7 vrae om jouself te vra voordat jy druk stuur
E-pos kan jou eerste kontak met iemand wees en daarom is dit jou eerste geleentheid om 'n indruk te maak. Wees versigtig met die saamstel van u boodskappe. Voordat jy slaan stuur, beantwoord hierdie 7 vrae.
1. Is my boodskap fout vry?
Om u e-pos te monitor vir foute is die belangrikste ding wat u kan doen voordat u dit stuur. Verkeerde spelling en slegte grammatika sal jou sorgeloos laat lyk. Dit gaan in teen die indruk wat jy probeer maak, veral as jy om 'n werk aansoek doen.
Proeflees totdat jy oortuig is dat jy al die spelling- en grammatikale foute, sowel as tikfoute, gevang het. Grammarly.com het gratis gereedskap, insluitend 'n uitbreiding vir die Chrome-blaaier, wat jou hiermee kan help.
2. Wat sê my e-pos adres oor my?
Jou werk-e-pos adres - wat terloops nooit vir werk soek moet word nie - is heel eenvoudig. Waarskynlik is dit 'n variant van jou naam.
U het dalk 'n minder besigheids-adres gekies om vir persoonlike e-pos te gebruik. 'N Adres wat suggestief, kinderagtig of oulik is, is goed as jy dit net gebruik om boodskappe na vriende en familie te stuur. As jy egter 'n professionele e-pos moet skryf, teken asseblief 'n nuwe rekening aan wat professionalisme verskaf .
Stel 'n e-pos adres op wat jou werklike naam gebruik. Probeer jou voor- en voorname; jou voornaam, middelvoorletter en voornaam; of 'n kombinasie daarvan. Stuur nooit jou professionele e-pos van chickybabe@mymail.com nie.
3. Is die naam en e-posadres in die veld 'na' korrek?
As jy begin om die naam van 'n ontvanger in die "To" -veld te tik, sal die meeste e-pos kliënte die res van die naam invul met een van jou kontakte. Jy kan maklik met die verkeerde naam in die veld eindig, dus maak seker dat jy daaraan aandag gee.
Stel jou voor wat probleme kan veroorsaak as jy per ongeluk 'n e-pos aan die verkeerde ontvanger stuur. Kom ons sê jy soek werk terwyl jy nog in diens is . 'N Huurbestuurder by 'n voornemende werkgewer kan 'n naam hê wat met dieselfde brief as jou huidige baas se naam begin. Hoe skaam sal dit wees as jy jou baas 'n boodskap gestuur het wat bedoel is vir daardie huurbestuurder? Nie alleen wil jy seker maak dat jou boodskap die beoogde bestemming bereik nie, maar jy wil ook seker wees dat dit nie onbedoeld bereik nie.
4. Het ek die korrekte titel gebruik om die ontvanger te adresseer?
As jy reeds op 'n voornaam basis is met die persoon wat jy e-pos, is dit reg om dit op jou manier aan te spreek.
As dit egter jou eerste keer met iemand kommunikeer, of jy weet nie hoe dit verkies word nie, is dit verkieslik om 'n formele titel soos mnr., Mev., Mev. Of dr. En die ontvanger se laaste naam.
Skiet altyd aan die kant van die versigtigheid. Dit kan nie seer wees om formeel te wees nie. Vir 'n wenk oor hoe iemand met wie jy reeds 'n gevestigde verhouding het, verkies om aangespreek te word, kyk terug op vorige boodskappe om te sien hoe hulle geteken is. Dit sal jou help om te besluit wat om te doen.
5. Gee my boodskap my boodskap goed?
Soos die spreekwoord sê, "Dit is nie wat jy sê nie, maar hoe jy dit sê." As jy met iemand van aangesig tot aangesig praat, kan jy staatmaak op intonasie, lyftaal en gesigsuitdrukking om bykomende betekenis vir jou woorde te gee.
As jy probeer om dieselfde boodskap op skrif te gee , is daar meer ruimte vir misverstand omdat die leser nie jou gesig kan sien nie, jou liggaamstaal lees of jou stem hoor nie.
Maak seker jou boodskap is beleefd en klink vriendelik en dat jou beoogde betekenis duidelik is.
6. Is my boodskap eenvoudig, maar nie kripties nie?
Om jou boodskappe kort en soet te hou, sal hulle makliker maak om te verstaan. Terselfdertyd moet jy niks uit die weg ruim nie. U wil nie die ontvanger van u e-pos dwing om te raai wat u probeer sê nie. Jou boodskap moet so akkuraat as moontlik wees, maar sluit al die nodige inligting in.
7. Het ek Ongevraagde Aanhegsels ingesluit?
Baie mense weier om e-pos aanhangsels oop te maak wat hulle nie verwag nie. Hulle het reg om dit te vermy. Rekenaarvirusse word dikwels in die aanhangsels oorgedra. As jy 'n lêer na iemand wil stuur, byvoorbeeld, jou CV, vra eers jou ontvanger vir sy toestemming. Stuur dit net as hy sê dit is goed.