Slim Werkgewers Onderhou 4 verskillende lêers vir werknemersrekords
Personeellêers van werknemersrekords
'N Personeellêer word vir elke werknemer gehandhaaf. Hierdie personeellêers bevat vertroulike dokumente en word bestuur en onderhou deur personeel van personeel.
Personeel lêers is die hoof werknemer rekords wat gebruik word deur die werkgewer, die werknemer, en die werknemer se bestuurder, in sommige maatskappye.
In ander - en dit is die aanbevole benadering - toegang tot die personeel se personeellêer is beperk tot HR en die werknemer onder toesig.
Tipiese dokumente in 'n personeellêer sluit in die indiensnemingsaansoek , 'n familie noodkontak vorm, gedokumenteerde dissiplinêre aksie geskiedenis, 'n CV, die werknemer handboek kwitansie werknemer teken af, by-sal werkgewer teken af, die periodieke evaluering, werk evaluering of prestasie ontwikkelingsplan, opleidingsertifikate en bywoningsbewyse, en huidige persoonlike kontakinligting oor elke werknemer.
Nie alle personeellêers bevat dieselfde dokumente nie, maar elke personeellêer het 'n paar dokumente wat dieselfde is. Dokumentasie van 'n werknemer se prestasie hoort nie in die personeellêer nie, tensy dit dissiplinêre aksie, 'n toekenning of 'n ander teken van uitstaande prestasie regverdig.
Sulke daaglikse prestasienotas behoort in die lêer wat bestuurders die prestasie, doelwitte en bydraes van hul werknemers byhou.
Lêerlêers van werknemersrekords
Loonstaatlêers hou ook werknemersrekords in. Loonstaat lêers bevat 'n geskiedenis van die werknemer se werksgeleenthede, departemente, vergoedingsveranderings, garnishments, lenings en ander inligting wat noodsaaklik is om 'n werknemer te betaal en 'n afskrif van die werknemer se vergoedinggeskiedenis te behou.
Die loonstaatlêer sal ook die geskiedenis van regeringsvorms bevat, soos die W-2, W-4, en sekuriteitswaarborg-dokumente wat deur die werknemer ingevul is. Die lêer sal ook inligting oor werknemersvoordele bevat en toestemming om betalings uit die werknemer se salaris te onttrek.
Mediese lêers van werknemersrekords
'N Medewerkers se mediese lêer word ook deur die werkgewer in stand gehou. Die werknemer rekords in die mediese lêer is nie beskikbaar vir enigiemand behalwe Personeel-aangewese personeel nie en die werknemer wie se rekords in die lêer behou word. Mediese lêers bevat doktersnotas, FMLA-aansoekpapierwerk, dwelmtoetsinligting, vereiste fisiese inligting en ander dokumentasie wat verband hou met die mediese gesondheid van 'n werknemer of sy familielid.
Mediese lêers, as gevolg van die vertroulikheid van die werknemerrekords, ontvang die hoogste mate van veilige berging en vertroulikheid. Dit word aanbeveel dat die mediese lêers in geslote lêerlaaie gehou word wat in 'n kamer gesluit is wat nie toeganklik is vir ander werknemers as personeel wat deur die HR aangewys is nie.
I-9 lêers van werknemer rekords
I-9 Files huis werk rekords wat onderhou word vir alle werknemers in 'n lêer wat geskei is van ander werknemer rekords.
Werkgewers hou hierdie werknemer rekord afsonderlik van ander werknemerrekords om werknemers se vertroulikheid te handhaaf van regeringsamptenare en ander entiteite wat gemagtig is om werknemer I-9 te hersien.
As u die I-9's op 'n aparte plek hou, sal u verseker dat indien u gekies word vir 'n Federale I-9-lêeroorsig, regeringswerkers nie toegang het tot enige ander rekords oor die werknemer of haar diens by u organisasie nie, behalwe die werklike I-9 vorm. Hierdie ondersoeke styg elke jaar so maak seker dat u werknemers die I-9-vorms behoorlik ingevul het, of u kan boetes en potensiële tronkstraf onderhewig wees.
Toegang tot werknemersrekords deur werknemers
Werknemers kan hul werknemerrekords sien deur 'n personeellid vir personeellede gedurende normale werksure te kontak.
Geen werknemer mag enige dokumente in sy of haar rekords wysig of verwyder nie, wat in die teenwoordigheid van 'n personeellid van die MHB gesien moet word.
U moet 'n werknemerpersoneelrekordbeskouingsbeleid in u werknemerhandboek hê en volg dit onoordeelkundig ten opsigte van werknemerverzoeke om hul lêers te besigtig.
Indien 'n werknemer 'n skriftelike versoek vir 'n afskrif van hul personeelrekords stuur nadat hulle u werk verlaat het, moet u hulle 'n afskrif stuur.
Soms sal jy 'n werknemer ontmoet wat agterdogtig is oor watter soort werknemersrekords deur hul departement Menslike Hulpbronne behou word. Dit is die werknemers wat die meeste waarskynlik 'n afskrif van hul werknemerslêers sal aanvra. Weereens, sonder diskriminasie , maak 'n afskrif van die lêer en stuur dit. (U sal waarskynlik terugvoer kry dat die werknemer verras was deur hoe min dokumentasie die HR-personeel behou het.)
In sommige jurisdiksies is dit wettig om die werknemer te vra vir die koste van duplisering en stuur van die lêer.
Disclaimer: Let asseblief daarop dat die inligting wat verskaf word, gesaghebbend is, nie gewaarborg word vir akkuraatheid en wettigheid nie. Die webwerf word gelees deur 'n wêreldwye gehoor en dienswette en regulasies verskil van staat tot land en land. Soek asseblief regshulp , of hulp van staats-, federale of internasionale regeringshulpbronne, om seker te maak dat u regsuitleg en besluite korrek is vir u plek. Hierdie inligting is vir leiding, idees en hulp.