Hier is wat jy moet weet oor die inhoud van personeel lêers
- Die werkgewer wil akkurate inligting handig en georganiseer hê as jy om enige rede toegang tot die inligting benodig. Veranderinge in noodkontakte, werknemeradresse, byhou van prestasie-evaluerings , dissiplinêre briewe , werknemer erkenning en werk aansoekmateriaal is voorbeelde van die soort inligting wat die werkgewer wil hê om vinnig toegang te verkry.
- Die werkgewer moet dokumentasie oor personeelkwessies behou, soos werknemerskiesing, prestasie, werkgeskiedenis, vergoedingskennisgewing en interne bevorderingsaansoeke , om net 'n paar te noem.
'N EEOC eis, 'n regsgeding of selfs die behoefte om die gebrek aan 'n verhoging of bevordering aan 'n werknemer te regverdig, vereis dat die werkgewer hierdie tipe werkdokumentasie ingesamel en behou het. - Sommige werknemer rekords word vereis deur federale of staatsregerings vir werkgewers om te hou. Die organisering van die werknemer se inligting in 'n personeellêer maak sin vir toegang en wettige nakoming en gereedheid.
Soorte Personeellêers
'N Werkgewer hou in die algemeen verskeie soorte personeellêers, vir besigheidsgebruik, vir vertroulikheid van werknemers, vir mediese privaatheid en vir regsvereistes. Ek is nie bewus van enige wet wat sê hoeveel lêers 'n werkgewer moet behou nie.
Daar is egter baie wette, en daar is personeel se beste praktyke vir vertroulikheid van werknemers, wat die inhoud van personeellêers beheer en wie toegang tot daardie inligting het.
Dit is die personeellêers wat die meeste werkgewers in die VSA onderhou. (Wêreldwye wette en praktyke mag verskil.)
- Personeellêer : Hierdie is die hoofwerknemerlêer wat die geskiedenis van die diensverhouding bevat.
- Loonstaatlêer : Jy wil 'n afsonderlike lêer handhaaf vir alle loonkwessie kwessies rakende salaris en voordele.
- Medewerkers Mediese Lêer : Die Federale Wet op Gesondheidsversekerings- en Aanspreeklikheid van 1996 (HIPAA) vereis dat werkgewers mediese rekords van werknemers as vertroulik moet beskerm.
- I-9 Werknemervorme : Jy moet 'n afsonderlike lêer vir alle werknemer (nie per werknemer) I-9 vorms handhaaf omdat jy nie staatsamptenare wil hê nie, wat gemagtig is om hierdie vorms onder verskillende omstandighede na te gaan, deur jou hoof, vertroulike personeelpersoneellêers.
Werknemers toegang tot personeel lêers
Werknemers word toegelaat om toegang te kry tot hul personeelpersoneellêer onder leiding en toesig van personeel van personeel. Werknemerspersoneellêers word beskou as die eiendom van die werkgewer wat die verantwoordelikheid het om hulle te onderhou en te beveilig.
Voorbeeld Personeellêerbeleid
Hierna volg 'n voorbeeldpersoneellêerbeleid vir gebruik in u maatskappy. Dit bespreek die verskillende lêers wat aanbeveel word en wie toegang tot elke lêer moet hê.
Voorbeeld beleid
Die Maatskappy hou drie werknemerslêers vir elke werknemer.
'N Personeellêer word gehandhaaf vir elke werknemer van (u maatskappy se naam). Hierdie personeellêers bevat vertroulike dokumente en word bestuur en onderhou deur personeel van personeel.
Toegang tot hierdie lêer is beperk tot HR personeel en aanvaar dat elke werknemer se bestuurder sy of haar eie lêer handhaaf met dokumente wat relevant is vir die werknemer se werkverrigting.
Tipiese dokumente in 'n personeellêer sluit in die indiensnemingsaansoek, 'n familie noodkontak vorm, gedokumenteerde dissiplinêre aksie geskiedenis, 'n CV, werknemer handboek en werkgewer werkgewer teken af, huidige persoonlike inligting, en werkverwysings.
Nie alle personeellêers bevat dieselfde dokumente nie, maar elke personeellêer het 'n paar dokumente wat dieselfde is.
Loonstaatlêers word ook gehandhaaf; loonstaat lêers bevat 'n geskiedenis van die werknemer se werk, departemente, vergoedingsveranderings, ensovoorts. Toegang tot die loonstaatlêer is beperk tot die toepaslike rekeningkundige en MH-personeel.
'N Medewerkers se mediese lêer word ook gehandhaaf. Die inhoud van die mediese lêer is nie vir enigiemand beskikbaar nie, behalwe personeellede aangewese personeel en die werknemer wie se rekords in die lêer behou word. By u maatskappy se naam) ontvang mediese lêers die hoogste mate van veilige berging en vertroulikheid.
'N Werknemer kan sy of haar personeellêer besigtig deur 'n personeellid vir personeellede gedurende normale werksure te kontak. Geen werknemer mag enige dokumente uit sy of haar personeellêer verander of verwyder nie. Dit moet in die teenwoordigheid van 'n personeellid van die MHB besigtig word.
Ook bekend as werknemer lêers, werknemer rekords, menslike hulpbronne lêers, dokumentasie
Disclaimer - Let wel:
Susan Heathfield maak alles moontlik om akkurate, gesonde verstand, etiese personeelbestuur, werkgewer en werkplekadvies op hierdie webwerf aan te bied, en gekoppel aan hierdie webwerf, maar sy is nie 'n prokureur nie en die inhoud op die webwerf, terwyl gesaghebbend, is nie gewaarborg vir akkuraatheid en wettigheid nie en moet nie as regsadvies beskou word nie.
Die webwerf het 'n wêreldwye gehoor en dienswette en regulasies wissel van staat tot land en land, sodat die webwerf nie definitief op almal vir u werkplek kan wees nie. As jy twyfel, soek altyd regsadvies of hulp van staats-, federale of internasionale regeringshulpbronne om seker te maak dat jou regsuitleg en -besluite korrek is. Die inligting op hierdie webwerf is slegs vir begeleiding, idees en hulp.