5 maniere om projekwerk en gewone werk te onderskei
As ek met mense in spanne praat, vertel hulle my dikwels dat hulle nie seker is of hulle aan 'n projek werk of 'net' sake doen soos gewoonlik nie. Albei rolle word vereis in 'n organisasie en ewe geldig, maar dit kan help om te verstaan waaraan jy werk, sodat jy beter kan sien waar dit in die organisasie in die geheel pas.
Kom ons maak die verskil duidelik sodat jy vol vertroue is in wat 'n projek is en wat gewoonlik deel van besigheid is. Daar is vyf hoofverskille tussen projekwerk en besigheid as gewone werk. Jy sal dikwels 'besigheid soos gewoonlik' sien, verkort as BAU.
Projekte verander die besigheid; BAU identifiseer verandering
Eerstens is daar 'n verskil in hoe verandering hanteer word.
Besigheid soos gewoonlik bedryf die besigheid. Hulle hou die ligte aan. Hulle dien kliënte, en hulle tref teikens. BAU-spanne is ook die eerste wat weet wanneer die bestaande sakeprosesse nie werk nie en nie meer fiks is nie. Wanneer dit gebeur, is die BAU-spanne diegene wat die behoefte aan verandering identifiseer.
'N Bestuurder kan as deel van 'n strategiese oorsig voorstel wat veranderinge vir daardie afdeling of sake-eenheid gemaak moet word om hul doelwitte te bereik. Of 'n blink vonk in 'n departement kan 'n voorstel vir verandering deur middel van 'n werknemervoorstelskema voorstel.
Aan die ander kant van die spektrum het jy dalk 'n volledige sakeverslag wat deur 'n senior bestuurder opgestel is om veranderinge te lewer wat nodig is om hul afdeling te help om hul teikens vir die jaar te bereik.
Dit vergemaklik nie net sakeprosesse nie. Diegene wat in BAU rolle werk, kan ook besef dat verandering noodsaaklik is weens veranderinge in die regulatoriese raamwerk of as deel van die mededingingsituasie vir die organisasie.
Frontline-personeel werk om strategie te lewer, en hulle weet wat hulle anders wil hê om daar te kom.
Projekte is die meganisme om die verandering te implementeer. Projekte lewer verandering aan en deur die BAU-funksies deur projekbestuur te gebruik. Ons sal verduidelik wat projekbestuur verder is. Die projekorganisasie werk aan die lewering van die verandering wat die BAU-spanne geïdentifiseer het. Dit gebeur sodra dit deur 'n projekgoedkeuringsproses gegaan het, wat gewoonlik 'n sakeonderneming en senior bestuursgoedkeuring is.
Dit is nie om te sê dat mense in 'n projekrol nie ooit die verbetering van die sakepraktyk kan voorstel nie, maar hulle sal dit onder hul rol as werknemer doen eerder as as deel van hul projekrol.
Hierdie splitsing, wat u ook as 'n verandering van die besigheid, die besigheid ondergaan, 'n opsomming sal sien, is ook aan die einde van die projekte opvallend. Die verandering wat 'n projek implementeer, is om 'n uitset te lewer. Dit kan 'n stukkie nuwe sagteware, 'n gebou, 'n nuwe diens of iets anders wees. Die BAU-span is daarvoor verantwoordelik om dit goed te benut om besigheidsvoordele te lewer. Met ander woorde, die projek lewer die vermoë om voordele te kry, en die BAU-bedrywighede gebruik die vermoë om die voordele te kry.
Projekte Bestuur Risiko; BAU Mitigates Risiko
Vir sake soos gewoonlik funksioneer om effektief te wees, sal jy vind dat BAU-spanne probeer om alle risiko vir bedrywighede te versag. Om die onsekerheid uit die sak te neem vir beter organisatoriese stabiliteit en herhaalbare prosesse is 'n goeie ding.
Vanweë hul aard dat hulle uniek en onseker is, vereis projekte 'n element van risiko. Die maatskappy maak 'n bietjie van 'n sprong na die onbekende, net deur 'n projek te doen, aangesien dit verandering plaas en iets wat nie daar voorheen was nie, lewer.
Projekspanne benader dus risiko op 'n ander manier na die BAU-kant van die organisasie. Projekbestuurders poog om risiko, positief en negatief , te bestuur om die beste uitkomste te kry. Dit kan die versagtende risiko insluit om te probeer om die waarskynlikheid te beperk dat dit gaan gebeur, maar dit sluit ook ander risikobestuurstrategieë in.
Dit is onwaarskynlik dat jy ooit 'n projek sal uitbrand, maar jy kan dit vir goeie operasionele redes vir jou BAU-werk doen.
Projekte is tydgebonde; BAU is aan die gang
Projekte het 'n begin, 'n middel en 'n einde. Dit is die lewensiklus van die projek . Trouens, die mees bepalende kenmerk van 'n projek is dat dit klaar is. Die projekbestuurder en die projekspan werk gedurende hierdie tyd aan die projek. Dan word die span ontbind tydens die oorhandiging en sluit fase aan die einde.
BAU stop nie. U kan natuurlik 'n funksie afsluit of 'n proses stop as dit nie meer vir die besigheid nodig is nie - alhoewel dit as 'n projek bestuur sal word. 'N BAU-funksie produseer voortgesette werk met geen voorsienbare einddatum nie.
Projekte kan geaktiveer word; BAU kan dikwels nie wees nie
Projekte kan gekapitaliseer word en dikwels kan BAU nie wees nie - jy reken op bedryfsuitgawes vir jou deurlopende besigheid as gewone werk. Met ander woorde, die rekeningkundige behandelings vir projekte en 'ander' take verskil.
Projekbefondsing hou dikwels verband met die aanwending van 'n bate, wat beteken dat die koste gekapitaliseer kan word. In sommige gevalle, afhangende van waar jy in die wêreld is en jou plaaslike rekeningkundige regulasies, kan jy selfs projekkoste onder die lyn neem.
BAU-koste word normaalweg beskou as opex (bedryfsuitgawes) en word opgespoor in die wins en verliesrekeninge van die maatskappy.
Projekbefondsing en besigheidsfondse in die algemeen is 'n baie gespesialiseerde gebied, daarom is dit altyd die beste om advies van u Finansies-kundiges te neem voordat u besluite neem oor wat en behoort nie in u organisasie gekapitaliseer te word nie. Rekeningkundige reëls verskil van land tot land, en selfs van organisasie tot organisasie waar individuele besighede bepaalde prosesse en maniere het om dinge te doen.
As jy twyfel, moet jy altyd seker maak!
Projekte behels dwarsfunksionele spanne; BAU behels funksionele spanne
Ten slotte is daar 'n groot verskil in die samestelling van projekspanne. Projekte is geneig om multidissiplinêre spanne van kundiges bymekaar te bring wat 'n bepaalde uitset lewer. Om te weet hoe om 'n projekspan te motiveer, is belangrik omdat soms projekte begin sonder om die doelwit aan almal te kommunikeer. As mense nie duidelik verstaan waaraan hulle werk nie, is hulle geneig om nie hul beste werk te doen nie.
Projekspanne bestaan uit mense wat spesifieke rolle vervul. Dit is nie werktitels nie, maar posisies binne die projek met afsonderlike verantwoordelikhede. Die hoofrolle op 'n projekspan is:
- Projek Borg
- Projek bestuurder
- Senior Verskaffer (die organisasie wat verantwoordelik is vir die werk, wat 'n interne span soos IT of 'n eksterne kontrakteur of verkoper kan wees)
- Kliënt (dit kan 'n interne kliënt wees, soos 'n ander departementshoof of, in 'n klientediensorganisasie, die kliënt vir wie u die projek lewer)
- Vakondervragingskundiges (mense het ook vir die span gebring vir die duur van die projek of deel daarvan wat hul kundigheid gebruik om by te dra tot die sukses van die projek).
Vind meer uit oor die rolle in 'n projekspan .
BAU werk, aan die ander kant, word bestuur deur funksionele spanne. Hulle is deskundiges in hul eie reg, maar saamgegroepeer as 'n afdeling en gewoonlik met minder kruis-funksionele oorvleueling na ander departemente as projekspanne.
Dit is gewoonlik baie duidelik waaroor hulle veronderstel is om aan te werk en die doelwitte vir die span. Hulle sal duidelike teikens hê en 'n visie vir die rol wat die departement in die maatskappy speel. 'N voorbeeld sou wees 'n kliëntediens span, wat werk as deel van 'n groter kliëntediens afdeling hantering oproepe en e-pos van kliënte oor jou produk.
Dit is ingewikkeld: daar is oorvleueling. Byvoorbeeld, 'n spanleier in die kliënt-oproepsentrum is 'n spesialis in hul veld. Hulle kan gesekondeer word aan 'n projekspan om 'n werkpakket te bestuur en die hulpbronne wat verband hou met die lewering van 'n deel van 'n projek wat verband hou met kliëntekontak. Maar in hul projekwerk neem hulle die rol van vakkwessie-ekspert, nie kliëntediensspanleier nie. As 'n projekspanlid sal hulle verantwoordelik wees vir hul deel van die projekbegroting en 'n hoë mate van diskresie hê oor hoe die werk uitgevoer word om die einddoel te bereik. Hulle mag dit nie in hul BAU-rol hê nie.
Die Konflik tussen BAU en Projekte
Projekwerk en BAU werk kan mooi langs mekaar sit, maar meer dikwels as nie, is daar spanning. Dit gebeur omdat projekte die status quo probeer verander. Die status quo werk redelik goed, en mense hou nie vir die grootste deel van verandering nie, so daar gaan altyd spanning wees.
Tweedens, wanneer jy mense vra om by jou projekspan aan te sluit, kan hulle ly aan 'n konflik van lojaliteit. Is hulle eerste verantwoordelikheid vir hul dagwerk of die projek? Duidelike doelwitte en 'n sterk verbintenis tot die projek van bestuur kan hier help, sowel as om kommunikasielyne oop te hou sodat hulle weet wat die maatskappy en spanprioriteite moet wees.
Derdens hou die besigheid aan die gang is altyd die prioriteit. Dit het 'n implikasie vir projekspanne wat hul finansieringskorting kan sien, belangrike hulpbronne wat teruggetrek word na BAU-rolle en tye wat vertraag word, is omdat die werk wat gedoen word om die dag-tot-dag-bedrywighede van die organisasie te behou, fokus trek.
Projekbestuurders kan hierdeur gefrustreer word, maar dit sal altyd so wees, en dit behoort te wees. Daar is geen punt om 'n fantastiese projek te lewer as die maatskappy intussen gegaan het nie en daar is niemand meer om te gebruik wat jy gebou het nie!
Met hierdie riglyne in gedagte, moet dit maklik wees om te sien of jy aan projekte of BAU of albei werk.