Vergadering Bestuur Sleutel - Stand PAT
Sommige bestuurders gebruik 'n PAT
benadering tot vergaderings, wat 'n voorwerp vereis, ' n Genda, en 'n T- frame. Om die deelnemers aan hierdie kritieke punte van konteks voor die sessie te versterk, verseker dat mense bereid is om deel te neem en die algemene doel van die vergadering te ondersteun. 'N Duidelike PAT-oorsig help om 'n produktiewe sessie te verseker.
U moet die doel van die vergadering in 1 of 2 sinne hoogstens kan definieer. "Hierdie vergadering is om die nuwe bemarkingsveldtog te beplan" of "hierdie vergadering is om die nuwe beleid vir die hantering van opbrengste te hersien." Die doel help om te verseker dat almal weet hoekom hulle daar is, wat gedoen moet word, en hoe om vordering te lei en om 'n gevolgtrekking te maak.
Stel 'n agenda. Lys die items wat u gaan hersien / bespreek / inspekteer. Ek gee graag 'n tydsbeperking vir elke agendapunt (sien onder) en identifiseer die persoon wat verantwoordelik is vir die moderering van die bespreking. Stel 'n tydraamwerk in; stel ten minste 'n begin- en eindtyd in.
Ek beveel ook aan om 'n duur vir elke item op die agenda te stel. Dit behoort tot die totale vergaderingstydperk te wees.
Begin jou ontmoetings op tyd
As jy in een van daardie kulture werk waar mense tot byeenkomste inkom tot vyf of tien minute na die geskeduleerde aanvangstyd, is dit tyd om 'n nuwe tendens te begin.
Een firma moedig sy bestuurders aan om die deur op die geskeduleerde aanvangstyd toe te maak, en diegene wat laat is, is nie welkom om dit by te woon nie. Alhoewel dit dalk meer drakoniese is as wat jy omgee, moet jy nie bekommerd wees oor hoe om die vergadering te bestel, die doel te hersien en verwagtinge en tydsberekening te bevestig nie.
Moenie wag vir strugglers om op te daag nie. Wanneer iemand laat arriveer, moenie teruggaan en hersien wat reeds gedek is nie. Gaan voort met jou vergadering onderwerpe. Dit sal ongemaklik wees vir die straggler en verbeter die kans dat hy / sy betyds by die volgende vergadering aankom.
As die vergadering organiseerder / borg nie betyds opgedaag word nie, oorweeg die vergadering gekanselleer en gaan terug na die werk. 'N Vyf tot sewe minute wagtydperk is redelik. Die kans is dat die vergadering organiseerder 'n onverwagse moeilikheid gehad het en verkies dat jy nie tyd mors om vir hom / haar te wag nie.
Hou die vergadering oor die onderwerp
'N Goeie oefening is om iemand die rol te gee om almal op die regte spoor te hou tydens die vergadering. Dikwels dryf die besprekings en dan af tot 'n werveling van menings, idees, feite en emosies. In plaas daarvan, moet die rol toegeken word en almal in die teenwoordigheid daarvan in kennis stel dat hierdie persoon sal ondervra as en wanneer die bespreking van die agenda en spesifieke onderwerp van bespreking afwyk.
In sommige maatskappye word hierdie rol as die "Traffic Cope" verwys, in ander, "Topic Keeper." Ongeag die etiket, is die rol baie nuttig om die doeltreffendheid en produktiwiteit van u vergaderings te versterk.
As addisionele onderwerpe ontstaan wat buite agenda is, maar belangrik is om te bespreek, moet dit duidelik vasgelê word en in die "parkeerterrein" geplaas word vir toekomstige oorweging en bespreking of vir 'n diskrete vergadering. Die eienaar van die vergadering behou die reg voor om 'n geringe uiteenlopende bespreking toe te staan as dit die algemene ontmoetingsdoel ondersteun.
Hou en versprei vergadering notas / notules
Iemand, behalwe die vergadering organiseerder, moet minute van die vergadering hou. 'N Goeie opname van die notule sal insluit:
- Vergadertyd, datum, ligging
- Beskrywing van die doel
- Afskrif van die agenda
- Lys van deelnemers en 'n lys van diegene wat nie bygewoon het nie
- 'N Volledige opsomming van gevolgtrekkings, aksiewerkwoorde, verantwoordelikhede en datums vir voltooiing. Baie noteerders gebruik die agenda as 'n riglyn om die gevolgtrekkings en aksies te lys.
- Beplande opvolgvergadering indien nodig.
Ideaal, versprei die vergaderingnotas so gou as moontlik na afloop van die vergadering en absoluut binne een werksdag. Die notules en notas dien as 'n belangrike herinnering vir deelnemers sowel as 'n inligtingsbron vir ander belanghebbendes of vir diegene wat die vergadering gemis het. Die notule is 'n goeie hulpmiddel om mense en spanne van hul toegewyde opvolgaksies te herinner.
Die onderste lyn vir nou:
Dit is moontlik dat 'n vergadering sal lei tot 'n positiewe uitkoms, wat help om projekte te propageer en mense vorentoe te gaan, moet net nie daarop reken nie. Sommige ywer en doelbewuste versterking van u bestuurs tegnieke sal jou kans verbeter om 'n goeie uitkoms te gee.
-
Opgedateer deur Art Petty