Elke keer as een van hierdie verteenwoordigers van die firma kontak gehad het met die kliënt of vooruitsig (hetsy per persoon, per telefoon, per e-pos of per pos), moet hy of sy besonderhede van daardie kontak in die kontakbestuur stelsel (of CMS, vir kort).
Die redes vir hierdie opsporing sluit in:
- Om hierdie verteenwoordigers te evalueer en hul vergoeding te stel.
- Om te verseker dat die kliënt of vooruitsig gekontak word met toepaslike frekwensie, nie te dikwels of te selde nie.
- Om resultate van hierdie kontakte op te spoor, soos finansiële bates ingesamel of beleggingsbankbetrokkenheid gewen.
Soos die laaste punt aandui, moet insette in 'n omvattende CMS ook aantekeninge bevat oor die resultate van hierdie kontakte, insluitende die soort statistieke wat deel moet wees van die maatskappy se bestuursverslagregime . Die prestasies wat deur die professionele persone wat in 'n CMS ingevoer word, moet onderhewig wees aan onafhanklike bevestiging.
Gevallestudie:
Die hoë netto waarde spesialiste in diens van die hoë netto waarde bemarkingsafdeling in Merrill Lynch , dan bekend as Private Advisory Services, het 'n bonusskema gehad wat grootliks formules was, gebaseer op huishoudelike bates wat ingesamel is. In Merrill Lynch se hoë netto waarde-CMS, sou die spesialiste die hoeveelheid bates wat 'n kliënt of voorspelling (of beloof het om te deponeer) by die firma ingedien het op grond van hul bemarkingspogings.
Vervolgens sal die beheerder van Privaat Adviesdienste aktiwiteit in die rekeninge van daardie kliënte monitor om te bevestig of die deposito's wel plaasgevind het al dan nie. Daarbenewens sal inskrywings in die CMS gebruik word vir die subjektiewe gedeelte van die bonusse, om te evalueer hoe aktief die spesialiste was in die opvolg van opdragte.
Daarbenewens sal inskrywings in die CMS gekategoriseer word ten opsigte van spesifieke bemarkingsinisiatiewe, soos Vintage Motorsport, die Merrill Lynch Shootout en borgskappe van simfonie of museumaande. Hierdie data sal ook gebruik word om die finansiële opbrengste te evalueer van borgskappe en promosies .