Heads Up: Federale Wette en Staatswette kan verskil
Hier is basiese riglyne vir HR-rekordhouding. Onthou egter dat die staatswette van hierdie riglyne mag verskil. As staatswette en federale wette in konflik is, hou altyd die rekords gebaseer op die vereiste wat langer is.
Dit is beter om iets te lank te hou as nie lank genoeg nie.
Huurrekords: 1 jaar
Jy moet al die CV's, onderhoud notas, aansoeke en posstukke stoor, en selfs 'n rekord van jou soektogte deur jou aansoeker opsporingsisteem vir een jaar nadat die besluit om 'n werkaanbod gemaak is, gemaak is. Dus, as jy 'n aansoeker ondervra, en die hele proses trek vir drie maande aan, is dit nie tot die finale verhuringsbesluit gemaak is dat die klok begin tik nie.
Hoekom moet jy dit doen? As iemand ooit jou verhuringsbesluit vra, moet jy wys dat jy nie op enige manier , vorm of vorm onwettig gediskrimineer het nie . Wette soos die Amerikaners met Gestremdhede Wet , Titel VII en vele ander vereis dat jy bewys dat jy voldoen. Deur hierdie rekords te behou, kan u dit doen.
Dwelmtoetsrekords: 1 jaar of 5 jaar vir vervoerwerk
As u dwelmtoetse vir voor indiensneming benodig , is dit deel van die huurrekord en u moet 'n afskrif van die resultate vir een jaar behou.
As jy addisionele dwelmtoetse doen, hetsy as gevolg van 'n voorval by die werk of as deel van 'n ewekansige tjek, moet jy ook hierdie rekords vir een jaar onderhou. As u egter onderhewig is aan die departement van vervoerregulasies, is die minimum tydsraamwerk vir dwelmtoetsrekords vyf jaar.
Betaalstaat / Tydskaarte, ens.: 3 Jaar Minimum, 5 Jaar Na Beëindiging Aanbeveel
Die wet vereis dat u hierdie rekords vir drie jaar behou, maar onlangse regsgedinge beteken dat dit slimmer sal wees om u langer te hou.
U wil 'n rekord hou van hoeveel werknemer betaal is, en hoeveel ure het hulle vir u volle diens by u maatskappy gewerk. Hou u rekords vir ten minste vyf jaar nadat die werknemer verlaat het, ongeag die rede.
Vir vrygestelde werknemers hoef jy natuurlik nie tydrekords te handhaaf nie, aangesien hul loon dieselfde is, ongeag die aantal ure wat gewerk word. As u egter ooit 'n werknemer as vrygestel geklassifiseer het toe sy nie-vrygestel moes gewees het, kan hierdie ure gewerkte rekords u lei vir die betaling van oortyd .
Maak seker dat jy insluit hoe die maatskappy bereken het, betaal. Byvoorbeeld, jy moet vasstel of dit reguit salaris, salaris plus kommissie, oortyd, stukwerk of reguit uurlikse betaling is.
Jy moet dit nie net vir betaal- en belastingvrae doen nie, maar baie ander besluite maak staat op die aantal ure wat gewerk word. Byvoorbeeld, die geskiktheid vir FMLA is afhanklik van die aantal ure wat in 'n jaar gewerk word. As jy 'n deeltydse vrygestelde werknemer het, sal jy dalk wil oorweeg om tydopname te vereis om FMLA-aanspreeklikheid te bepaal. Jy moet ook kan bewys dat jy jou werkers vir al die ure wat hulle gewerk het, betaal het.
Vorm I-9: 3 jaar na huur, 1 jaar na beëindiging, wat ookal later is.
Onderhou die werknemer I-9-vorm, afsonderlik van u personeelrekords, vir drie jaar nadat u die werknemer gehuur het en vir een jaar na diensbeëindiging, wat ook al later is.
Gesondheids- / pensioenvoordele-inligting: 6 jaar
U moet u rekords van u planne vir al u voordele vir 'n minimum van ses jaar hou. Die howe het vasgestel dat indien 'n werknemer jou smeek en sê dat hy of sy 'n hoër pensioen verdien, is dit die werkgewer se verantwoordelikheid om te bewys dat hulle nie meer skuldig is nie, en nie die werknemer se verantwoordelikheid om te bewys dat hulle dit doen nie. Hou al die opsommingsplanbeskrywings.
As u voormalige werknemers in aanmerking kom vir COBRA , wat hul gesondheidsvoordele uitbrei, moet u daardie rekords ook vir ses jaar hou om net veilig te wees. Die wet spesifiseer nie behoud nie, maar aangesien dit ingevolge die Wet op Arbeidsoptrede vir Pensioeninkomste (ERISA) van toepassing kan wees, vereis hierdie wet vir ses jaar behoud. Om aan die veilige kant te wees, moenie daardie rekords uit gooi nie.
FMLA Records: 3 Years
Wanneer 'n werknemer FMLA versoek , moet jy die papierroete hou, selfs al verloën jy die verlof. Maak seker dat jy elke werknemer se verlof byhou - wanneer dit begin en hoeveel tyd gebruik word. As die werknemer intermitterende FMLA het, maak seker dat jy elke verlof volg en dokumenteer die aantal ure wat gebruik word. Datums en die aantal ure moet gedokumenteer word. Onthou, intermitterende verlof kan vir 'n paar uur in 'n dag of 'n paar dae per week gebruik word. Dokumenteer dit alles en hou die rekords.
Onthou, dit is nie 'n omvattende lys nie en is slegs van toepassing op die federale statute. U mag onderhewig wees aan addisionele rekordretensie wette indien u byvoorbeeld 'n federale kontrakteur is of u staat het verskillende standaarde. As jy twyfel, gooi dit nie uit nie.
U kan toegang tot bykomende hulpbronne oor rekordhouding en verpligte rapportering by die Vereniging vir Menslike Hulpbronbestuur (SHRM).
Disclaimer: Let asseblief daarop dat die inligting wat verskaf word, gesaghebbend is, nie gewaarborg word vir akkuraatheid en wettigheid nie. Die webwerf word gelees deur 'n wêreldwye gehoor en dienswette en regulasies verskil van staat tot land en land. Soek asseblief regshulp, of hulp van staats-, federale of internasionale regeringshulpbronne, om seker te maak dat u regsuitleg en besluite korrek is vir u plek. Hierdie inligting is vir leiding, idees en hulp.