Hoe kan werknemers toegang kry om hul personeellêer te besigtig?
Omdat werknemers weet dat hierdie rekords bestaan, sal hulle hulle van tyd tot tyd wil sien om te sien wat die lêer bevat.
Wanneer u besluit om werknemers te voorsien (en voormalige werknemers toegang), moet u in ag neem enige wette wat van toepassing is op u besigheid.
Baie state het wette wat vereis dat 'n maatskappy spesifieke dele van die lêer beskikbaar stel aan huidige en voormalige werknemers. Kontroleer met u indiensnemingsadvokaat om te verseker dat u polis aan alle wette voldoen.
Die federale wet vereis byvoorbeeld dat rekords wat verband hou met die Amerikaners met Gestremdheidswet, afsonderlik van personeelrekords gehou word. As jou maatskappy onderhewig is aan HIPAA, maak seker dat jou mediese rekordhouding ook daaraan voldoen.
Jy kan 'n groot hoeveelheid speelruimte hê in wat jy toelaat om werknemers in hul lêer te sien. Hou egter in gedagte dat selfs as u bepaal dat 'n werknemer nie toegang tot sekere inligting, soos naslaankontrole, het nie, kan dit in die geval van 'n regsgeding daardie inligting ontdek word.
Daarom, leer jou personeel om dinge akkuraat op te teken en die wet te alle tye te volg. Werknemersrekords is nie die plek vir binnenshuise grappies of snye kommentaar nie.
Dit gaan nie goed oor in 'n geregshof nie.
As 'n algemene reël het een portier na die rekords verseker dat prosedures gevolg en konsekwent is. Jy wil nie een HR-bestuurder toelaat dat mense hul rekords terug na hul lessenaars neem nie, terwyl 'n ander toegang geweier het.
Om te vereis dat almal deur 'n enkele bron gaan, help om dinge konsekwent en wettig te hou.
Wette rakende rekords en rekordhouding en toegang is moeilik. Maak seker dat jy op datum bly.
Die onderstaande beleid is 'n goeie begin vir jou besigheid , maar hou in gedagte dat jou staat en plaaslike wette mag verskil.
Voorbeeld Werknemersrekords Toegangspolis
Alle werknemers, voormalige werknemers en verteenwoordigers van werknemers kan sekere voorskrifte van hul personeellêer met vooraf kennisgewing aan personeel van personeel ontvang. Dokumente wat verband hou met die werknemer se kwalifikasies vir huur, soos die aansoek, bevordering , dissiplinêre optrede en oordrag, kan aangevra word . Daarbenewens kan die werknemer polis aftekenvorms en opleidingsrekords hersien.
Dokumente wat die werknemer nie mag hersien nie, sluit in verwysings of verwysingskontrole, rekords van enige ondersoek wat deur bestuur onderneem word, mediese rekords, dokumente wat verband hou met 'n geregtelike proses, enige dokument wat die vertroulikheid van 'n ander werknemer sou skend, en dokumente wat gebruik word vir werknemerbeplanning.
prosedure
'N Werknemer wat die toelaatbare inhoud van hul personeellêer wil hersien, moet Human Resources kontak met 24 uur kennisgewing (naweke uitgesluit). Voormalige werknemers, of persone wat onbekend is by die personeel van die Menslike Hulpbronne, moet identifikasie en / of bewys van toestemming gee om toegang tot die personeellêer te verkry.
Werknemers moet hul personeellêers hersien in die teenwoordigheid van 'n personeellid van personeellede.
Werknemers mag nie van die kantoor enige deel van die personeellêer verwyder nie .
Die werknemer mag fotokopieë van die lêer of gedeeltes van die lêer aanvra. Binne die rede sal die personeellede van die Menslike Hulpbronne fotokopieë verskaf. Vir uitgebreide kopiëring moet die werknemer vir die fotostate betaal.
As die werknemer ongelukkig is met 'n dokument in sy of haar personeellêer, in die teenwoordigheid van die personeellid van die Menslike Hulpbronne, kan die werknemer 'n verduideliking of verduideliking skryf en dit aan die betwiste dokument heg. Onder geen omstandighede sal HR-personeel of die werknemer die werklike dokument verander nie.
Die werknemer kan ook vra om 'n dokument uit die personeellêer te verwyder. As die personeellid van die Menslike Hulpbronne instem, kan die dokument verwyder word.
Indien die personeellid se personeellid nie saamstem nie, kan die aangeleentheid aangevra word op die wyse soos voorgeskryf in die Maatskappy Open Deurbeleid .