Hoe om aanspreeklikheid in 'n projek te bou

Verantwoordbaarheid is noodsaaklik vir elke projek se sukses . Verantwoordbaarheid beteken nie dat 'n projekbestuurder moet babysit, micromanage of browbeat mense dinge gedoen word. Sulke taktiek veroorsaak twis en vyandigheid teenoor die projekbestuurder. Eerder as om die enigste persoon te wees wat mense aanspreeklik hou, bemagtig die projekbestuurder die hele span om die projek se aanspreeklikheid te handhaaf.

Terwyl die projekbestuurder die belangrike verantwoordelikheid het om 'n omgewing van aanspreeklikheid te vestig, het projekspanlede die verantwoordelikheid om hulself en mekaar aanspreeklik te hou. In plaas daarvan dat die projekbestuurder alleen op aanspreeklikheid gaan, neem die hele span deel.

Hier is ses maniere om aanspreeklikheid in 'n projek te bou:

  • 01 Adres Aanspreeklikheid by die Kickoff Vergadering

    Die projek kickoff vergadering is 'n tyd om die projek span opgewonde oor die projek te kry en om die groot prentjie uit te lê van waarom die projek nodig is en watter doelwitte bereik moet word. Te midde van al die rahrah is die kickoff-vergadering wanneer die projek borg en projekbestuurder hul verwagtinge vir hoe die projek gaan loop, stel.

    Die stel van aanspreeklikheid as 'n grondbeginsel van die projek is krities. Die projek borg en die projekbestuurder moet hul verwagtinge duidelik maak tydens die kickoff-vergadering. Die projek borg moet twee punte oor aanspreeklikheid maak. Eerstens sal hy of sy die projekbestuurder aanspreeklik hou, en tweedens sal die projekbestuurder almal aanspreeklik hou.

    Gebaseer op hierdie punte, sê die projekbestuurder dat terwyl die projek borg die projekbestuurder aanspreeklik hou, die aanspreeklikheid daar nie ophou nie. Die projekbestuurder verwag dat spanlede hom ook aanspreeklik hou. Daarbenewens verwag die projekbestuurder dat spanlede mekaar aanspreeklik moet hou. Om mekaar uit te roep, word aangemoedig solank alle spanlede professionaliteit en respek teenoor ander behou.

    Hierdie stellings vestig 'n duidelike stelselverantwoordbaarheid. Die projekbestuurder is uiteindelik verantwoordelik vir die sukses van die projek, maar om suksesvol te wees, verwag die projekbestuurder dat almal aanspreeklik is en mekaar aanspreeklik moet hou.

  • 02 Beklemtoon die onderlinge verbintenis van take

    Projekte sluit byna altyd interafhanklike take in. Sommige dinge moet in volgorde gebeur om die projek suksesvol te maak. As 'n projekbestuurder die besonderhede van 'n projek aan die span uiteensit, behoort die projekbestuurder opsetlik te wees om die onderlinge verbindings van take te beklemtoon.

    Hier is 'n voorbeeld van onderling gekoppelde take. 'N regering program gaan deur 'n fundamentele verskuiwing in die werk wat dit veroorsaak deur 'n verandering in sy statutêre gesag. Om uit te vind hoe die program na die skof sal funksioneer, is ' n projek geoktrooieer . Een van die projekspanlede is 'n professionele ontwikkelingsopleider wat kurrikulum sal ontwikkel om aan programmatiese personeel te lewer. Om hierdie opleiding te ontwikkel, moet die res van die span besluite neem oor hoe die program sal funksioneer. Die afrigter hou die span aanspreeklik vir besluitnemingstydraamwerke soos uiteengesit in die handves en werkafbreekstruktuur, sodat sy genoeg tyd het om die kurrikulum te ontwikkel.

    Soms loop take gelyktydig. Dit mag uit noodsaaklikheid of in die belang van doeltreffendheid voorkom. Nadat die take voltooi is, word hul werkprodukte in 'n daaropvolgende taak gebruik. Die aanspreeklikheidstruktuur werk soos in die voorbeeld hierbo. Diegene wat aan die daaropvolgende taak werk, hou aanspreeklik diegene wat aan die voorafgaande take werk.

    Deur die projekbestuurder wat spanlede wys hoe take verband hou met mekaar en hoe elke spanlid goeie werk moet doen ten bate van ander spanlede, stimuleer die projekbestuurder spanlede wat mekaar aanspreeklik hou. As een spanlid nie 'n taak kan begin voordat 'n ander spanlid 'n voorafgaande taak voltooi nie, het die afhanklike spanlid 'n gevestigde belang in die sukses van die ander spanlid en sal die spanlid aanspreeklik wees vir tydige en hoë kwaliteit prestasie.

  • 03 Kry Openbare Verbintenisse op Aksie-items

    Projekbestuurders hou spanbyeenkomste om verskeie redes. Een rede is om volgende stappe te bepaal gebaseer op hoe die projek vorder. Waar moontlik, moet dinge volgens plan geskied, maar wanneer onverwagte probleme opduik, moet hulle hanteer word. Die projekbestuurder kan baie, maar nie almal, versorg nie.

    Maak nie saak wie instem om 'n probleem te hanteer nie, die spanlid wat 'n aksie-item aangaan, moet 'n openbare toewyding maak. Die verbintenis hoef nie 'n formele saak te wees nie, maar almal moet weet wat verwag word. Wanneer iemand instem tot 'n aksie-item, moet die projekbestuurder seker maak dat dit presies vasstel wat gedoen moet word en wanneer dit voltooi moet word.

    Die aksie item moet gedokumenteer word in die vergadering notas of in 'n aksie items log. Verskillende projekbestuursfilosofieë doen dit anders. Die sleutel is om aksie items vir toekomstige verwysing neer te skryf.

  • 04 Openbare Opvolg op aksie-items

    Wanneer spanlede verpligtinge doen, moet die hele span staatmaak op die suksesvolle nakoming van daardie verpligtinge. Om die verbintenisse neer te skryf is wonderlik, maar as niemand ooit op aksie-items volg nie, sal spanlede glo dat verpligtinge nie saak maak nie. Hoekom moet hulle deurkom wanneer niemand vra of hulle gedoen het nie?

    Net soos die verpligtinge in die openbaar gemaak word, moet die projekbestuurder die verpligtinge in die openbaar opvolg. Dit dwing mense om by hul woord te hou. Openbare skaamte is 'n kragtige motiveerder.

    Die beste deel is projekbestuurders hoef nie die slegte ou te wees nie. Sodra die projekbestuurder 'n atmosfeer van aanspreeklikheid gevestig het, is niemand die slegte ou nie, want almal hou mekaar aanspreeklik. Die enigste keer dat iemand die slegte ou is, is wanneer hy of sy nie op 'n toewyding volg nie.

    Daar hoef nie die projekbestuurder te wees om iemand wat nie deur te voer nie, te lam. Die groepdinamika sorg vir die situasie. Portuurdruk kan positief werk. Die projekbestuurder moet net aandag gee aan die aksie-item en die verantwoordelike persoon laat praat. Van tyd tot tyd kan die projekbestuurder vrae vra oor waarom 'n verbintenis nie nagekom is nie, maar gewoonlik sal die verantwoordelike persoon op die hoogte wees van foute, foutberigte of hindernisse en sal 'n nuwe verbintenis aangaan om die oorspronklike aksie-item te voltooi en moontlik om te vergoed vir enige verval in prestasie.

  • 05 Konfronteer Swak Prestasie

    'N Projekspanlid se swak prestasie is 'n probleem wat projekbestuurders vinnig en diplomaties moet hanteer . As ander projekspanlede sien dat swak prestasie geduld word, sal hul motivering dompel, en hul prestasie sal waarskynlik daling daal. Projekbestuurders kan egter nie buzzsaws slegte kunstenaars sny as hulle nie aan verwagtinge voldoen nie. Dit is 'n balans tussen die hantering van dinge vinnig en om dit menslik te hanteer.

    Swak prestasie gaan nie op sigself weg nie. Dit kan nie toegelaat word om aan te durf nie, maar projekbestuurders moet swak presteerders tyd gee om hul gedrag reg te stel sodra dit onder hulle aandag gebring is.

  • 06 Escalate prestasie probleme wanneer nodig

    As die hantering van swak prestasie nie een-tot-een werk nie, moet die projekbestuurder die probleem na die spanlid se toesighouer styg. As dit misluk, sal die projek borg nodig hê om in die situasie in te gaan. Om een-tot-een aan te spreek, te escaleren na die toesighouer en te escaleren na die borg is die beste manier om swak prestasie deur 'n projekspanlid te hanteer. Om 'n stap te slaan, kan die betrokkenes vervreem en uiteindelik tyd mors.

    Voordat u 'n probleem by die projek borg neem, moet 'n projekbestuurder alle ander opsies uitput. In die geval van swak prestasie, beteken dit dat die situasie een-tot-een aangespreek word en dan 'n beroep doen op die spanlid se toesighouer.

    Die projekbestuurder moet spesifiek wees met die projek borg oor wat die projekbestuurder beveel om die projek borg te doen. As die projekbestuurder die spanlid wil raadpleeg deur 'n tweede lynbestuurder, moet die projekbestuurder dit so sê. As die projekbestuurder die spanlid wil vervang, moet die projekbestuurder so 'n versoek doen. Die projek borg het opsies en die voor- en nadele van elke opsie.