Hoe om belangrike rekords vinnig en maklik te vind
Die enigste keer wat jy oor jou belangrike dokumente dink, is wanneer jy dit nodig het. En jy kan dit dikwels nie vind wanneer jy dit nodig het nie, want jy het ook nie 'n georganiseerde en gesentraliseerde stelsel om jou belangrike dokumente te stoor nie en / of die laaste keer dat jy dit nodig gehad het, het jy dit sommer net in die see van vraestelle in jou huis kantoor in plaas daarvan om dit terug te plaas waar dit behoort.
Klink bekend?
Met al jou belangrike referate wat deur jou huis versprei word, mors jy baie tyd en energie op soek na hulle. Jy is ook in gevaar om sommige van hulle heeltemal te verloor. Maar met 'n paar eenvoudige stappe kan jy hierdie belangrike dokumentêre dokumente oor een naweek in een uur organiseer!
Jy benodig 'n klein skuif vir twee laai-lêers of 'n draagbare hangende lêer boks, veelkleurige hangende lêers (6 verskillende kleure), manila derde sny bo-oortjie dopgehou en 'n vuurvaste kluis (opsioneel). Of jy kan 'n groot binder- en oortjie-insetsel koop. Sodra u die goedere hier het, is die ses stappe wat u sal volg om u papierwerk te organiseer.
Stap een: Versamel al jou dokumente
Voordat u al u belangrike dokumente kan organiseer, moet u dit opspoor. Dit is soms makliker gesê as gedaan.
Gaan jou tuis kantoor soos in laaie en die vraestelle op jou lessenaar of tafel. Kyk na die stapels papier wat jou kombuistafels sowel as kombuiskaste en mandjies klam.
Kyk na jou slaapkamer-kleedkamer en bedkassie (jy kon hulle in die oggend jaag daar verlaat en van hulle vergeet). Laastens, maar nie die minste nie, maak seker jou beursie of aktetas vir belangrike dokumente wat jy per ongeluk nog ronddra.
Stap twee: kategoriseer jou dokumente
Die belangrikste dokumente val in een van die volgende ses kategorieë.
Sorteer al u versamelde dokumente soos volg:
- Huis- en eiendomsrekords - verband-, eiendomsaktes, tuisverbeteringsprojekte en kwitansies, toestelhandleidings en waarborge, eiendomsbelastinginligting, tuisversekeringspolisse en handleidings
- Auto rekords - titels, onderhoud rekords, versekeringspolisse en inligting, lening inligting en betaling rekords
- Gesondheidsrekords - versekeringspolisse, voordele vir gesondheidsversekerings voordele, verduideliking van mediese voordele, dokterrekeninge, voorskriflyste, buigsame uitgawes-inligting, mediese kwitansies, mediese riglyne, lewensversekeringspolisse
- Finansiële rekords - bankstate, belastingopgawes, belastingaftrekkingsrekords, beleggingsrekords, leningsrekords, kredietkaartstate
- Elektroniese rekords - selfoon kontrakte en handleidings; verkope kwitansies en waarborge vir rekenaars, skootrekenaars en iPads; kabel en internet planne en rekeninge; draadlose router verkope kwitansie en handleiding
- Persoonlike rekords - geboortesertifikate, huweliksertifikaat, egskeidingsertifikaat, omsigtingsbewyse, maatskaplike sekuriteitsinligting, immuniseringsrekords, paspoorte, militêre diensrekords, doop- en bevestigingsrekords, testamente, begrafnisplan en begraafplaasinligting. As jy troeteldiere het, kan jy ook hul belangrike dokumente soos veeartsenykundige en entstofinligting in hierdie kategorie insluit.
Stap drie: Vind jou belangrike dokumente
Die meeste van u belangrike dokumente kan gestoor word in 'n gereelde liasseringskas of draagbare hanglêer. Daar is egter 'n paar wat regtig gestoor moet word in 'n brandbestryde veilige of offsite berging opsie, soos 'n kluis.
Vitale dokumente is dokumente wat baie moeilik of baie tydrowend sou wees om te vervang. Hulle mag sensitiewe persoonlike inligting bevat wat in die geval van 'n inbraak of roof belemmer kan word. In die geval dat jou huis deur brand of vloed vernietig is, wil jy hê dat hierdie belangrike dokumente ongeskonde bly.
Vir die meeste mense sal die volgende dokumente noodsaaklik wees: inligting oor sosiale sekerheid, geboortesertifikate, versekeringspolisse saam met u agent se kontakbesonderhede, testamente, eiendomsaktes, motoritems, u paspoort en enige kontrak of ooreenkoms wat u oorspronklike handtekening vereis het.
Maak 'n meesterlys van al die belangrike dokumente wat jy in jou brandvaste kluis of in 'n buite-stooropsie plaas.
Stap vier: Dupliseer jou beursie
Die meeste van ons dra elke dag kritiese inligting in ons beursies. Ken jy alles wat in jou beursie is? Wat sal jy doen as jou beursie verlore of gesteel is?
Maak kopieë van jou bestuurderslisensie, skenkerkaart, gesondheidsversekeringskaart (e), lidmaatskapkaarte soos die troukaarte, loyaliteitskaarte, pakhuisklubs en, bowenal, alle krediet- en debietkaarte (kopie voor en agter). Hou hierdie afskrifte saam met u ander belangrike papierdokumente:
Stap Vyf: Skep 'n eenvoudige liasseringstelsel
Hoe eenvoudiger die liasseringstelsel, hoe meer waarskynlik is dit om dit op 'n konsekwente basis te gebruik. Neem elke kategorie belangrike dokument en ken dit 'n hangende lêer kleur toe:
- Huis- en eiendomsrekords
- Outo-rekords
- Gesondheidsrekords
- Finansiële Rekords
- Elektroniese rekords
- Persoonlike rekords
Voeg die toepaslike aantal hangende lêers by jou liasseringstelsel vir die aantal dokumente wat jy in elke kategorie het.
Gebruik die manila dopgehou en maak 'n gids vir elke individuele dokument in elke kategorie. Plaas die dopgehou in die toepaslike gekleurde hangende lêergedeelte.
As jy 'n groot driering-koppelaar en oortjie-insetsels gekoop het, etiketteer die oortjies met die bogenoemde rekordname, papiergat slaan al die dokumente in en organiseer dit. As die vraestelle nie papiergat geslaan word nie, moet papiergat 'n vouer stamp en die dokumente in die vouer plaas.
Nou, as papierwerk net nie jou ding is nie, is dit dalk 'n vrye oomblik vir jou. Jy kan al hierdie dokumente skandeer, dit op 'n hardeskyf stoor, en dan alles verskeur. Maar gebruik jou eie diskresie aangesien sommige papierwerk beter gered is. Gebruik jou beste oordeel.
Deurlopende instandhouding
Noudat u belangrike vraestelle georganiseer is, hou hulle georganiseer. Elke maand wanneer jy jou rekeninge betaal, lêer enige nuwe dokumente in die toepaslike gedeelte van jou liasseringstelsel. Op dieselfde tyd, kyk vir dokumente wat u uit die stelsel verwyder het gedurende die maand wat nog buite die liasseringstelsel kan wees. Herbestand hulle. Ten minste twee keer per jaar, hersien die dokumente in u liasseringstelsel om te sien of daar enige spoelwater gesuiwer kan word. 'N Goeie skedule om te volg is op die eerste van die jaar en aan die einde van elke skooljaar.
Met 'n bietjie moeite kan jy langtermynvoordele haal deur jou belangrike dokumente te organiseer.
Geredigeer deur Elizabeth McGrory.