Adres ongeskeduleerde afwesighede om afwesigheid te verminder
Vir die meeste maatskappye het die verantwoordelikheid om afwesigheid te bestuur, hoofsaaklik op direkte toesighouers geval.
Hierdie toesighouers is dikwels die enigste mense wat bewus is dat 'n sekere werknemer afwesig is.
Hulle is in die beste posisie om die omstandighede rondom 'n individu se afwesigheid te verstaan en om vroegtydig 'n probleem op te spoor . Daarom is hul aktiewe betrokkenheid by die maatskappy se afwesigheidsprosedures deurslaggewend vir die algehele doeltreffendheid en toekomstige sukses van 'n afwesigheidsbeleid of -program.
Om te verseker dat toesighouers gemaklik en bekwaam is in hul rol van afwesigheid, moet hulle die volle ondersteuning van senior bestuur hê. Alle partye moet bewus wees van die doel van afwesigheidsbeleid en -prosedures. Moet daar afwykings tussen departemente wees? 'n beleid kan sy effektiwiteit verloor.
Om meer konsekwentheid te verseker, moet toesighouers opgelei word in hul verantwoordelikhede om afwesigheid te bestuur, aangeraai om effektiewe terugvoering na werkonderhoude te onderneem en, indien nodig, opgelei te word in dissiplinêre prosedures .
Die verantwoordelikhede van die toesighouer
Benewens om te verseker dat werk behoorlik gedek word tydens die afwesigheid van die werknemer, is daar 'n aantal ander kritiese aksies wat toesighouers moet neem om afwesigheid te bestuur. Hulle moet:
- verseker dat alle werknemers ten volle bewus is van die organisasie se beleid en prosedures vir die hantering van die afwesigheid,
- wees die eerste kontakpunt wanneer 'n werknemer in siek bel,
- behoorlike gedetailleerde, akkurate en aktuele afwesigheidsrekords vir hul personeel in stand hou (bv. datum, aard van siekte / rede vir afwesigheid, die verwagte terugkeer na werksdatum, dokter se sertifisering indien nodig),
- identifiseer enige patrone of neigings van afwesighede wat besorgdheid veroorsaak,
- voer terugvoer-tot-werk onderhoude, en
- implementeer dissiplinêre prosedures waar nodig.
Die Terug-na-Werk Onderhoud
Die opleiding van toesighouers om die beste afwesigheid te bewerkstellig, moet onderrig insluit oor hoe om effektiewe en regverdige terugvoering na werk onderhoude te voer. Onlangse nasionale opnames dui aan dat hierdie onderhoude beskou word as een van die mees effektiewe gereedskap vir die bestuur van korttermynafwesigheid.
Die terugkeer-tot-werk-bespreking sal die toesighouer in staat stel om die werknemer terug te keer na die werk, benewens om die bestuur se sterk verbintenis tot die beheer en afwesigheid van afwesigheid in die werkplek aan te toon. Die onderhoud sal in staat wees om 'n tjek te maak dat die werknemer goed genoeg is om terug te keer na die werk.
Die nodige papierwerk kan voltooi word sodat die afwesigheid en die gevolgtrekking daarvan behoorlik aangeteken word. Die feit dat daar 'n gevestigde prosedure bestaan om 'n werknemer se afwesigheid te ondersoek en te bespreek, kan op sy eie as 'n afskrikmiddel dien vir nie-bywoning van oneerlike redes.
Onderhoude moet so spoedig moontlik uitgevoer word na afloop van die afwesige se terugkeer na werk (nie later nie as een dag na sy of haar terugkeer). Die werknemer moet ruim geleentheid kry om die redes vir sy of haar afwesigheid te beskryf. Die toesighouer moet die onderhoud gebruik as 'n tyd om enige probleme wat die werknemer mag hê wat tot afwesigheid lei, te verken.
Die doel is om ' n oop en ondersteunende kultuur te bevorder . Die prosedures is in plek om seker te maak dat hulp en advies aangebied word wanneer nodig en om te verseker dat die werknemer fiks is om terug te keer na die werk.
Werknemers sal gewoonlik die geleentheid waardeer om werklike redes vir afwesigheid binne 'n formele struktuur te verduidelik. Indien die toesighouer die egtheid betwyfel van die redes vir afwesigheid, moet hy / sy hierdie geleentheid gebruik om enige twyfel of kommer uit te druk.
Die werknemer moet te alle tye bewus wees dat die onderhoud nie bloot deel van maatskappyprosedures is nie, maar 'n beduidende vergadering waartydens die afwesigheid aangeteken is en moontlik implikasies vir toekomstige indiensneming kan hê. Die maatskappy se dissiplinêre prosedure , in die geval van onaanvaarbare vlakke van afwesigheid, moet aan die werknemer verduidelik word.
Op geen stadium tydens die vergadering moet die onderhoud 'n vorm van straf word nie, maar moet gesien word as 'n geleentheid om die gevolge van afwesigheid binne die departement uit te lig en te verduidelik. Die oorgrote meerderheid werknemers kry 'n gevoel van trots en prestasie uit hul werk en bestuur moet aangemoedig word om hierdie individue as verantwoordelike volwassenes te behandel.
Aanbevole Dissiplinêre Prosedures indien Afwesigheid voortduur
Die volgende riglyne gee 'n uiteensetting van die aanbevole stappe wat geneem moet word in gevalle waar korttermynafwesighede oor 'n bepaalde tydperk oor 'n aanvaarbare vlak beskou word.
Fase 1: Berading Onderhoud
- Die onmiddellike toesighouer moet die werknemer inlig oor sy bekommernis oor die afwesigheid, probeer om die redes vir die siekte vas te stel en bepaal wat gedoen moet word om die bywoning te verbeter.
- Indien enige mediese toestand op hierdie stadium geïdentifiseer word en waarskynlik 'n uitwerking op werkgeskiktheid het, moet die toesighouer 'n afspraak met 'n maatskappy goedgekeurde dokter reël. Dit moet binne vyf werksdae skriftelik met die werknemer bevestig word.
- As die probleem nie uit die bespreking blyk te wees as gevolg van 'n onderliggende ongeskiktheid vir werk nie, moet die toesighouer die werknemer adviseer dat, terwyl die aangetaste kwale regtig is, 'n volgehoue verbetering in bywoning verwag word of die volgende stadium in die prosedure sal geneem word.
- 'N Oorsig van die bywoning sal outomaties elke maand vir die volgende ses maande gemaak word.
Fase 2: Eerste Formele Oorsig ( Verbale Waarskuwing )
- As die werknemer se afwesigheid voortgaan om te vererger na analise en gereelde monitering, moet hy genooi word om 'n formele oorsigvergadering by die studieleier by te woon.
- Die afwesigheidsrekord moet uiteengesit word in 'n brief wat die werknemer vir hierdie onderhoud nooi. Die werknemer moet aangeraai word dat sy geregtig is om verteenwoordig te word deur 'n vakbondverteenwoordiger of 'n kollega, soos toepaslik.
- Die doel van hierdie vergadering sal wees om:
- voortgaan om die onderliggende redes vir die afwesigheid te bespreek,
- die werknemer van die diens en koste implikasies van haar afwesigheid aanbeveel, en
- waarsku die werknemer (behalwe wanneer daar besluit word om mediese advies te verkry) dat indien daar geen wesenlike en volgehoue verbetering is nie , haar diens beëindig kan word weens haar onvermoë om 'n aanvaarbare bywoningsvlak te handhaaf. Dit vorm die mondelinge waarskuwing. - Waar mediese aandag geregverdig is, moet dadelik opgetree word. Die vergadering word dus net verdaag om hierdie deel van die proses te laat voltooi. Binne vyf werksdae moet die werknemer mediese advies ontvang. Die vergadering word dan herbesluit met MH en die dokter se mening word bespreek.
- As die dokter fiksheid vir werk bevestig, moet die werknemer gewaarsku word oor die gevolge van voortgesette afwesigheid.
Fase 3: Tweede Formele Oorsig (Skriftelike Waarskuwing)
- Gereelde monitering dui daarop dat daar geen verbetering in die afwesigheidspatroon plaasgevind het nie, 'n tweede formele vergadering sal met HR gereël word.
- Die brief wat die werknemer aan die vergadering uitnooi, sal die afwesigheidsrekord insluit en weer advies oor verteenwoordiging.
- Enige nuwe inligting wat tydens die vergadering aangaande siek gesondheid of 'n verandering in die aard van die siekte gegee word, moet moontlik deur 'n maatskappy goedgekeurde dokter geassesseer word.
- Die werknemer moet die geleentheid kry om sy of haar afwesigheidsrekord te verduidelik. Indien nodig, moet die studieleier die werknemer in kennis stel dat 'n formele skriftelike waarskuwing uitgereik word en dat die waarskuwing vir 'n bepaalde tydperk in die werknemer se lêer sal bly . 'N Afskrif van die waarskuwing moet aan die werknemer en sy / haar verteenwoordiger uitgereik word.
- Die werknemer moet ingelig word dat die versuim om te voldoen aan die maatskappy se bywoningsverwagtinge en om die huidige onaanvaarbare rekord van afwesigheid te verbeter, tot die beëindiging van die werknemer se diens sal lei .
- Waar geskiktheid vir werk in twyfel is, gaan voort met herontplooiingsopsies volgens die leiding wat die dokter ontvang. Raadpleeg die werknemer se vakbondverteenwoordiger (indien van toepassing) oor die herontplooiingsproses en opsies.
Fase 4: Tydelike skorsing uit werk
- As die implementering van die vorige stadiums van die dissiplinêre proses gevolg word, word geen verbetering in bywoning plaasgevind nie. Bestuur kan met 'n tydelike skorsing sonder betaling begin. Die voorneme om op te skort moet skriftelik bevestig word met besonderhede van begin- en einddatums. 'N Afskrif van die skorsingsbrief moet aan die werknemer se verteenwoordiger gestuur word (indien van toepassing).
Fase 5: Beëindiging van indiensneming
- Dit is die finale stadium in die dissiplinêre proses waarvolgens die werknemer ontslaan word vir onvermoë om te voldoen aan die maatskappy se vereistes vir werksbywoning. Ontslag kan slegs geskied met die skriftelike magtiging van 'n senior bestuurder en MH.
- Die brief waarin die werknemer geroep word, sal weer advies oor verteenwoordiging insluit en sal die afwesigheidsrekord uiteensit. Die werknemer moet in kennis gestel word dat hy of sy weens die onderhoud ontslaan kan word vir die onvermoë om werkspligte uit te voer .
- Weereens kan die maatskappy dokter geraadpleeg word indien daar enige nuwe inligting is wat betrekking het op die werknemer se gesondheid of werksvermoë.
- Indien 'n besluit geneem word om op grond van vermoë te ontslaan, moet 'n afskrif van die ontslagbrief aan die werknemer se verteenwoordiger gestuur word (indien van toepassing).
- Die werknemer kan die reg hê om te appelleer teen ontslag. Die appèl moet in lyn wees met die maatskappy se dissiplinêre prosedures.
Uitdagings in die Bestuur van Afwesigheid
Wees bewus daarvan dat toesighouers dikwels ongemaklik of onwillig is om te rapporteer oor diegene wat aanvaarbare vlakke van afwesigheid oorskry het. As gevolg van die baie druk wat reeds op toesighouers is, is die konsekwente implementering van afwesigheidsbeleid nie altyd hul topprioriteit nie.
Dit is belangrik om te probeer om die subjektiwiteit uit die afwesigheid van afwesigheid te bestuur en te verseker dat alle werknemers dieselfde behandel word . Dit is noodsaaklik om konsekwent, aanhoudend en regverdig teenoor almal te wees. Wanneer afwesigheid nie op 'n teenstrydige manier aangespreek of aangespreek word nie, kan laer moraal tot gevolg hê.
Die meerderheid van die werknemers sal beleide en programme waardeer , eerder as strafwaardig, waardeer . Stringende of strafmaatreëls wat werknemers dwing om na die werk te kom, kan werknemers tot gevolg hê dat hulle "afwesig word terwyl hulle by die werk is."
Hulle doen so min as moontlik en weerstaan enige poging om hulle te help om meer te doen. Ander programme moet geïmplementeer word wat werknemers help bywoon , soos buigsame werkskedulering , werksdeling , bywoningspryse en welstandsprogramme.