van meer geformaliseerde opnames van bedryfsverenigings en privaat konsultasiesfirmas versterk die algemene geldigheid van die insette van my studente.
En terwyl die huidige stand van die praktyk van uitvoerende borgskap ruimte vir verbetering kan laat, het projekbestuurders geen ander keuse as om voort te gaan met hul inisiatiewe nie. Daar is egter 'n paar stappe wat projekbestuurders kan neem om broodnodige uitvoerende ondersteuning te werf.
Hoe om uitvoerende ondersteuning vir u projek te bekom
- Werf 'n borg. As u projek strategiese implikasies vir u firma het, hetsy direk vir kliënte of indirek deur doeltreffender en doeltreffende interne aktiwiteite ter ondersteuning van kliënte te maak, moet u 'n borg werf. Werk direk met u verslag-tot-bestuurder of die hoof van u Projekbestuurskantoor om die belangrikheid van die projek te versterk en om hulp te vra. Beklemtoon die rol en verantwoordelikhede van die borg soos hierbo geïdentifiseer, en verwys na nywerheidsnavorsing wat projeksukses en effektiewe borgskap korreleer.
- Trein jou borg. Beklemtoon die rol as strategies, nie takties of as 'n figuurkop nie. Die meeste bestuurders kom tot die rol van 'n borg sonder formele opleiding of selfs konteks vir hul verantwoordelikhede. Terwyl jy in die ietwat ongemaklike rol van 'n uitvoerende hoof is, sal die meeste van hierdie individue jou konteks en leiding waardeer. Die kwessies van aanspreeklikheid, waardes versterking en beskerming van die span behoort jou primêre fokus te wees wanneer u u uitvoerende borg aan boord gaan.
- Aktief betrokke raak en betrek jou borg. Die beste projekbestuurder / uitvoerende borgverhoudings is hoogs interaktief. Dit is belangrik vir die twee partye om 'n duidelike kommunikasieprotokol op te stel vir die opdatering van projekaktiwiteite sowel as die vlagging en reaksie op noodgevalle. Die projekbestuurder moet die uitvoerende borg aanmoedig om van tyd tot tyd status- of spanbyeenkomste by te woon om ware belangstelling te toon en as 'n aktiewe cheerleader vir die organisasie vir span suksesse te dien.
- Vra vir afrigtingsteun van u borg. Dit is altyd nuttig om iemand met meer ondervinding te hê as wat jy waarneem en bied konstruktiewe en positiewe terugvoer en afrigting aan jou prestasie. Laat jou borg weet jy verwelkom hierdie insette in jou ry om te verbeter, en as dit ontvang word, aanvaar dit grasieus.
- Gebruik die borg sorgvuldig vir die groot probleme . Wees versigtig om nie jou borg te veel op taktiese probleme te sien of te behandel nie. U borg se hoogste en beste gebruik is om veilige hulpbronne te help; dien as 'n woordvoerder vir die projekspan aan die breër bestuursgroep en help jou om noodsaaklike spanwaardes te versterk. Daar is 'n balanseringsaksie wat die projekbestuurder moet respekteer as hy oorweeg om die borg in spanaktiwiteite te teken.
Die onderste lyn
Die rol van die uitvoerende borg is een van die belangrike stukke van die legkaart vir sukses vir projekinisiatiewe. Suksesvolle projekbestuurders verstaan hoe belangrik hierdie rol is en werk om uitvoerende ondersteuning op die regte vlak en intensiteit te verkry. As die rol van die borg afwesig of vaag is, neem dit op jouself om u uitvoerende borge te werf en op te lei om u, u span en u firma vir sukses te ondersteun.