Bestuursvaardighede Vir Beginners
Basiese Bestuursvaardighede
Daar is vier basiese bestuursvaardighede wat iemand moet bemeester om enige sukses in 'n bestuursplig te behaal .
Hierdie vier basiese vaardighede is om te beplan, te organiseer, te reguleer en te beheer en word hieronder afsonderlik bespreek.
plan
Beplanning is die eerste en belangrikste stap in enige bestuurstaak. Dit is ook die mees dikwels oorgesien of doelbewus oorgeslaan stap. Terwyl die hoeveelheid beplanning en die benodigde besonderhede van taak tot taak sal wissel, om hierdie taak oor te slaan, is om 'n ongeluk uit te nooi, behalwe deur blinde geluk. Dit gee ons die aanname van die 6 P's van beplanning (of 7 P's afhangende van hoe jy tel).
Alhoewel die meeste mense die term beplanning met algemene sakebeplanning assosieer, is daar ook verskillende vlakke van beplanning:
- Strategiese beplanning
- Taktiese beplanning
- Operasionele Beplanning
En daar is verskillende soorte beplanning:
- Rampbeplanning
- Opvolgbeplanning
- Krisisbeplanning
- Vergoedingsbeplanning
organiseer
'N Bestuurder moet spanne, take en projekte kan organiseer om die span se werk op die mees doeltreffende en effektiewe manier te kan doen.
As 'n beginbestuurder kan u 'n klein werkspan of 'n projekspan organiseer. Dieselfde vaardighede sal later in u loopbaan benodig word wanneer u 'n afdeling of 'n nuwe afdeling van die maatskappy moet organiseer.
Dit is duidelik dat daar baie oorvleueling bestaan tussen die beplanning van die werk en die organisering daarvan. Waar beplanning fokus op wat gedoen moet word, is organisasie meer operasioneel en is meer gefokus op hoe om die beste werk te kry.
Wanneer u die werk organiseer, moet u:
- bepaal die rolle wat nodig is,
- gee take aan die rolle,
- bepaal die beste hulpbron (mense of toerusting) vir die rol,
- verkry die hulpbronne en ken hulle toe aan die rolle , en
- gee hulpbronne aan die rolle en delegeer gesag en verantwoordelikheid aan hulle.
Of jy nou 'n klein span of projek gekry het om te bestuur, moet beginbestuurders ook kantore en datastelsels kan organiseer.
Miskien kan jy nie mense fisies beweeg om jou span bymekaar te kry nie, maar jy moet dit oorweeg. Aan die ander kant moet jy dalk verskeie mense in 'n klein spasie beweeg en jy moet dinge organiseer sodat die span effektief binne die spasie kan werk. Later in jou loopbaan moet jy dalk 'n kantoor organiseer om spanne van verskillende afdelings en hul spesifieke behoeftes te akkommodeer.
U moet ook alle stelsels kan organiseer wat die data wat u span moet versamel of versprei, hanteer. Deesdae is dit waarskynlik rekenaarstelsels. U moet besluit of u byvoorbeeld gedeelde webbladsye op die maatskappy se intranet of net 'n gedeelde vouer op die lêerbediener moet opstel. Hoe gaan jy die stelsels organiseer sodat almal wat inligting nodig het toegang het (en dat dit nie beskikbaar is vir diegene wat dit nie moet sien nie, soos jou mededingers)?
As jou span iets anders as inligting benodig of produseer, moet jy so organiseer dat jou span kry wat hulle nodig het, wanneer hulle dit nodig het, en kan uitreik na ander wat jou span op die regte tyd lewer.
Moenie vergeet om jouself te organiseer nie. Ons gaan hier op 'n hoër vlak in Vlak 3 van die Bestuursvaardigheidspiramide in , maar selfs as 'n beginbestuurder moet u jouself , u tyd en u ruimte kan organiseer sodat u die beste effektief kan wees.
Ten slotte, onthou dat dit selde genoeg is om dinge een keer te organiseer. Met voortdurende veranderinge in hulpbronne, doelwitte en eksterne faktore wat jy gewoonlik moet herorganiseer om vir hulle aan te pas.
direkte
Regie is die aksie stap. U het die werk beplan en georganiseer. Nou moet jy jou span rig om die werk te kry. Begin deur seker te maak dat die doel vir almal op die span duidelik is.
Weet hulle almal wat die doel is? Weet almal wat hul rol is om die span tot die doel te bereik? Het hulle alles wat hulle nodig het (hulpbronne, gesag, tyd, ens.) Om hul deel te doen?
Trek, moenie druk nie
Jy sal meer doeltreffend wees om die span na jou doel te rig as jy trek (lei hulle) eerder as om te druk (terug te sit en bestellings te gee ). U wil die mense op u span motiveer en hulle help en inspireer na die span se doelwitte.
beheer
Sommige skrywers probeer hierdie vaardigheid te versag deur dit "koördineer" of soortgelyke terme te noem. Ek verkies die sterker termyn, want dit is noodsaaklik dat die bestuurder die span se aktiwiteite kan beheer.
In die bogenoemde stappe het jy die werk beplan, die hulpbronne georganiseer om dit doeltreffend te laat gebeur en die span aangestel om werk te begin. In die kontrole stap monitor jy die werk wat gedoen word. Jy vergelyk die werklike vordering met die plan. U verifieer dat die organisasie werk soos u dit ontwerp het.
As alles goed gaan, hoef jy niks te doen as om te monitor nie. Dit gebeur egter selde. Iemand word siek, die databasis sorteer duur elke keer as dit geprojekteer word, 'n sleutel mededinger laat hul pryse daal, 'n brand vernietig die gebou langsaan en jy moet vir 'n paar dae ontruim of 'n ander faktor wat jou plan beïnvloed. Die beheerstap dikteer nou dat jy aksie moet doen om die impak te verminder en so gou as moontlik terug te keer na die verlangde doel.
Dikwels beteken dit om terug te gaan na die beplanningsfase en aanpassingsplanne. Soms mag dit 'n verandering in die organisasie vereis. en jy sal almal moet lei na die nuwe doelwitte en hulle inspireer. Dan beheer u natuurlik die nuwe plan en pas indien nodig. Hierdie siklus duur voort totdat jy die taak voltooi het.
Bestuurders Beheer Tools
In die beheerstap stel u standaarde vir prestasie en kwaliteit en dan monitor u om seker te maak dat hulle nagekom word. Daar is soveel gereedskap beskikbaar vir jou aangesien daar dinge is wat jy moet monitor.
- Planner gereedskap - 'n aantal sagteware gereedskap laat jou toe om jou skedule in te voer en dan gereeld vordering te maak. Die program sal veranderinge in die skedule beklemtoon, sodat u die korrektiewe aksie kan identifiseer.
- Finansiële kontrole - as bestuurder, sal jy gewoonlik 'n begroting hê. Die verslae van die Departement Finansies sal jou laat weet hoe jou uitgawes (op mense en ander hulpbronne) die plan pas.
- Mense beheer - jy moet seker maak dat al die mense op jou span presteer soos beplan. As hulle nie is nie, moet jy die oorsaak vind en regmaak. Begryp hulle nie die doelwit nie? Het hulle nie hulpbronne of vaardighede wat hulle nodig het nie? Is die taak te groot vir hulle en moet dit verander of aan 'n ander bron toegewys word? Jou werk as bestuurder beteken om jou spanlede terugvoer te gee oor hoe hul prestasie aan die plan voldoen. As dit nie die geval is nie, moet u regstellende aksie neem.