Die data-insette op hierdie roosters, gewoonlik deur die personeel in die kreatiewe departement , teken die ure wat aan elke deel van die projek bestee is, aan.
Dit beteken nie net die skepping van die veldtog nie, maar die aanvanklike inligtingsessie , die kliëntaanbieding, en selfs die tyd wat by die lote en produksiestudies spandeer word. Slegs deur 'n duidelike beeld te kry van hoe die tyd bestee is, kan 'n agentskap effektief die werklas, die kliënt se faktuurreëling en die manier waarop die tyd tussen spanne toegeken word, effektief hanteer.
Die tydskrif in 'n neutedop
In die vroeë dae van advertensies, soos soveel take van daardie era, is tyd op papier met penne en potlode (en baie uitvee) handmatig opgeteken. Tans word tyd in die rekenaar of 'n tablet ingevoer met behulp van 'n gesofistikeerde stuk sagteware wat verslae van alle rasse kan trek. Die meeste winkels het 'n baie soortgelyke sjabloon wat insluit:
- Die posnommer
- Die kliënt
- Die taak byderhand
- Enige en alle toegewysde personeel
- Die datum en aantal ure gewerk
- Die prys per uur
- Oortyd
Wanneer u 'n projek vir 'n kliënt begin, sal die rekeningbestuurder of verkeersbestuurder 'n werknommer oopmaak en ure begin dop.
Dit sal gewoonlik ooreenstem met die voorstel of bod wat aan die kliënt gegee word, en sal afgebreek word in ure wat hoofsaaklik bestee word aan: navorsing, beplanning en strategie, kreatiewe ontwikkeling, produksie en projekadministrasie.
As alles van plan is, sal die werklike ure wat aan die projek bestee word, goed met die skatting korreleer, maar dit is gewoonlik nie die geval nie.
Kreatiewe ontwikkeling eet dikwels meer tyd as enige ander deel van die proses, weens 'n verandering in rigting, kliënt terugvoering, of die onvermoë om die opdrag te kraak. Dit kan 'n punt van twis wees met die kliënt omdat hulle nie op kreatiewe tyd baie ekstra geld wil spandeer nie omdat die kreatiewe departement probleme ondervind om 'n oplossing te identifiseer.
Die tydsopskrif moet egter korrek ingevul word om daardie tyd op te spoor en aan die kliënt te wys hoe die geld bestee is en hoe die agentskap bedryf word. Dit is 'n goeie manier om te sien of sommige projekte te arbeidsintensief is om wins te maak, of as ander so winsgewend is om belegging in daardie kliënt te verdien vir verdere werk. En in 'n neutedop, dit is die rol van die rooster.
Die voordele van tydskrifte
Hier is die rede waarom roosters die lewensbloed van enige agentskap is:
- Geld - Tydskrifte toon 'n agentskap (selfs in die huis) hoeveel ure vir elke deel van elke veldtog aangeteken is. Dit is dan maklik om te sien of die kliënt se behouer die moeite werd is, of as dit tyd is om die kliënt op 'n projek-vir-projek basis te plaas. Met 'n interne agentskap kan daardie tyd nie direk tot fakture lei nie, maar dit wys bestuur hoe effektief hulle die tyd van die kreatiewe departement gebruik. As dit ontdek word, spandeer hulle 90% van hul tyd op net een aspek van die besigheid, wat party rooi vlae kan skep.
- Deursigtigheid - As tydskrifte korrek gedoen word, is dit maklik om te sien waar dinge glad werk, en waar knelpunte of ondoeltreffendheid besig is om te kruip. Waarom spandeer een kopieskrywer die helfte van die tyd op een kliënt as die ander? En as meer advertensies nodig is, sal 'n vinnige blik op die rooster kyk of die departement oorwerk is.
- Verbintenis en aanspreeklikheid - Die meeste kliënte verwag 'n sekere aantal ure wat aan 'n projek bestee moet word. As hulle nie glo dat die regte hoeveelheid moeite in 'n werk geplaas is nie, kan die roosters die data verskaf om anders te sê. Dit is ook 'n manier om sommige kliënte te wys hoeveel waarde hulle van die agentskap kry.
- Ontleding - Verlede prestasie is dikwels 'n goeie aanduiding van die toekoms. As 'n kliënt die lewe uit die agentskap suig en dit hel maak op almal, kan die data uit die roosters wys of dit die moeite werd is om daardie kliënt te behou, of as dit tyd is om hulle te laat gaan. Aan die ander kant van die vergelyking kan 'n agentskap die winsgewendheid van sommige kliënte toon, wat minimale kreatiewe werk en moeite vereis, maar 'n maksimum opbrengs op die belegging.
Die nadele van tydskrifte
Met al die pluspunte, wat is die probleem? Wel, daar is 'n rede waarom die tydskrifte universeel verafsku word deur feitlik almal behalwe die nommerbrekers van die agentskap:
- Tyd - Baie mense in agentskappe, veral in kreatiewe departemente, wil nie enige van hul tyd aan administrasie toewy nie. As 'n kreatiewe, kan dit nadelig wees om weg te breek van 'n wonderlike kreatiewe dinkskrum om ure in te vul. Baie rekeningbestuurders het dieselfde probleme. Dit is ironies, maar tyd vir roosters word selde toegeken.
- Foute - Dit gaan direk na die eerste punt. Baie advertensies sal die tydskrifte verlaat tot die laaste minuut voor die einde van die maand faktuurverslag. En dit beteken dat die akkuraatheid van 'n rooster wissel van redelik goed tot verskriklik. Dit is moeilik om te onthou hoeveel minute jy twee weke gelede op een werk spandeer het, so dit is dikwels 'n stukkie raaiwerk. As die roosters al geraai word, maak dit hulle amper nutteloos.
- Swak fokus - Tyd is nie 'n goeie aanduiding van uitstekende advertensies nie. Een winkel kan 40 uur spandeer en niks opmerk nie, 'n ander kan 10 werk en 'n meesterstuk produseer. Tydskrifte teken nie die kwaliteit van denke op nie, net die tyd om dit te doen.
Die toekoms van tydskrifte
Tydskrifte is hier om te bly, en hulle moet met die hand gedoen word. Outomatiese tydopsporing werk nie, want dit benodig handleiding en stop. As jy vergeet om die klok te begin, verloor jy ure. Vergeet om dit te stop en 'n paar arm kliente word gereken vir ure se werk wat aan 'n ander projek bestee is. Dit kan op sy beurt tot probleme (en selfs regsgedinge) lei met te veel geld, en die verlies van 'n waardevolle kliënt.
Die enigste manier om goeie tydopsporing te verseker, is om almal in die agentskap se opdateringstydskrifte ten minste twee keer per dag te dring, een keer voor middagete en dan weer voordat hulle huis toe gaan. As dit gedoen word, sal die roosters akkuraat en behulpsaam wees. En as dit nie gedoen word nie, moet agentskappe kreatief met motivering kry. Vind 'n manier om die tydopsporingsproses aan te moedig.
Gee die werknemers wat 'n noukeurige rekord van hul tyd 'n weeklikse bonus, of 'n paar uur op Vrydae, hou. Dit lyk dalk 'n mors van tyd en geld, maar akkurate roosters kan die agentskap baie meer werd wees as 'n paar honderd dollar hier of daar elke week.