Hoe Formele 'n Projekoudit is
'N Projekoudit is gewoonlik 'n formele oefening.
Die informele ekwivalent word normaalweg 'n portuuroorsig genoem. Dit is waar 'n kollega kyk na jou projek en die gepaardgaande dokumentasie en gee jou terugvoer oor waar jy meer tyd moet spandeer.
Projekoudits is formeel omdat hulle gewoonlik 'n bepaalde stel vrae het en uitgevoer word deur iemand wat gereeld daardie soort ding doen.
Wie voer Projekoudits uit
Die persoon wat jou projek oudit doen, kan 'n ander projekbestuurder wees (waarskynlik iemand met 'n groot ondervinding in die uitvoer van projekte), maar dit is meer geneig om iemand van die Projekkantoor te wees wat gereeld oudits uitvoer.
Dit gaan iemand wees wat hulself onpartydig kan beskou, sodat dit nie jou lynbestuurder of projek borg sal wees nie. Dit kan selfs 'n span mense wees, afhangende van die grootte van die projek.
Hoe om voor te berei vir 'n Projekoudit
Die eerste en belangrikste ding om georganiseer te word, is om kopieë van u projekdokumentasie te hê sodat die ouditeur kan hersien.
As u 'n projekkoördineerder het , vra hulle om 'n pak dokumente saam te trek (verkieslik elektronies). Jy moet al jou inligting maklik toeganklik wees, maar selfs as jy dit doen, kan hierdie stap nog tyd neem. Maak seker dat u die projekplan , risikoger , logboek, begroting en skedule vir die ouditeur beskikbaar stel.
Wie moet betrokke wees
Dit hang af van die soort dinge waarna die ouditeur wil kyk. U as projekbestuurder sal tyd saam met hulle moet spandeer. Verwag dat u spanlede ook ingelewer word om met die ouditeur te gesels.
Hou in gedagte dat hoe langer hulle spandeer op ouditverwante take, hoe minder tyd hulle het vir projekwerk, sodat jy dalk sekere aktiwiteite moet herskeduleer en stadiger werk gedurende die ouditperiode.
Hoe lank neem 'n projekoudit
Daar is geen vaste tydperk vir 'n projekoudit nie. Op groot projekte sal jy vind dit neem baie langer. Op klein projekte kan die ouditeur binne 'n paar uur gedoen word. Sodra u weet dat u projek geouditeer gaan word, vra u ouditspan hoe lank hulle hul werk verwag.
Waarna die oudit lyk
As die oudit geroep is as gevolg van 'n besondere besorgdheid, soos die versuim om gehalte teikens te tref, verwag dit dat die gebied diep ondersoek word. 'N Roetine-oudit sal breedweg kyk na die verskillende areas van projekbestuur en die aflewerings waaraan die projek werk. Dit sal die tyd, koste en kwaliteit van u projek, en belanghebbende betrokkenheid dek.
Die doel van die oudit is om vas te stel of die projek sy doelwitte sal bereik of nie.
As die ouditeur dit voel op grond van die huidige prestasie, sal die projek nie daardie doelwitte tref nie, maar hy of sy sal aanbevelings vir aksie voorstel.
Aanbevelings hang af van wat gevind word
Die aanbevelings in die ouditeursverslag sal afhang van wat hulle gevind het. Verwag dat hulle positief en geformuleer word op 'n manier wat jou sal toelaat om hulle maklik aan te neem. Hulle moet prakties wees.
Aan die een kant kan die ouditeur aanbeveel dat u projek gesluit is, alhoewel dit net sou gebeur as hulle voel dat daar geen kans is dat enige projek wat vanaf hierdie punt vorentoe werk, enige waarde vir die organisasie sal lewer nie.
Kyk na jou projekoudit as 'n positiewe ervaring. Dit moet jou vroegtydig waarsku vir enige tekens dat jou projek in die moeilikheid is en dit is 'n geleentheid om met 'n ervare projek professionele te werk.
Die implementering van hul aanbevelings moet jou, jou span en jou projek meer suksesvol maak, en dit kan net 'n goeie ding wees.