of 'n armes. Hier is 'n paar wenke wat jy moet volg wanneer jy die telefoon by die werk gebruik:
- Sluk eerste
Met ander woorde, jou mond moet onbewoon word wanneer jy bel of die telefoon beantwoord. Jy wil duidelik kan praat en dit is onmoontlik as jy kou of sluk. - Noem en rang asseblief
Wanneer u 'n oproep by die werk ontvang, moet u uself en u maatskappy en departement identifiseer indien van toepassing. As die oproeper van die maatskappy se hooflyn na u oorgedra is, kan u slegs u naam en departement spesifiseer. Die persoon wat aanvanklik die oproep beantwoord het, het waarskynlik die maatskappy se naam gegee. Wanneer jy die oproeper is, identifiseer jouself op dieselfde manier voordat jy vra vir die persoon wat jy probeer bereik. - Manners doen regtig saak
Wees altyd beleefd, ongeag wie aan die ander kant van die lyn is. Of jy nou met 'n ontvangsdame of die maatskappy president praat, vergeet nooit om asseblief te sê nie en dankie. Afgesien van die feit dat almal respek verdien, kan die persoon wat jou oproep beantwoord, seker maak dat dit behoorlik hanteer word.
- Fokus: Terwyl ons almal wil multitask (of poog om) te weerhou om na ander dinge te kyk terwyl u op 'n oproep is. Jy moet die persoon wat jy met jou onverdeelde aandag praat, gee. Jou e-pos, sosiale media en speletjies kan wag.
- Hou nou aan
Eerstens moet jy alle ander gesprekke vermy terwyl jy op die telefoon is. Werklikheid raak soms in die pad. Jy moet dalk met iemand praat wat in jou kantoor of in die kamer kom of 'n ander oproep ophaal. Verskoon jouself en beperk jou ander gesprek tot net 'n paar sekondes. Moenie iemand onbepaald op wag laat wag nie. As jy nie vinnig die ander saak kan hanteer nie, maar dit moet dadelik hanteer word, in plaas daarvan om die persoon met wie jy aan die praat was, te vra, vra of jy terug kan skakel op 'n tyd wat vir haar gerieflik is.
- Moenie dat jou oproeper in die stelsel verloor word nie
Daar is tye wanneer jy nie die persoon aan die ander kant van die lyn kan help nie en sal hom moet oorplaas na iemand wat kan. Wanneer jy dit doen, maak seker dat hy weet wie jy die oproep oordra en waarom. Laat hom weet wat om te doen as die oproep nie deurloop nie, of as die persoon wat jy hom stuur, nie daar is of kan help nie. - Hou boodskappe kort en soet
As jy 'n stemposboodskap vir iemand verlaat, praat stadig en duidelik veral wanneer jy jou naam en telefoonnommer aandui. Te veel mense verlaat baie lang en rambling boodskappe net om hul name en nommers vinnig te mompel, wat die ontvanger nie toelaat om die oproep terug te gee nie. - Een keer is genoeg
As jy 'n boodskap verlaat en die persoon vir wie jy dit gelos het, kom nie dadelik terug nie, kan dit wees omdat dit nie op die oomblik is nie. Daar is nie nodig om weer en weer te bel nie. As dit 'n dringende saak is, kan jy weer die volgende dag bel of opvolg met 'n e-pos wat verklaar dat jy ook 'n stempos gelaat het. - Luister eers
Luister na 'n stempos wat jy in sy geheel ontvang het voordat jy die telefoonoproep terugbesorg het. Jy kan leer dat dit nie eers nodig is om terug te bel nie (wow, wat 'n tydsbesparer) of dat jy eers iets moet versorg. Byvoorbeeld, die oproeper benodig dalk inligting wat u gereed kan hê wanneer u terugkom na haar.