Baie skryfwerk vir besigheid is slordig, swak geskryf, ongeorganiseerd, vol jargon en onvolledig.
Dikwels is dit te lank of te kort. Al hierdie eienskappe dra by tot ondoeltreffende sakeskrywing.
Of jy nou 'n verkoopvoorstel skryf, ' n e-pos aan jou baas, of 'n handleiding vir 'n sagtewarepakket, daar is sekere stappe wat jy moet volg om doeltreffend te wees. Volg hierdie vyf stappe:
- Organiseer jou materiaal
- Oorweeg jou gehoor
- Skryf jou gedagtes neer
- Proeflees jou materiaal
- Wysig jou materiaal
Organisasie is sleutel
As jy nie jou materiaal organiseer nie, sal dit nie vloei nie en dit sal nie sin maak nie. Skryfwerk kan eenvoudig of ingewikkeld wees. By die skryf van 'n e-pos wat 'n personeelvergadering aankondig, is dit so eenvoudig as om jou gedagtes te versamel. Aan die ander kant sal jy waarskynlik 'n komplekse uiteensetting moet ontwikkel voor die voltooide materiaal as jy die resultate van 'n baanbrekende farmaseutiese proefskrif opsom. Wat ook al die taak is, sonder 'n gepaste vlak van organisasie (selfs jou gedagtes organiseer), mag jy nie alles insluit wat jy nodig het of nie aan die belangrikste onderwerpe aandag gee nie.
Omissies of 'n verkeerde fokus sal jou sakeskrywing minder duidelik maak.
Ken jou gehoor
Voordat jy begin skryf, dink aan jou beoogde gehoor. Byvoorbeeld, 'n aanbieding oor u maatskappy se nuwe 401 (k) -program kan dieselfde uiteensetting hê wanneer dit aan u finansiële hoof sowel as werknemers gegee word, maar die vlak van besonderhede wat u insluit, sal verskil.
Jy moet ook toon oorweeg. 'N Vinnige e-pos aan jou span, wat hulle herinner aan die jaarlikse maatskappyskiekie, sal nie dieselfde toon as jou missief rakende jou maatskappy se jaarverslag hê nie.
Onthou ook dat jy meer effektief aan jou gehoor sal kommunikeer as jy fokus op wat jy wil hê hulle moet eerder hoor as wat jy gaan sê .
'N Woord oor goeie skryfwerk
Goeie skrywers het verskillende skryfstyle. Sommige verkies om alles uit te skryf en dan terug te gaan en te wysig. Ander verkies om te wysig soos hulle gaan. Soms wissel hul voorkeurstyl na gelang van wat hulle skryf.
Soos jy skryf (of wanneer jy redigeer) bewus wees van lengte. Jy moet genoeg woorde gebruik om jou betekenis duidelik te maak, maar moenie onnodige woorde gebruik om dit blom te maak nie. Sakeskryf moet duidelik en bondig wees, nie verbose en blom nie. Onthou, niemand in besigheid het tyd om meer te lees as wat nodig is nie.
Aan die ander kant, moenie jou stuk te kort maak nie. Jy moet genoeg skryf sodat jou betekenis duidelik is en nie misverstaan sal word nie. Stel jou voor of 'n stuk toerusting in 'n pakhuis gemerk is "gebruik maar goed." Dit sal onduidelik wees as dit beteken dat die toerusting baie gebruik is, of dat die toerusting nie meer nuut is nie, maar steeds funksioneel is.
'N Paar addisionele woorde sou die betekenis duidelik gemaak het. Vermy ook die gebruik van jargon of afkortings, want dit kan verskillende dinge vir verskillende lesers beteken. Onverskillig van jou skryfstyl, moet alle skrywers alle geskrewe materiaal, selfs eposse, proeflees en redigeer.
Proeflees en wysig
Ongeag jou skryfstyl, moet alle skrywers alle geskrewe materiaal, selfs e-posse, proeflees en redigeer. Nadat u klaar is met skryf, proeflees u werk. U moet dit dan verander. Proeflesing lees weer wat jy geskryf het om seker te maak dat al die woorde in jou kop dit korrek op die koerant gemaak het. Omdat ons brein vinniger as ons vingers werk, kan u woorde weglaat, 'n einde maak of die verkeerde homoniem gebruik (bv. "Daar" in plaas van "hulle"). Proeflesing vang hierdie foute. Dit is natuurlik maklik om 'n een-lyn-e-pos te lees, en dit is maklik om daaroor te kyk terwyl dit tik.
As jy egter 'n handleiding skryf, sal jou proeflesing ingewikkelder wees en langer neem.
Nadat jy jou materiaal proeflees, is dit tyd om te wysig. Soms kan proeflesing en redigering gelyktydig gedoen word, maar dit is meer effektief as dit opeenvolgend gedoen word.
Die rede waarom jy redigeer, is om dit wat jy geskryf het, reg te stel of te verander om die materiaal beter te laat klink (en lees). Wanneer u vir besigheid skryf, beteken dit dat u die foute moet opstel en die teks so duidelik en bondig as moontlik maak.
Jy skryf nie 'n roman nie
As jy vir besigheid skryf, skryf jy nie die volgende "groot Amerikaanse roman nie." Jou skryfwerk moet so beskrywend wees as wat nodig is, maar jy hoef nie lewendige woordfoto's te verf met baie groot woorde en spraakfigure nie. As jy 'glashuise' bedoel, skryf nie 'glibberige huise nie,' skryf 'glashuise'.