Maak 'n projek risiko register wat almal maklik kan gebruik
Hoe gereeld het u 'n risikoregister gesien wat in die liasseringstelsel verwar word? Hulle word aan die begin van 'n projek geskep, dan is hulle vergete en word hulle gou verouder.
Ons weet almal dat goeie risikobestuur gereeld nuwe risiko's vereis, sowel as die hersiening van bestaande risiko's en beplanning versagtende aktiwiteite. So, hoe kan ons dit meer geneig maak om te gebeur?
01 Goeie Risikobestuurontwerp
Een manier om deelname aan risikobestuur aan te moedig, is met goeie risikobestuursontwerp. 'N Goed ontwerpte register sal die algehele vlak van risiko in die projek vinnig aan u en ander projekspanlede kommunikeer.
Dit moet gebruikers maklik toegang gee tot meer besonderhede oor individuele risiko's wanneer dit benodig word. Dit moet op sy beurt almal stimuleer om te dink in terme van risiko's om nuwe te identifiseer as hulle ontstaan en monitering en aksie te neem om bestaande risiko's te versag.
02 Sluit die regte velde in
As 'n minimum moet u risikobestuur die volgende insluit:
- 'N Unieke identifiseerder vir elke risiko
- 'N Beskrywing van die risiko, insluitende die oorsaak, die risiko-gebeurtenis en die effek, soos: "As gevolg van swaar reën is daar 'n bedreiging vir die veldoorstroming wat die gewasse bederf."
- Risiko-reaksie aksies
- Risiko-eienaar
03 Addisionele Maatreëls
U sal moontlik kwantitatiewe maatreëls van waarskynlikheid, impak en algehele risiko insluit, en reswaardes wat die versagting van risikoprojekte verminder.
Numeriese en velde wat outomaties bereken word, kan nuttig wees as jy 'n risiko-evalueringstegniek soos die Monte Carlo-metode of verwagte monetêre waarde gebruik. Ander nuttige velde sluit in sleutel datums, risikokategorie, risiko reaksie kategorie, nabyheid, versagtende koste en status.
Daar is geen beperking op die aantal velde wat u kan insluit nie, maar net sleutelvelde moet vertoon word in die lys aansig van alle risiko's. Andersins kan die lys aansig met te veel besonderhede gevoer word. Ideaal gesien word kykers na die detailbeskouing geneem wat al die velde vir daardie spesifieke risiko vertoon wanneer hulle op die risiko-inskrywing in die lys aansig kliek.
04 Nog 'n opsie
U wil dalk ook 'n risikobestuurdatabasis vir elke projek skep, sodat u nie beperk is tot 'n standaard stel velde nie. Alhoewel 'n sigblad jou kan help om jou projekte, veral kleiner projekte, op te spoor, kan 'n werklike databasis beter wees, soos dié wat jy in Kahootz of Podio kan skep. Dit maak dit makliker om dokumente en groot hoeveelhede teks by te voeg wanneer dit nodig is.
05 verkeersligte
Dit is moeilik om die verkeersligstelsel vir visuele impak te klop. Gebruikers weet intuïtief dat rooi hoë risiko beteken, wat amber beteken medium risiko, en dat groen is lae risiko. Dit bied vinnige visuele leidrade aan lesers om hul begrip te help.
06 Beveiligingsfunksies
U kan deelname aanmoedig deur alle lede van die projekspan en miskien sommige belanghebbendes toe te laat om die risikoregister te sien. U moet gebruikersregte vir u register stel, maar slegs sekere projek rolle, soos Projekbestuurder , Projekondersteuning , of Risiko-eienaars, kan dit wysig. U kan 'n ouditspoor maak van wie verander het wat en wanneer.
07 Opsomming Risikoprofiel
Senior projekspanlede en belanghebbendes soos die projekraad en korporatiewe / programbestuur kan dalk nie die lysbeskouing van elke risiko verteer nie. Vir hulle gee 'n opsommende risikoprofiel 'n beeld van die gesamentlike risiko wat die projek op 'n vinnige blik voorstel. Dit illustreer die aantal risiko's op elke waarskynlikheid en impakvlak.
08 Dit gaan alles oor kommunikasie
Onthou, dit gaan nie net om risiko's en versagtingsaksies te lys wanneer jy 'n projekrisikobestuur ontwerp nie. Die doel is om jou kollegas in risikobestuur te kommunikeer en betrokke te raak. Jou ontwerp moet hierdie doel reflekteer met verskillende sienings vir verskillende gehore. 'N Goed ontwerpte risikoregister kan op hierdie manier risikobestuur in jou projek verbeter.