Interne ouditeure grawe in ander mense se besigheid vir 'n lewe. Op die oppervlak klink dit asof hulle hulself plaas waar hulle nie behoort nie, maar eintlik speel hulle 'n kritieke rol in die beskerming van hul organisasies.
Soos u deur u publieke diens loop , is daar 'n goeie kans dat u sal moet reageer op vrae wat interne ouditeure stel. Hierdie vrae kan vir baie verskillende redes kom, en baie min van hulle beteken eintlik dat jy van oortreding beskuldig word. In die oorgrote meerderheid van omstandighede is hulle net besig om inligting te versamel. Byvoorbeeld, hulle kan probeer om te verstaan hoe jou deel van die organisasie funksioneer.
Daar is geen spanning nodig wanneer 'n interne ouditeur met jou praat nie. Interne ouditeure is professionele persone wat net probeer om hul dag se werk te doen. Toegeken, hul werk kan jou en ander ongemaklik maak. Hulle identifiseer swakhede in stelsels en beveel regstellende aksies aan.
Maar op die ou end laat hulle hul organisasies beter funksioneer, en jou antwoorde op hul vrae is van kritieke belang om dit te laat gebeur. So hier is drie wenke om te reageer op interne ouditeure wanneer hulle by jou deur klop.
01 Antwoord eerlik.
Interne ouditeure weet wanneer iets nie heeltemal optel nie. Moenie vir hulle 'n rede gee om jou geloofwaardigheid te betwyfel deur iets minder as heeltemal eerlik te wees nie.
As jy nie die antwoord op 'n vraag ken nie, probeer nie om daardeur te blaf nie. Jy sal net ophou om jouself dwaas te maak wanneer hulle die regte antwoord kry. Die veel beter keuse is eenvoudig om te sê dat jy nie die antwoord ken nie. As dit iets is wat jy kan ondersoek, bied dit aan. Hulle mag u op die aanbod gebruik, of hulle het dalk reeds 'n paar idees oor hoe om die antwoord te kry.
As jy dink dat die interne ouditeure dalk nie jou antwoord sal vind nie, moenie skaam wees om jou antwoord te gee nie. Hulle wil dinge verstaan soos hulle eintlik bestaan, so selfs wanneer jou antwoord nie is wat hulle werk makliker maak of wat hulle verwag om te hoor nie, moet hulle die waarheid ken.
02 Gestel hulle weet niks van jou kennisgebied nie.
Interne ouditeure is gewoonlik skerp mense, maar hulle kan nie kundiges in alles wees nie. Sommige fokus op hul professionele opleiding en werk op spesifieke aspekte van interne ouditering, soos inligtingstelsels of finansies, maar aanvaar nie dat hulle jou kennisgebied ken nie.
Dit klink soos 'n gegewe, maar dit is maklik om in die gebruik van jargon te gly of om stappe te skuif wanneer prosesse beskryf word. Wat 'n gedagtelose optrede vir jou is, is waarskynlik nie vir die interne ouditeur wat jou sakeprosesse wil verstaan nie. Dink aan elke aksie wat jy doen. Iets wat dalk een stap vir jou lyk, kan eintlik verskeie stappe wees wat jy deur jare se herhaling in jou gedagtes saamgegee het.
Selfs wanneer die gesprek vervelig en te eenvoudig lyk, onthou interne ouditeure om prosesse in hul kleinste aktiwiteite af te breek. Eers dan kan hulle vind waar prosesse verkeerd kan gaan.
03 Verbind die kolletjies vir hulle.
Nie alleen veroordeel interne ouditeure prosesse tot hul kleinste stukkies nie, hulle kyk ook na die onderling verband tussen mense en prosesse. Hulle soek na al die mense wat betrokke is by 'n proses om te sien wie betrokke moet wees, wie nie betrokke is nie, maar moet wees, hoe daardie mense met mekaar kommunikeer en of daar voldoende kontroles is om bedrog, afval of misbruik te voorkom of te vang.
Wanneer u reageer op interne ouditeure, wys op waar u en u prosesse met ander en hul prosesse interaksie het. Om die kolletjies so te verbind, gee hulle 'n beter beeld van hoe die organisasie as geheel werk. Sodanige inligting gee ook interne ouditeure leiding oor wie om te praat en waar om bykomende inligting te vind.