Tog moet ons soms ontmoet. En ja, daar is 'n paar goeie raad beskikbaar van kundiges oor tydsbestuur, agendabeheer en reëls van orde.
Die fokus hier is 'n bietjie anders, en bied 'n paar beproefde en ware leiding wat bestuurders sal help om vyf algemene vergaderingsoorte te verander in pynlose en produktiewe gebeure.
Vyf algemene vergadering oplossings
1. Verwyder die dood deur "Around the Table" -opdaterings . Jy ken hierdie vergadering. Beweeg agtien mense in 'n kamer en vereis dat elke persoon 'n opdatering moet deel wat tipies lyk as 'n poging om hul bestaan te regverdig en 'n saak te maak vir hul betoog in die groot werkersaal. Uitvoerende hoofde en senior leiers is berug om hierdie vergaderings te bestuur, naïef te glo dat dit 'n goeie manier is vir almal om te hoor wat oor die firma gebeur. In werklikheid stem mense meestal uit en fokus op die beplanning van hul eie werk dat niemand sal luister nie.
In plaas daarvan: Kom in elk geval saam met jou eweknieë, spanlede of belangrike kollegas, maar moenie aan die "rondom die tafel" -benadering onderwerp nie. Bied inligting op 'n uitsonderingsbasis aan.
Deel relevante nuus, insluitend finansiële resultate, groot kliënt wenke of bywerkings oor organisasie-wye inisiatiewe. Verleng ook die aanbod vir individue om belangrike kwessies in te samel. As iets opmerklik en nie wyd bekend is nie, moet iemand dit deel. As een groep hulp van 'n ander groep benodig, verhoog die versoek.
Anders, moenie al die deelnemers verplig om te deel nie.
2. Statusvergaderings in die algemeen. Dit kan brutale tydmoordenaars wees, veral wanneer hulle as terugkerende gebeure inskakel en swak bestuur word.
In plaas daarvan : Moet nooit 'n vergadering bel vir iets wat jy kan opkyk nie. Maak gebruik van die tegnologiese gereedskap van die dag om te verseker dat u werkspanne 'n huidige en sigbare statusopdatering handhaaf waar almal dit met die klik van 'n muis kan sien. As jy moet ontmoet, sny die beplande vergaderingstyd in die helfte of, gebruik maklike benaderings en hardloop 'n "stand-up" sessie. Wees drakonies oor die afwykings en afleidings wat hierdie sessies verleng. Fokus op die deel van status en vereis dat mense kwessies buite hierdie forum aanpak.
3. Ongestruktureerde dinkskrumvergaderings. Die meeste dinkskrumvergaderings is so swak gefasiliteer dat ons uiteindelik idees onderdruk, die baas se idee ondersteun of groot lyste van koel dinge opdoen wat nie weer gehoor en weer gesien word nie.
In plaas daarvan: Werk om die dinkskrumonderwerp te definieer en deel dit met genooides voor die sessie. Versamel hul insette en konsolideer en plaas dit of deel dit sonder om die idees te erken. Gebruik die lewende sessie om te spring en bou op die ingediende idees en voeg by die lys.
Weerstaan die drang om idees in hierdie sessie te evalueer. Sluit ander tegnieke in wat sosialiseringsdruk, soos breinskrywing, verminder. En bowenal, konsolideer die idees en skep 'n proses om hulle te evalueer asook om hulle te argiveer vir maklike groepverwysing in toekomstige sessies en situasies.
4. Bedryfsoorsigte wat die Inkwisisie mak lyk. As jy ooit deur 'n sessie gely het waar die ontmoetingsleier gewoonlik 'n uitvoerende fokus op een of ander sukkelende funksie of soek na die swak plek in almal se aanbieding en dan die boodskappers genadeloos gril, weet jy hoe vernietigend hierdie formaat is. Moenie hierdie proses voortduur nie.
In plaas daarvan: hou die diep funksionele duik- en korporatiewe proktologie-eksamens privaat en fokus op die deel van belangrike bedryfsaanwysers, probleme en geleenthede.
Die groepbyeenkoms is nie die tyd of plek om 'n onderpresterende area of individu uitmekaar te maak nie. Stel 'n opvolgvergadering op die plek op, maar moenie almal anders aan jou sigbare kruisondervraging onderwerp nie. Moenie terugbly op aanspreeklikheid vir verbetering nie, maar moenie wreedheid uitskakel nie en wat beloop openbare shaming uit jou repertorium vir ontmoetingsbestuur.
5. Vergaderings wat probleme veroorsaak, vereis spontane besluite. Vreemd of ironies is die vergaderkamer een van die ergste plekke vir vinnige besluite . Om 'n probleem vir die eerste keer op te lig en om 'n besluit te vra, plaas mense op die plek, en hulle sal jou kwaad maak vir die gebruik van hierdie benadering.
In plaas daarvan: Werk onophoudelik voor groepbyeenkomste om belangrike belanghebbendes oor kwessies en opsies te betrek. Verkry hul insette, bied jou perspektiewe en werk aan makelaars gemeenskaplike belange. Gebruik die vergadering forum om die belange van die belanghebbendes te bekragtig en hul aanbevelings te identifiseer. Terwyl jy nog steeds nie die onmiddellike besluit kan kry sonder 'n ander stap of twee nie, sal jy jou werksverhoudinge met jou voor-sessiewerk versterk het.
Die onderste lyn vir nou:
Ons is natuurlik gemeenskaplike wesens en selfs met 'n verskeidenheid tegnologiese gereedskap wat ons in staat stel om te verbind sonder om op dieselfde plek te wees, help dit soms om van aangesig tot aangesig te wees. Gebruik hierdie tyd verstandig en wys jou respek vir deelnemers deur vergaderings te vervaardig wat beleggings in die tyd beperk en maksimale inligting deel in 'n nie-bedreigende omgewing maksimeer.