Hierdie artikel bied idees vir bestuurders op alle vlakke om hul ontmoetingsvaardigheidsvaardighede te versterk ter ondersteuning van die verbetering van produktiwiteit.
Waar bestuurders verkeerd gaan met vergaderings
Baie bestuurders dink hulle weet hoe om 'n vergadering te "hardloop".
Hulle stel die agenda, doen al die praatjies en maak al die besluite. Alhoewel dit maklik en doeltreffend vir bestuurders kan voel, is dit dikwels 'n mors van mense se tyd, en dit raak nie die kreatiewe potensiaal van die span nie. Trouens, dit het die teenoorgestelde uitwerking as werknemers geneig is om te onttrek, uitstel aan die bestuurder wat duidelik in beheer wil wees.
Daar is baie redes waarom bestuurders nie hul werknemers meer by vergaderings betrek nie, insluitend:
- Vrees om te laat gaan.
- Die valse oortuiging dat hulle, omdat hulle in beheer is, al die antwoorde moet verskaf.
- 'N Gebrek aan vertroue in die vermoëns of probleemoplossingsvaardighede van hul werknemers.
- 'N Gebrek aan fasiliteringsvaardighede.
Terwyl die eerste drie items gedrag van arm bestuurders is, kan die laaste een, fasiliteringsvaardighede geleer en versterk word met die praktyk.
Versterking van u fasiliteringsvaardighede
By definisie beteken fasilitering, " Om makliker of minder moeilik te maak; help vorentoe . "Ten einde vir 'n bestuurder 'n vergadering te fasiliteer (in plaas daarvan om dit te bestuur), moet hulle bereid wees om hul krag te laat vaar en oop te wees vir verskillende uitkomste en benaderings.
Behoorlike vergaderfasilitering behels dat almal betrokke is by die identifisering en oplossing van probleme. Spanne sal byna altyd beter, meer kreatiewe oplossings ontwikkel as wat enige bestuurder kan en sal meer geneig wees om die implementering van die oplossings te ondersteun.
Hier is nege vaardighede wat nodig is om 'n vergadering te fasiliteer, wat almal met praktyk geleer en verbeter kan word:
- Agenda beplanning. 'N Samewerkende ontmoeting begin met agenda beplanning. Om onderwerpe te kies wat deelname uitnooi, dit wil sê, 'n probleem wat opgelos moet word, is veel meer bemoedigend as "inligting" -onderwerpe. Daar moet egter genoeg tyd toegewys word vir groepbetrokkenheid.
- Omgewing en klimaat omgewing. Logistiek saak! Wanneer mense ongemaklik is, kan mekaar nie sien nie, nie kan hoor nie, of honger het nie, sal die uitslag van die vergadering ly. Leer hoe om logistiek te gebruik as 'n manier om groot deelname aan te moedig en hindernisse te verwyder.
- Vra vrae. Groot vrae stimuleer goeie bespreking. Die artikel, " 70 Awesome Coaching Questions Using the GROW Model ," bied 'n paar uitstaande besprekingsprompters.
- Aktiewe luister. Wanneer 'n bestuurder parafraseser, kontroleer vir begrip, en vra opvolgvrae, moedig dit meer deelname aan en hou die bespreking vloei. In " Hoe om 'n beter luisteraar te word ," deel ek idees oor die versterking van jou aktiewe luistervaardighede.
- 'N dinkskrum. Die meeste mense dink hulle weet reeds hoe om te dinkskrum. Hulle doen egter gewoonlik nie. In te veel instellings word die effektiwiteit van dinkskrum verminder deur swak prosesbestuur, sterk sosiale of politieke druk en swak fasiliteringsvaardighede. Baie mense het nog nooit werklik die krag van 'n goed-hardloop-dinkskrumsessie ervaar nie. Sien " 15 maniere om te reën op 'n dinkskrumsessie " vir wat om nie te doen nie - doen dan die teenoorgestelde!
- Konsensusbouvaardighede. Konsensus beteken nie dat almal met 'n besluit moet saamstem nie. Dit beteken dat almal die geleentheid gehad het om hul perspektiewe te deel en idees voor te stel. Behoorlike fasilitering sal die groep lei van idee-deel tot die ontwikkeling van 'n effektiewe besluit . Om konsensus te bereik, verg meer tyd, maar kry gewoonlik sterker inkoop van die groep as geheel. Onthou egter dat konsensus nie die uiteindelike doel is nie. 'N Effektiewe besluit vir die probleem is die belangrikste probleem. Sien 'n Ses-stap-konsensusbesluit wat raamwerk vir meer oor hoe om 'n span te lei deur middel van 'n konsensusbesluitnemingsproses.
- Konflikoplossing. Wanneer daar 'n ruim aantal mense betrokke is by die oplossing van 'n probleem, is konflik onvermydelik. Trouens, konflik oor die taak of probleem word deur spannavorsers beskou as deel van die proses vir effektiewe besluitneming. 'N Bestuurder moet leer hoe om die krag van konflik op 'n positiewe manier te benut. Sien: "Konflikresolusie vir klein groepe. "
- Nie-verbale kommunikasievaardighede. Terwyl navorsers oor die presiese persentasies beredeneer, sal die meeste saamstem dat meer as 50 persent van kommunikasie nie-verbaal is. 'N Bestuurder moet die groep se toon- en lyftaal kan lees om hul vlak van betrokkenheid, kragtigheid en toewyding te assesseer.
- Opname. Vaardige groepfasilitering behels dat jy weet wanneer jy na 'n blaaier of witbord moet gaan om vas te stel wat mense sê. Deur dit te doen, voel mense dat hul idees gehoor word en waardeer word, en dien as 'n waardevolle rekord wat gebruik word vir aksiebeplanning en opvolg.
Die onderste lyn:
Tyd is 'n kosbare bate in die lewe en by die werk. Streef daarna om vergaderings te bestuur vir optimale doeltreffendheid en doeltreffendheid. Die aanleer, oefening en toepassing van die nege fasiliteringsvaardighede wat hierbo geïdentifiseer is, is 'n goeie plek om te begin.
-
Opgedateer deur Art Petty