Litigasie-sekretarisse is in regsfirmas van alle groottes werksaam. Sekere sekretarisse verskaf suiwer administratiewe ondersteuning. Sekretarisse in baie maatskappye doen egter 'n hibriede rol, wat as sekretaresse en litigasie-prokureur funksioneer.
Hier volg 'n aantal van die mees algemene funksies van 'n litigasie-sekretaris gedurende die litigasie-lewensiklus.
Sekretariële rolle wissel na gelang van die firma, die tipe litigasiepraktyk en die grootte van die personeel.
Case Screening
In eiserfirmas is die eerste stap van 'n saak die saak vir meriete. Het die potensiële kliënt 'n oorsaak van aksie? Bestaan daar enige konflikte? Die sekretaresse kan help om sakeversoekvorms voor te berei en aanvanklike vergaderings tussen die prokureur en potensiële kliënt te skeduleer. In sommige gevalle sal die sekretaris 'n aanvanklike keuring voltooi deur die potensiële kliënt vrae per telefoon te vra. As die kliënt onderteken is, sal die sekretaris 'n nuwe gevallelêer opstel en die retensiekontrak en ander dokumente aan die kliënt stuur.
Ondersoek
In baie gevalle doen die partye 'n ondersoek voordat 'n regsgeding ingedien word. Hierdie ondersoek kan behels die opspoor en onderhoud van getuies, die ondersoek van die ongeluksterrein en die versameling van dokumentêre en ander bewyse. Die litigasie-sekretaris kan in die proses help deur vergaderings en telefoonkonferensies namens die prokureur te skeduleer, getuienislyste te skep, bewyse te organiseer en ander dokumente te skep en 'n betroubare liasseringstelsel vir beide papier- en elektroniese dokumente te skep.
pleitstukke
As 'n regsgeding ingedien word, sal die sekretaris die pleitstukke in 'n woordverwerkingsprogram voorberei. Die pleitstukke kan 'n dagvaarding, klagte, beëdigde verklarings, aansoeke om toelatings en mosies insluit. Die litigasie-sekretaris sal dikwels pleitbande skep wat al die pleitstukke vir 'n bepaalde geval organiseer en indekseer.
Die sekretaris kan hierdie dokumente by die hof indien, hetsy persoonlik of elektronies, alhoewel hierdie taak dikwels deur 'n prokureur of hofbevelvoerder uitgevoer word.
Discovery
Discovery is die langste fase van die litigasieproses. Tydens die ontdekking kan die litigasie-sekretaris al of sommige van die volgende take verrig:
- Voorbereiding van ontdekkingsdokumente in 'n woordverwerkingsisteem, insluitende ondervragings en produksiesoeke
- Tik, stuur en volg dagvaarding
- Skedulering van afsettings met verskeie partye, insluitende die prokureur, kliënte, opponerende raad en hofverslaggewers
- Skedulering van onafhanklike mediese ondersoeke en ander afsprake wat vereis word deur die Reëls van Siviele Prosesreg
- Die skep van ontdekkingsbinders; indeksering en liassering van ontdekking dokumente
- Organisering en indiening van gevallestudies
- Beplan ter plaatse ondersoeke
- Lokalisering en kommunikasie met kundiges; organisering en indiening van kundige verslae
Pre-verhoor
Sodra 'n proefdatum ingestel is, help die sekretaris die regspan om voor te berei vir verhoor. Die sekretaris se rol kan die volgende insluit:
- Tik en formatteer voorproefdokumente, insluitend bewegings, onderbroek, dagvaarding en getuienislyste
- Versamel en organiseer uitstallings
- Skep, organiseer en / of indekseer proefbinders
- Help om mock proewe te organiseer
- Opsporing van spertye en stuur aanmanings aan die regspan
- Sit-kontrolering en proefleesopdragte en regsdokumente
- Verseker dat dokumente behoorlik geformateer is in ooreenstemming met hofreëls
- Koördinerende getuies
verhoor
Die litigasie-sekretaris voer tydens die verhoor 'n belangrike ondersteuningsrol. Sy of haar pligte kan insluit:
- Voorbereiding, tik en formatering van proefdokumente
- Koördineer die voorbereiding van kaarte, grafieke en ander hofsale
- Skedulering van koeriers, hofverslaggewers en kundige getuies
- Organisering, indiening en bestuur van dokumente, uitstallings en proefbinderye
- Koördineer reisreëlings vir prokureurs, getuies, kliënte en ander
Ander administratiewe take
Vir diegene wat aan die verdediging deelneem, sal die litigasie-sekretaris die prokureurs- en prokureurs se tyd vir elke saak betrek in die firma se tyd- en faktuurstelsel .
Hy of sy sal ook periodieke fakture aan die kliënt stuur en op laat betalings betaal. Ander algemene take wat deur die litigasie-sekretaris uitgevoer word, sluit in:
- Produksie van inligting deur transkripsie, formatering, inputting, herwinning, kopiëring en versending van teks, data en grafika.
- Opsporingsdatum sperdatums
- In ooreenstemming met kliënte, getuies en opponerende raad
- Die telefoon beantwoord
- Skep sigblaaie om koste, uitstallings en ander inligting op te spoor
- Transkriberende diktee
- Onderhoud van dossierstelsels
- Roetekorrespondensie, verslae en regsdokumente
- Organisering van kliënte konferensies en prokureur vergaderings
- Voorbereiding van uitgawe verslae
- Die handhawing van die prokureur se kalender deur die beplanning en skedulering van konferensies, telekonferensies, afsettings en reis
- Bestel voorrade
Litigasie Sekretaris Onderwys
Baie litigasie-sekretarisse voltooi 'n sertifikaat- of geassosieerde graadprogram by 'n handelsskool of gemeenskapskollege. Sekretarisse met vierjarige kollege-grade het egter die meeste bevorderingsgeleenthede binne 'n regsfirma. Litigasie-opleiding vind dikwels op die werk plaas. Ervarende litigasie-sekretarisse beweeg dikwels na ander rolle in die firma, insluitende prokureurs- en kantoorbestuursposte.
Litigasie Sekretaresse Vaardighede en Kennis
Litigasie-sekretarisse moet oor 'n verskeidenheid interpersoonlike, tegnologiese en kantoorvaardighede beskik, sowel as regs- en prosedurele kennis. Vereiste vaardighede en kennis sluit in:
- Vaardigheid met woordverwerking, sigblad, aanbieding en tyd- en faktuurprogrammatuur; vertroudheid met Microsoft Office Suite
- Vaardigheid met transkripsietoerusting
- Uitstekende geskrewe en mondelinge vaardighede
- Kennis van plaaslike, staats- en federale hofsaaklike dokumentasie en liasseringprosedures
- Vaardigheid met dokument databasisse soos Ringtail, Summation, en Concordance
- E-liassering ervaring
- Kennis van kantoorprosedures en wetlike terminologie
- Sterk tikvaardighede
- Vaste organisasie vaardighede en multi-tasking vaardighede
- Vermoë om professioneel met alle personeelvlakke te kommunikeer