Die Projekbestuurder se Rol
Projekbestuurders ...
Ontwikkel die groot idee
Die eerste taak van die projekbestuurder is om die groot idee te ontwikkel. Dit was nie altyd so nie. Nie so lank gelede nie, het projekbestuurders verwag om 'n volwaardige idee op te haal, waarskynlik 'n volledige sake-saak, en omskep dit in 'n projekplan wat uitgevoer kan word.
Vandag het die rol van die projekbestuurder ietwat ontwikkel, en jy sal waarskynlik vroeër en vroeër in die projek betrokke raak voordat dit selfs 'n 'projek' geword het.
Jy sal met die projek borg gaan werk om die idee uit te beeld om 'n aanvanklike prentjie van die projek te vorm en uit te werk of dit haalbaar is.
Sit die span saam
As jou groot idee as haalbaar beskou word, sal jou volgende stap wees om 'n span saam te stel wat kan werk om daardie idee in die werklikheid te verander. Jy benodig 'n aantal mense wat verskillende rolle op 'n projekspan kan vervul.
Ideaal gesproke is jy op soek na vakkundiges in elke funksionele area, maar jy moet ook die beskikbaarheid in ag neem. Projekbestuurders kan nie altyd die personeel kry wat hulle wil hê op 'n span nie, omdat daardie kundiges besig is met ander projekte. As jy nie kan wag vir hulle beskikbaar gestel word nie, sal jy moet werk met die mense wat beskikbaar is.
Jy sal nie almal wat by die span betrokke is, die hele tyd nodig het nie. Sommige funksionele kundiges, soos prokureurs of persbeamptes, sal slegs nodig hê om by die span op relevante punte onderweg aan te sluit. 'N Deel van die vaardigheid van projekbestuur en hulpbronbestuur maak seker dat jy hulle laat weet dat hul take opduik en hulle sodoende op die projek laat bespoedig sodra hul kundigheid benodig word.
Organiseer wat gaan gebeur
Tydens projekinisiasie en die vroeë aanvangsfases sal u met u span werk om presies te definieer wat gedoen moet word. Dit behels die opstel van 'n duidelike definisie vir die werk en om seker te maak dat almal die doelwitte verstaan.
Dit is die moeite werd om dit alles te formuleer in terme van besigheidswaarde of voordele: met ander woorde, verduidelik hoekom jy hierdie nuwe werk begin.
Lei die span
Nou het jy jou span saamgestel en jy weet almal wat jy saam moet bereik. Dit is die taak van die projekbestuurder om te verseker dat al die span saamwerk om dit te bereik.
Dit is moeiliker as dit klink! Suksesvolle leiding van 'n span beteken om te onderhandel oor die uitdagings van meningsverskille, konflik en te alle tye op die hoogte van kommunikasie. Jy moet jou span motiveer om 'n goeie werk te doen, selfs wanneer tye moeilik is. Dit behels ook afrigting, opleiding, mentorskap en die ontwikkeling van die mense wat aan die projek werk, selfs al werk hulle nie direk vir jou nie. Dit is dikwels 'n oorhoofse vergete projek, maar onthou dat mense beter presteer as hulle voel dat hulle gerespekteer en aangemoedig word om hul beste werk te doen. As jy jou projek 'n plek kan maak waar mense groei en nuwe vaardighede ontwikkel, sal mense met jou wil werk.
Om die span te lei, behels ook die opstel en bestuur van samewerking op die span. Dit kan wees deur middel van aanlyn projekbestuur gereedskap of gesig-tot-aangesig spanbyeenkomste, of iets tussenin. Samewerking en die opbou van 'n span sal jou projekhulpbronne help om te hanteer wanneer daar konflik of moeilike tye op die projek is, soos 'n sperdatum wat skielik vorentoe gebring word.
Die bestuur van die geld
Projekte kos geld, en om 'n projekbegroting saam te stel, is 'n belangrike vaardigheid vir 'n projekbestuurder. Jou rol eindig egter nie daar nie. Jy moet die geld en beheerskoste op die projek kan bestuur.
Jy kan dit doen deur:
- Ontwikkeling van ramings wat alle projektaakte en hulpbronne dek.
- Werk saam met u vakkundiges om seker te maak dat dit volledig en volledig is.
- Gebruik jou ramings om 'n projekbegroting te skep.
- Gebruik jou begroting om te verduidelik aan die projek borg en wees duidelik oor hoeveel die projek gaan kos.
Dan kan jy regdeur die projek jou koste bestuur deur akkurate kostebeheer. Dit behels die vergelyking van wat jy in die werklike lewe bestee aan die ramings en projekbegroting wat jy saamgestel het. Hopelik is hulle nie te ver uitmekaar nie, maar as jy 'n neiging sien om te veel of verkeerde ramings te spandeer, sal jy vroeg genoeg wees om dit reg te stel, met enige geluk. Jy kan net regmaak wat jy sien, dus goeie kostebeheer is belangrik.
Deskundige punt: Goeie kostebeheer behels meer as net dop spandeer. U moet ook die hoeveelheid werk wat op die projek gedoen word, monitor. Dit is die kombinasie van geld en take wat afgehandel is wat u 'n oorsig gee van of die projek buite sy middele spandeer.
Besluite neem
Kom ons kry een ding reg: terwyl die projek borg is vir die groot besluite, is jy die projekbestuurder en verantwoordelik vir die meeste van die besluite wat op die projek gemaak is. Selfs die grootes. Selfs wanneer jy nie die besluit neem nie, sal jy 'n aanbeveling voorlê vir watter besluit jy dink die borg moet neem, want jy het al die besonderhede en het ouderdomme bestee om dit te oorweeg en hulle het dalk nie die vermoë om te doen nie daardie.
Betrokke belanghebbendes
Nie lank gelede het die projekbestuursliteratuur oor 'stakeholder management' gepraat nie. Vandag word erken dat jy nie 'n belanghebbende kan bestuur nie. Dit is naïef en 'n bietjie beledigend om voor te stel dat ons dus praat oor hoe om hulle te betrek.
In praktiese terme het die betrokke instrumente nie verander nie - dis net die retoriek en die houding wat anders is. U sal steeds uitdeel wie die belanghebbendes op die projek is en of hulle besonder sterk of invloedryke is in verhouding tot die werk wat u doen. Ontwikkel 'n kommunikasieplan en plaas dit in die praktyk.
Belanghebbende betrokkenheid beteken om met die mense te werk wat geraak word deur die projek om te verseker dat hulle die veranderinge wat kom, verstaan.
Lees volgende: Hanteer moeilike belanghebbendes (want nie almal sal maklik wees om mee te werk nie).
Lewer die doelstellings van die projek
Jy sal dit doen met die betrokkenheid van jou span, en dit is waarvoor al die werk tot dusver gelei het.
Om effektief te kan lewer op wat jy belowe het, is om baie duidelik te wees oor wat dit behoort te wees. U moet belangrike suksesfaktore en die maatreëls wat gebruik word om te bepaal of u bereik het wat u wil doen, dokumenteer.
Dit moet uiteengesit word in die projek se sake- of projekinisieringsdokument (of albei, op verskillende vlakke van detail). Daarom moet dit relatief eenvoudig wees om te sien wat hierdie doelwitte is - dit is minder eenvoudig om seker te maak dat jy dit lewer.
Goeie beplanning, sterk leierskap en die vermoë om die groot prentjie sowel as die detail te sien, sal geweldig help.
Bestuur die oorhandiging om te lewe
Die lewering van die projek se doelwitte is nie die einde van u rol as 'n projekbestuurder nie. Die belangrikste ding aan die einde van die uitvoering fase is om seker te maak dat u 'n duidelike en volledige oorhandiging aan die span gee wat die projek aan die gang sal gaan.
'N Goeie oorhandiging beteken dat jy 'n stap terug kan neem. Jy sal nie meer die 'gaan na' persoon oor die projek wees nie, en jy sal na jou volgende projek kan voortgaan om te weet dat die besigheidspan die beste kan maak wat jy aan hulle gelewer het.
Deel die kennis
'Lesse geleer' is hoe ons beskryf wat geleer is deur die projek wat in die toekoms op ander inisiatiewe gebruik kan word. Die projekbestuurder moet aan die einde van die projek 'n lesse geleer word. Dit help die span groei en behou organisatoriese kennis. Met ander woorde, dit keer dat die maatskappy weer dieselfde foute maak.
So, dit is wat 'n projekbestuurder die hele dag doen. Jou werklike To Do-lys kan dalk 'n bietjie anders lyk as hierdie lys, maar in wese sal al die take daaraan bydra tot die elemente van 'n projekbestuurder. Dit is 'n wye en uitdagende werk, maar dit is ook gevarieerd en 'n goeie beroepskeuse!