Ontvangsdame Posbeskrywing
Ontvangsbeamptes voer administratiewe en kantoortakke soos antwoordfone en e-pos, ontvang besoekers en verskaf algemene inligting oor hul organisasie aan die publiek en kliënte.
'N Ontvangsdame is per definisie die eerste persoon wat 'n besoeker gewoonlik sien. Die voorportaal van 'n kantoorkompleks of 'n mediese fasiliteit sal gewoonlik 'n ontvangsdame hê, wie se primêre taak is om besoekers na die regte kantoor binne die fasiliteit te rig. Individuele kantore kan ook hul eie ontvangsdame hê, of 'n kantoorassistent of kantoorbestuurder kan daardie rol vervul. Inderdaad, die drie graad in mekaar tot 'n mate. Alhoewel dit soms oor die hoof gesien word, beset ontvangsdeskundiges 'n sentrale en betroubare rol in enige maatskappy.
Salaris
Die mediaan salaris vir rekenmeesters was in Mei 2016 $ 27,920 per jaar volgens die Buro vir Arbeidsstatistiek. Dit sal wissel volgens gebied en vlakke van ondervinding.
Top 5 Vaardighede Ontvangers benodig
Hier is inligting oor die beste vaardighede wat werkgewers soek wanneer hulle die ontvangs van ontvangs aanvra:
1. Professionaliteit
As 'n ontvangsdame moet jy die eerste persoon wees wat 'n kliënt of ander besoeker by aankoms sien.
Dit beteken dat jy verantwoordelik is vir die verskaffing van almal se eerste indruk van jou werkgewer. U moet dus u maatskappy se idees beliggaam, beide in u gedrag as in u voorkoms. Kyk na die deel. Groet almal met 'n glimlag en 'n vriendelike woord en wys dat jy gelukkig is om te help.
2. Kommunikasievaardighede
Kommunikasie is baie belangrik aangesien jou primêre taak is om mense te groet, uit te vind wat hulle nodig het, en om hulle te help om dit te kry.
Die meeste van hierdie kommunikasie sal mondeling wees, persoonlik of per telefoon.
Behalwe met die interaksie met besoekers, moet jy ook nou saamwerk met al die verskillende mense wat besoekers kom sien. As 'n belangrike vergadering val, moet u dalk verduidelik waarom. As iemand 'n slegte dag het, kan jy die kakebeen daarvan dra.
As 'n noodgeval in of voor jou besigheid ontstaan, kan jy die eerste persoon wees wat daarop moet reageer en besluit wat om te doen. En altyd moet jy seker maak dat inligting akkuraat en doeltreffend deur jou vloei.
3. Tegnologievaardighede
Uiteraard sal u 'n telefoonsisteem gebruik, waarskynlik een met verskeie interne en eksterne lyne wat u glad moet werk. Jy sal waarskynlik ook bekend moet wees met sigblaaie, woordverwerkingsprogrammatuur, die maatskappy se e-pos- en lêerdelingstelsels, en moontlik verskeie sosiale media-platforms en jou maatskappy se eie sagteware-oplossings. Daar is altyd 'n kopie masjien, en die papier sal altyd konfyt wees. Kan jy dit regmaak?
4. Organisasie
Jy sal die nexus van 'n groot deel van jou werkgewer se interne kommunikasie wees. Dit beteken dat jy nie net jouself moet hou nie, jy moet ook almal anders georganiseer hou.
U kan ook verantwoordelik wees vir die aanstuur en reguitlees van leesmateriaal of inligtingsbronne in u wagarea.
5. Multitasking Capability
Jy sal selde net een ding hê om by te woon. 'N Nuwe oproep kan inkom terwyl jy nog steeds aanlyn is met die eerste, so jy moet die nuwe oproeper groet en dan terugskakel. Intussen kan drie mense persoonlik wag om met jou te praat. Jy sal die behoeftes van elke persoon in jou gedagtes moet skei, niemand moet verwaarloos nie en nie oorweldig of gefrustreerd raak nie. Party mense geniet die uitdaging. Sommige doen nie. As jy kan multitask wel , kan jy 'n bate vir jou werkgewer en jou maatskappy wees, en jy sal waarskynlik as 'n ontvangsdame suksesvol wees.
Ontvangsdame Vaardigheidslys
Vereiste vaardighede vir ontvangsdame sal wissel afhangende van die werk waarvoor u aansoek doen.
Hier is 'n lys van moontlike vaardighede wat u nodig het om gehuur te word.
A - G
- akkuraatheid
- Administratiewe Ondersteuning
- Vrae beantwoord
- Aanstellingskedulering
- Assisteer ander
- Aandag vir Detail
- Clerical Support
- Kliëntverhoudinge
- kommunikasie
- rekenaar
- Bevestig afsprake
- korrespondensie
- Kliënte fokus
- Kliëntediens
- Data invoer
- Pos lewer
- diplomasie
- Besoekers rig
- E-pos Korrespondensie
- Gebeurtenisbeplanning
- indiening
- Oproepe deurstuur
- vriendelike
- Front Desk Operations
- Groet Besoekers
H - M
- Interpersoonlike
- Uitreiking van sekuriteitspas
- pos
- Bestuur gasboeke
- vergaderings
- Boodskap neem
- Microsoft Office
N - S
- Kantoor Pligte
- Kantoortoerusting
- Kantoorondersteuning
- organisasie
- Telefoonoproepe
- prioritisering
- Verskaffing van inligting
- Verskaf leesmateriaal
- stiptelikheid
- Registrasie van gaste
- betroubaarheid
- navorsing
- Screening en regstreekse oproepe
- Self gemotiveerd
- skakelbord
T - Z
- spanwerk
- telefoon
- Tydbestuur
- Validating Parking Passes
- Verbale kommunikasie
- Wagruimte Onderhoud
- Welkom Besoekers
- Woordverwerking
- Skriftelike Kommunikasie
Frases wat ingesluit moet word in 'n Ontvangsdame
'N CV vir ontvangsdame moet 'n aantal afdelings bevat, soos 'n doel of profiel , 'n opsomming van kwalifikasies , kundigheidsareas, prestasies, werksgeskiedenis, vaardighede en opvoeding.
Die volgende frases sal u help om u CV te bewerkstellig U mag hierdie stellings gebruik in die vaardighede, kwalifikasies of sterkpunte van u CV:
• Hoogs geskoolde besoekers begroet en rig dit na die regte persoon of afdeling
• Bekwaam in die bestuur van gaste se boek en die uitreiking van sekuriteitspas
• Praktiese ervaring om inligting aan besoekers te gee en hul vrae te beantwoord
• Bewese rekord van oproepe / aanstuur van oproepe en die neem van boodskappe
• Getoonde vermoë om met telefoon- en e-posnavrae te gaan
• In staat wees om 'n georganiseerde ontvangsarea in stand te hou
• Omvattende kennis van die organisering van leesmateriaal in die wagarea
Die volgende posbeskrywingsstate van die ontvangsdame word in die verlede gegee en kan gebruik word om jou ervarings te beskryf met 'n werk wat jy in die verlede gehad het. As jy 'n beskrywing van jou huidige ontvangswerk in jou CV wil skryf, moet jy hierdie sinne verander om dit aan te bied.
• Gaste, gehelpte en gerigte gaste, werkers, besoekers en die algemene publiek
• Beantwoord alle inkomende oproepe en hanteer die oproeper se navrae
• Voorsien kantoorondersteuningsdienste om doeltreffendheid te verseker
• Reageer op gaste en openbare navrae
• Ontvang, gerig en geslaag deur telefoonfaksboodskappe
• Gekontrakteerde werknemers, gaste en die algemene publiek aan die regte personeellid
• Handhaaf 'n voldoende rekord van kantoorvoorrade
• Voorsien woordverwerking en klerklike ondersteuning
• Opgetel en die pos afgelewer
• Onderhou die algemene liasseringstelsel en lê alle briewe in
• Koördineer die herstel en instandhouding van kantoorbenodigdhede
• Voorsien administratiewe dienste aan die kantoorbestuurder
Resepsie Resume Voorbeeld
Dit help altyd om 'n voorbeeld te hê, so hier is 'n blik op wat 'n ontvangsdame hervat moet lyk en kan aangepas word vir jou werksoek behoeftes:
Naam van
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Werksondervinding
Ontvangsdame / Administratiewe Assistent
Regskantore van Smith en Reilly
Kolonie, NY
Januarie 201X - Teenwoordig
- Skeduleer en woon vergaderings bymekaar, bespreek notules, versprei minute per e-pos aan alle vennote.
- Organiseer dokumente ter voorbereiding van hofdatums
- Eerste persoon van kontak vir kliënte.
- Bestel en onderhou kantoorvoorrade vir die firma.
- Georganiseer en geantwoord op e-posse soos benodig.
ontvangsdame
Tandheelkundige Kantoor van Dr Smith
Albany, NY
Desember 20XX - Desember - 20XX
- Groet pasiënte toe hulle aankom.
- Geskeduleerde afsprake in persoon en oor die telefoon.
- Hanteer mediese lêers (maak notasies, sortering en liassering).
- Gevorderde eise met tandheelkundige versekeringsmaatskappye.
- Hanteer inkomende en uitgaande pos en e-pos.
Kliente Diens Verteenwoordiger
Nasionale Krag en Gas Maatskappy
Albany, NY
September 20XX - Desember 20XX
- Beantwoord kliëntediensoproepe.
- Besluit kliënt probleme en bekommernisse.
- Gekontrakteerde kliënte na toepaslike bronne.
- Comfortabel gebruik rekenaargebaseerde kliëntediensstelsel.
Ander ervaring
Camp Happiness - Camp Counselor
Somer 199X
Latham High Gazette - Koerantredakteur
Junior en Senior Jaar van Hoërskool
onderwys
ABC Kollege, Albany, NY
BA
Hoof: Besigheidsadministrasie
vaardighede
- Uitstekende MS Office vaardighede.
- Uitstekende grammatika vaardighede.
- Ervaring met die beantwoording van oproepe vir multi-lyn fone.
- Gerieflik met behulp van 'n verskeidenheid kantoortoerusting.
- Vermoë om 'n georganiseerde en netjies werkplek te handhaaf.
- Sterk kliëntediensvaardighede.
Wenke vir die skryf van jou CV
Wanneer u u CV opstel, moet u al u relevante vaardighede noem, met inagneming van die soort kantoor waarvoor u sal werk. Skryf u CV spesifiek vir die werk waarvoor u aansoek doen.
Byvoorbeeld, as jy aansoek doen om 'n pos in 'n mediese kantoor, moet jy jou vaardighede wat aangewend word in daardie tipe instelling soos die kliëntediens, telefoon- of liasseringsvaardighede wat jy het, benadruk. Hier is hoe om jou vaardighede by 'n posbeskrywing te pas .