Projekbestuur: 'n Definisie
'Bestuur' in projekbestuurs terme verwys na die beleide, prosesse, standaarde, prosedures en riglyne wat bepaal hoe projekte gelei, bestuur en beheer word deur u organisasie.
Bestuur kan omvattend en 'swaar' wees met baie burokrasie, of sketse en 'lig' (in welke geval dit waarskynlik ondoeltreffend is).
Bestuurders moet streef na die regte bestuursvlak vir hul omgewing en kultuur. Om seker te maak dat u bestuursbeleide fiks is, is 'n belangrike faktor om te verseker dat hulle effektief is.
Bestuur begin bo-aan. Die direksie moet toegewyd wees aan die idee van goeie bestuur en die feit dat projekte behoorlik bestuur moet word, binne gespesifiseerde riglyne. Hierdie houding en die verwagte standaarde sal afwyk na Projekrade en projekleiers (en programspanne, waar dit bestaan).
Waarom Projekbestuursake
Jou projek borg en ander belangrike belanghebbendes wil weet dat jy die projekbegroting op die regte manier bestee. Hulle wil sien dat jy die projek se vordering doeltreffend dop en ingryp om projekrisiko te bestuur soos nodig.
Maar die rasionaal vir goeie bestuur oor projekte gaan verder as dit.
Bestuur word vereis deur kliënte, veral dié in die openbare sektor.
Regerings en reguleerders vra (en in sommige gevalle, afdwing) sekere standaarde vir sekere projekte. Bestuur is nie net 'n interne kwessie nie: baie maatskappye wat in gereguleerde markte bedryf word, moet leiding van eksterne wetgewing, soos Sarbanes-Oxley, volg. Projekbestuur maak 'n klein deel uit om te kan bewys dat jou maatskappy effektief en binne die gespesifiseerde leiding en regulasies vir jou bedryf werk.
Projekbestuur help jou ook:
- Verbeter jou opbrengs op belegging en hou die beleggings effektief op
- Verkry inkoop vir projekte
- Vermy die algemene redes waarom projekte misluk
- Kommunikeer meer effektief
- Stel standaardisering oor projekte bekend, wat dit makliker maak om die prestasie te vergelyk
- Verminder risiko
- Ontwikkel en motiveer personeel in 'n gestruktureerde omgewing
Wat Projekbestuur lyk
So nou weet ons wat projekbestuur is, hoe lyk dit op 'n projek? Hier is die soorte aktiwiteite wat bestuur in 'n projekomgewing demonstreer:
- Daar is 'n gedissiplineerde lewenssiklus van die projekbestuur wat omskrewe punte vir goedkeuring insluit. Dit is punte waar die lewensvatbaarheid van die projek bespreek word en daar word besluit of die werk voortgaan of nie.
- Projekte het 'n duidelike sakeversaak en besigheidsgevalle het genoeg inligting om bestuurspanne in staat te stel om die regte besluite te neem.
- Daardie besluite word voldoende gedokumenteer en gekommunikeer.
- Mense wat aan projekte werk, het rolle en verantwoordelikhede gedefinieer.
- Daar is 'n kultuur van voortgesette leer wat projekspanne in staat stel om voortdurend te verbeter en lesse te leer wat in 'n blameer-omgewing geleer word.
- Daar is prosesse en prosedures wat projekspanne in staat stel om hul projek te hersien en om onafhanklike ondersteuning te vra indien nodig.
- Belanghebbendes is verloof en vertrou die proses.
- Projekspanne bestaan uit individue wat ervare en gekwalifiseerd is in die betrokke rolle.
Bestuur van projekte is gekoppel aan die bestuurstrukture in die organisasie. As jy dink dat die hoofdoel van projekbestuur is om te verseker dat projekte op die regte manier uitgevoer word, kan jy sien hoe dit verband hou met finansiële bestuur op korporatiewe vlak, korporatiewe risikobestuur en meer.
Projekbestuur moet naadloos in u huidige organisatoriese prosesse pas. Met ander woorde, moenie 'n splinternuwe finansiële bestuursproses skep as jy reeds een wat op ander gebiede werk nie! Gebruik wat tans bestaan en verander korporatiewe prosesse om hulle geskik te maak om in 'n projekomgewing te gebruik.
5 fokusareas vir projekbestuur
As jy begin kyk, sal jy besef dat projekbestuur deur alle elemente van projekbestuur deurslaggewend is.
Daar is egter 'n paar belangrike fokusareas waar bestuur baie relevant is.
- Metodes en prosesse: Dit help u om werk betroubaar en volhoubaar te lewer.
- Kennisbestuur: Dit is noodsaaklik vir lesse wat geleer word en om te verseker dat die organisasie van projekervaring leer. Kennisbestuur is noodsaaklik as jy wil stop om dieselfde foute verskeie kere te maak.
- Projekbestuur Volwassenheid: Soos u organisatoriese projekbestuur volwassenheid toeneem, sal u vermoë om suksesvol te lewer, ook toeneem.
- Senior Level Purchase: Die verbintenis tot projekbestuur begin boonop. As u bestuursondersteuning het, sal dit deur alle vlakke van die besigheid afloop en die benadering tot bestuur sal volhoubaar wees.
- Ondersteunende Kultuur: 'n Kultuur van ondersteuning, nie die skuld nie, sal verseker dat projekbestuurders die regte omgewing het waarin hulle kan floreer. 'N Ondersteunende kultuur, gelei deur die Projekbestuurskantoor of Projekdirekteur, sal projekbestuurders help om hul doelwitte en dié van die projek te bereik.
Wat om te doen as daar geen korporatiewe standaard is nie
Baie projekbestuurders in kleiner organisasies vind hul lopende projekte in 'n ondersteunende omgewing, en waar daar inkoop vir die konsep van projekbestuur, maar sonder die formele organisatoriese strukture van plek om af te voer.
In daardie situasie - en dit is nie eksklusief vir klein organisasies nie - sal jy jou projekbestuurmodel van nuuts af ontwerp. As daar nie 'n projekbestuursbenadering is nie, kan u die rak afneem en u projek pas. U moet u eie bou.
Dit is nie so moeilik soos dit mag lyk nie!
Begin met die opstel van die basiese beginsels:
- Skep 'n rol en verantwoordelikheidsdokument
- Maak seker jy het 'n projek borg
- Maak seker jy het 'n Projekbestuur of stuurgroep en reël gereelde vergaderings waarvoor jy minute neem en versprei
- Stel 'n risikobestuursproses op
- Stel 'n veranderingsbestuursproses op
- Bou punte in jou projekskedule waar jy die lewensvatbaarheid van die projek kontroleer teen die oorspronklike doelwitte van die sake-saak (die einde van elke fase van die fase is die natuurlike punt om hierdie tjeks te plaas).
Uiteindelik is dit die verantwoordelikheid van die projek borg om te verseker dat daar voldoende bestuur is, maar projekbestuurders kan ook 'n aktiewe rol daarin speel.
Bestuur kan een van die droër vakke in projekbestuur wees, maar dit is een van die belangrikste. Dit is die manier waarop senior bestuurspanne weet dat jy 'n goeie werk doen en dit verseker hulle dat die projek ontvou soos dit moet. Dit bied ook die kontrole en saldo's wat nodig is vir bestuurders om te weet dat geld bestee word op maniere wat gepas en in lyn met die sakeval is.