Moenie jou boodskappe in iemand anders se hande los nie
Hier is meer van 'n verduideliking om u te help om die belangrikheid van u "out of office" boodskap te verstaan en hoekom moet u 'n bietjie tyd daaraan skeduleer om daaraan te werk.
Dit stel verwagtinge aan ... Vir Almal
(Hopelik) sal jy 'n kraamverlof neem nadat jou baba gebore is. Hierdie keer weg van die kantoor is privaat en baie spesiaal. Jy sal nooit weer hierdie tyd saam met jou pasgebore kind kry nie. Ooit. Dit is dus belangrik om hierdie tydperk in jou lewe te beskerm.
Jy weet hoe dit voel om 'n werk e-pos te kry terwyl jy op vakansie is, reg? Jy voel verplig om 'n vinnige antwoord te stuur! Maar terwyl jy op verlof is, het jy nie regtig tyd vir 'n "vinnige" antwoord nie.
U en u familie verwelkom 'n ander lid in die wêreld. Hierdie tyd van binding sal gevul word met slaaplose nagte, 'n onvoorspelbare skedule, hormoonfluktuasies, dokteraanstellings, besoekers en wie weet wat anders. Ook, daar sal 'n goeie hoeveelheid verandering binne jou en almal rondom jou wees wat jy wil bestuur.
Skryf e-posse onder hierdie toestande sal nie jou beste werk lewer nie. Jou boodskap buite die kantoor sal jou beskerm teen werksonderbrekings sowel as swak deurdagte e-posse.
Die opstel van grense is 'n moet gedurende hierdie tyd. Om te help om jou werk in die wiele te hou, stel 'n nuwe prioriteit dat jou pasgebore en alles wat daarmee gepaard gaan, eerste kom.
Wanneer u die regte uit die ampsboodskap skep, sal u kliënte, mede-werkers en enigiemand anders wat u bereik, verstaan wat u nuwe prioriteit is en hopelik sal dit nie kruis nie.
So, hoe skep jy 'n wonderlike boodskap wat nie stoor nie, om so 'n spesiale tyd te beskerm?
Gee 'n boodskap van u "out of office"
As jy sowat 26 weke is, begin met swanger begin met jou boodskap buite die kantoor. As die opsie gegee word om 'n titel vir hierdie boodskap te stoor, noem dit "Kraamverlof - buite kantoor".
Die voorbereiding van die boodskap voor die tyd gee jou meer beheer oor wat jou boodskap sal sê. U is die een wat u werk ken, wie sal u verantwoordelikhede oorneem en wanneer u terugkom na die kantoor. Besluit of jy wil sê jy sal terug wees op 'n bepaalde dag, gedurende 'n spesifieke week, of glad nie 'n datum noem nie. As jy nie 'n spesifieke persoon gee nie, kan die sender kontak, besluit of jy die e-pos van jou bestuurder of 'n telefoonnommer wil noem wat hulle kan bel.
Wanneer u hierdie boodskap voor die tyd skep, sal u almal red, insluitende jouself, tyd en energie. U moet dalk die kantoor onverwags verlaat (u weet om u baba te gaan lewer). Sodoende sal u IT-administrateur of u bestuurder 'n voorbereide boodskap hê om dit te gebruik.
Wil jy IT of jou bestuurder die toon van hierdie boodskap stel? Heck no!
Sodra jou boodskap buite die kantoor gered is, vertel jou bestuurder. Hulle sal daarvan hou om te hoor dat jy gereed is vir jou uitgang en daar is een ding wat hulle sal moet doen om jou te ondersteun.
Dinge wat in u boodskap ingesluit moet word
Hieronder is 'n voorbeeld "buite kantoor" -boodskap wat u kan gebruik. Sodra u die boodskap in u e-posprogrammatuur geaktiveer het, sal dit outomaties reageer op enige e-posse wat aan u gestuur word gedurende 'n bepaalde tyd wat u ingestel het.
Dit is jou taak om die ontvangers in kennis te stel waar jy is. Jy kan eenvoudig sê jy is "buite die kantoor" of jy kan hulle inlig dat jy op jou kraamverlof is. As jy verkies om nie almal in kennis te stel dat jy op kraamverlof is nie , verwyder net die drie woorde "vir kraamverlof". U kan ook 'n variant van hierdie e-posboodskap gebruik vir uitgebreide vakansies of sakereise!
Waar jy sien (hakies), voeg die toepaslike woorde of frases vir jou omstandighede in.
Dankie vir jou e-pos. Ek is uit die kantoor op kraamverlof tot (datum wat jy verwag om terug te keer).
As u onmiddellike hulp nodig het, kontak asseblief (naam van kollega wat vir u bedek, met kontakbesonderhede, u bestuurder se e-pos of 'n telefoonnommer).
(As u sekere projekte het, dek u die projek naam en die persoon wat u dek).
As u saak nie dringend is nie, antwoord ek u e-pos by my terugkeer.
Vriendelike groete,
(Jou naam)