Hoe projekrade en stuurgroepe ondersteun jou projek
Kom ons begin om te sê dat die Projekraad 'n belangrike deel van enige projek se organisasiestruktuur is. As jy nie een het nie, moet jy met jou bestuurder praat oor hoe om een opstel te kry.
Die Projekraad word onder voorsitterskap van die projek borg en sal tipies 'n aantal ander senior belanghebbendes sowel as die projekbestuurder insluit .
Daar is gewoonlik drie tot vyf mense op die raad. Hulle is almal belangrike projekbelanghebbendes en mense wat die vermoë het om dinge vir die projek te doen.
Bottom line: dit is 'n groep mense wat ontmoet om te help toesig hou oor die projek en hou dit vorentoe in die regte rigting.
Projekrade word aan die begin van die projek se lewensiklus opgerig en werk dwarsdeur die projek tot dit gesluit is. Kom ons kyk na die 4 sleutelrolle van 'n Projekbord.
Die projekbord bied bestuur
Eerstens bied die Projekraad kritiese bestuur. Hulle verseker dat beleide nagekom word op korporatiewe vlak en portefeulje of programvlak. Hulle bied toesig oor wat die projekspan uitvoer. Hulle is saam met die projek borg verantwoordelik vir die suksesvolle aflewering van die projek en hierdie bestuursrol verseker dat die projekspan op maniere optree wat eties en binne die grense van aanvaarbaar vir die maatskappy is.
Hulle doen dit deur die projekbestuurder te bevraagteken en hulp en ondersteuning te verskaf.
Die projekbord gee leiding
Daar word gereeld besluite oor 'n projek gemaak, en sommige van hierdie sal buite die taak van die projekbestuurder val. As die projekbestuurder nie in staat is om die besluit te neem nie, en dit is iets wat met meer belanghebbendes bespreek moet word as net die borg, gaan dit na die Projekraad.
Hul rol is om die projek op koers te hou deur die toepaslike rigting vir die span te voorsien. Hulle help om die visie aan die begin van die projek te stel en die projek regdeur te hou.
Die projekraad neem besluite
Die Projekraad is hoofsaaklik 'n beslissingsliggaam. Hul rol is om die besluite te neem wat die projek vorentoe laat beweeg deur probleme op te los en die projekbestuurder te help om 'n duidelike roete na suksesvolle voltooiing te sien.
Die projekbestuurder sal aanbevelings aan die Projekraad gee. Dit kan aanbevelings insluit om aan te spreek:
- Risiko's, soos versagtende planne om moontlike uitdagings aan te spreek
- kwessies
- Resourcing probleme, soos om nie die regte spanlede beskikbaar te hê nie
- Skedule vertragings
- Begrotingsoorskryding.
Die Projekraad hoef nie noodwendig op die aanbeveling van die projekbestuurder op te tree nie. As 'n groep kan hulle met ander voorstelle vorentoe kom, en dikwels doen hulle dit. Dit is dikwels omdat hulle 'n groter prentjie het, korporatiewe siening van die projek se omgewing as wat die projekbestuurder doen, sodat hulle alternatiewe roetes kan sien en die beste een kan kies.
Die Projekraad keurt Besteding goed
Ten slotte goedkeur die Projekraad die algehele begroting.
Elke aankooporder of begrotingsitem word gewoonlik bestuur deur die projekbestuurder: jy hoef nie na jou Projekraad te gaan om elke faktuur wat vir betaling afgeteken is, te kry nie.
Op projekvlak, alhoewel, het die Projekraad 'n rol om te speel in die eerste goedkeuring van hoe jy die geld gaan spandeer (jou begrotingsplanne) en dan in die monitering van die deurlopende uitgawes om te verseker dat die projek op die regte pad is.
U moet ook op die Projekraad teken wanneer dit lyk of u onvoorwaardelike fondse of bestuursreserwes moet spandeer. Hulle kan oordragte toestaan en help projekspanne toegang tot addisionele fondse waar dit geregverdig kan word.
Oor die algemeen bied die Projekraad 'n noodsaaklike bestuurs- en bestuursfunksie vir die projekspan. Hul leiding en advies help die projekbestuurder om die projek in die regte rigting te lei, en hulle is perfek geplaas om in te tree en te help as daar iets verkeerd gaan.