Hoe om 'n RFP te skryf

Skep 'n RFP wat resultate sal kry

'N Versoek om 'n voorstel

, soms 'n RFP of RFQ genoem vir 'n versoek om kwotasie, 'n dokument wat 'n maatskappy uitreik wanneer dit 'n produk wil koop en dit wil hê dat die spesifikasies beskikbaar is vir die publiek. Dit is gewoonlik die geval wanneer verskeie maatskappye op die werk of werk gaan aanbied en dit bied meer mededingende pryse aan. Maar jou poging kan botte produseer wat 'n mors van jou tyd is, of slegter, geen bod nie, as jy nie die RFP korrek voorberei nie.

Hier is hoe om dit te doen vir die beste sukses.

Moeilikheid: Gemiddeld

Tyd benodig: Dikwels neem 'n paar dae

Hier is hoe:

1. Doen jou huiswerk: Bepaal wat jy nodig het, wat jy wil, en wat is moontlik voordat jy jou RFP begin skryf. Moenie 'n RFP uitreik vir 'n masjien wat 1 500 widgets per uur kan produseer as jy nog nooit meer as 25 per maand verkoop het nie. Daar is geen punt om 'n RFP vir 'n vlieënde motor uit te reik wanneer 'n boodskapper net so vinnig op 'n fiets deur die verkeer kan kom nie.
2. Onderskei tussen jou behoeftes en begeertes: As jy 'n aansoek wil koop wat foto's kan stuur tussen hoofkwartier en jou bestelwagens by die werkplek, kan jy die aantal beelde wat jy nodig het per sekonde, die maksimum grootte van die beelde wat jy benodig, spesifiseer en die nodige resolusie. Seker, dit kan lekker wees om daardie beelde in kleur te hê, maar is dit regtig nodig? As jy werklik 'n sekere spesifieke benodig, gebruik woorde soos "wil", "sal" en "moet". Dit dui aan dat dit die vereistes is. Spesifikasies wat bloot "wil" is, moet geïdentifiseer word deur woorde soos "mag", "kan" en "opsioneel."

1. Besluit hoe die wenner sal lyk : Die voorstelle wat u kry in reaksie op u RFP sal verskil. Elke respondent sal verskillende sterkte en swakpunte hê. Sommige sal fokus op die laagste koste. Ander sal op die beste gehalte inpas . Tog sal ander 'n volledige funksie stel aanbied. Besluit voor wat jy soek - die laagste koste, die vinnigste aflewering of 'n kombinasie van die twee.

1. Organiseer die dokument : Enige iets wat jy vir besigheid skryf, moet baie gedink word en moet georganiseer word. 'N Oorsig is 'n goeie plek om te begin. Op 'n minimum benodig u afdelings vir 'n inleiding, vereistes, keuringsvereistes, tydlyne en proses. Baie van hierdie afdelings sal onderafdelings hê.
2. Skryf die inleiding : Dit is waar jy sal verduidelik aan potensiële bieërs waarom jy die RFP publiseer en wat jy hoop om dit te bereik deur dit te doen. Die inleiding kan ook 'n opsomming van die kernpunte van die ander afdelings insluit, insluitende die vervaldatum. Die bekendstelling van 'n RFP vir 'n beeldtransmissiesisteem kan soos volg lees: "XYZ Company versoek voorstelle vir 'n hoogs betroubare, maklik om te gebruik stelsel wat in staat is om beelde van die hoofkantoor te stuur na enige plek in die metropolitaanse gebied. moet ontvang word teen Maandag, 5 Maart 2007 om 8:00 PST. "
3. Verduidelik vereistes : Hierdie afdeling is een van die belangrikste en dit neem gewoonlik die meeste tyd. Jy moet die grootte en duidelikheid van die beelde wat oorgedra word en die nodige spoed spesifiseer. Wees spesifiek, maar moenie aan bieërs vertel hoe jy wil hê die werk moet bereik word tensy dit noodsaaklik is nie. U kan hierdie gedeelte onderverdeel volgens stelsel. Byvoorbeeld: a) Beeldgrootte en kwaliteit b) Oordrag (wat beide verlangde spoed en enige vereistes insluit wat die oordrag veilig kan maak) en c) gewenste opsies (waar u die kleur as 'n wenslike opsie kan lys).

1. Keuringskriteria : Hier is waar jy aan bieërs vertel hoe jy die wenbod kies. Jy kan soveel of so min as wat jy wil, bekend maak. Dit is 'n goeie idee om 'n sin in te sluit soos: "Die wenbieër, indien enige, sal slegs gekies word deur die oordeel van XYZ Company." Sommige regerings-RFP's is baie spesifiek oor keuringsvereistes, maar die meeste kommersiële RFP's is minder akkuraat. U wil dalk 'n sigblad skep wat elke bie aan 'n sekere aantal punte in elke kategorie bied, en dan moet 'n span die beste 'bod' kies uit die een met die top drie tellings.
2. Tydlyne : Hierdie afdeling vertel maatskappye wat op jou RFP wil aanbied hoe vinnig hulle moet optree en hoe lank die proses na verwagting sal neem. Wees redelik wanneer u sperdatums stel. Moenie vir voorstelle vir komplekse stelsels vra nie, dan gee die bieërs net 'n paar dae om te reageer. Gee langer tyd om 'n bod voor te berei as jou RFP groot is, as jou verlangde aankoop ingewikkeld is, of as jy 'n meer gedetailleerde antwoord benodig. Dit is ook waar jy die bieërs kan vertel hoe lank die evalueringsproses sal neem, wanneer hulle in kennis gestel word as hulle suksesvol was en hoe gou hulle moet lewer.

1. Proses: Gebruik hierdie afdeling om te verduidelik hoe die proses sal werk, om die RFP te stuur om die kontrak toe te ken en die werk te begin. Hierdie afdeling kan sê: "Biedingen is verskuldig op die datum wat in Stap 8 hierbo gespesifiseer word. Alle tenders sal hersien word om seker te maak dat hulle voldoen aan alle vereistes en reageer. Alle reaksie biedings sal in X-kategorieë behaal word (u kan die kategorieë noem indien u wens) en die top drie tenders sal deur die voorstelspan geëvalueer word om die wenbieër en 'n alternatiewe te kies. Onderhandelings met die wenbieër sal na verwagting binne twee weke 'n kontrak toeken.
2. Besluit hoe om die RFP uit te stuur : Die meeste RFP's word uitgestuur, maar dit hoef nie te wees nie. U kan 'n RFP per e-pos stuur, of u kan dit op u maatskappy se webwerf plaas. Maak seker dat u die naam of nommer spesifiseer wat bieërs moet gebruik om die RFP te identifiseer waaraan hulle reageer.
3. Besluit wie die RFP sal ontvang: Jy het dalk al die verskaffers geïdentifiseer van wie jy wil koop. Jou maatskappy mag selfs 'n lys van aanvaarbare verkopers hê. Indien nie, kan u moontlike verskaffers vind deur u professionele netwerk , deur aanlyn te soek, of deur vertroude verskaffers van ander materiaal vir hul aanbevelings te vra. Moenie jou lys beperk van wie jou RFP aan slegs "groot" maatskappye of "gevestigde" verkopers ontvang nie. Jy kan dalk beter idees en selfs beter pryse vind van kleiner verskaffers wat dikwels belangstel om jou besigheid te wen.
4. Stuur die RFP.