Maak vergaderings minder vervelig sodat jy hul doel bereik
As mense nie aandag gee en gefokus nie, is die vergadering net 'n verspilling van almal se tyd. Hoe kan jy vervelige ontmoetings meer opwindend maak sodat hulle iets bereik?
Hier is 5 praktiese wenke:
1. Ban SmartPhones
Ja, dit is soos om mense te vertel om hul kinders in die wolwe se gooi te gooi voordat hulle by die vergadering kom. Mense sal daarop aandring dat hulle hul fone moet hê. Dis 'n noodgeval. Ja. Die wêreld kan tot 'n einde kom tydens u kwartaallikse beplanningsvergadering, maar dit is onwaarskynlik.
Die probleem met vandag se tegnologie is dat dit jou toelaat om te fokus op wat nie voor jou is nie - die vergadering. Die snaakse ding is, as mense van aangesig tot aangesig met die mense wat hulle tydens jou vergadering gesels het, is, sal hulle iemand anders sms. Telefone bly in lessenaars .
Sonder die telefoon, gebeur twee dinge tydens jou vergadering. Jy word gedwing om in die hede te bly en stilstand word bestee om met die ander deelnemers te kommunikeer. Hoekom is dit belangrik? Omdat jy jou vergaderings vind, is dit interessant om jou kollegas te ken.
Hoe leer jy hulle? Deur met hulle te praat.
Wat doen jy wanneer jy jou foon het? Jy praat nie met die nuwe mense nie.
2. Berei voor, berei voor, berei voor
'N Vergadering waar die hoof of moderator te laat kom , het nie 'n agenda nie , en vlerke is vervelig en vervelig. 'N Goed voorbereide vergadering kan fassinerend en innemend wees. Wanneer die leier 'n plan en doel het, sal die ontmoeting meer interessant wees.
As daar geen rigting of doel is nie, sal die vergadering nie interessant wees nie.
Die ander deel van voorbereiding is om jou eie vaardighede te verbeter. Jy was op vergaderings wat produktief en interaktief was en het jou laat voel dat jy kan voortgaan en groot dinge bereik. En jy het vergaderings bygewoon waar jy redelik seker is dat as jy aan die slaap geraak het, niemand jou sou mis nie, en jy sal niks belangrik verloor nie. Die verskil is die persoon wat die vergadering bestuur.
As u vergaderings vervelig is, kyk in die spieël . Vind 'n manier om te verbeter. U kan 'n formele klas neem (u MH-afdeling kan u met voorstelle help). U kan terugvoer en mentorskap vra van 'n medewerker wie se ontmoetingsvaardighede u bewonder, of u kan 'n aanlynklas neem. Baie hulp is vir jou beskikbaar, en baie is gratis vir die neem as jy jou gewone vervelige byeenkomste meer opwindend maak.
3. Almal neem deel
Hoekom moet almal deelneem? Wel, want as deelname nie nodig is nie, kan jy hierdie hele saak via e-pos hanteer. Ernstig. Daar is baie min keer wanneer jy 'n groep moet inbring om inligting oor te dra.
Ja, daar is 'n paar dinge soos massaberekeninge of 'n volledige herstrukturering van maatskappye wat beter gaan as u 'n bestuurder met die hele groep praat, maar in die meeste gevalle moet vergaderings altyd interaktief wees .
Hoe interaktief? Wel, dit hang af van die doel van die vergadering. As dit ' n dinkskrum is , moet almal praat. As iemand nie praat nie, skakel daardie persoon aan. Inskrywings mag dalk nie sulke soort vergadering hê nie - en jy moet nie vergaderings hoë druk maak vir introverte deur hulle ter plaatse te plaas nie.
Maar jou ontmoetingskultuur moet verseker dat almal aan hierdie dinkskrums deelneem en hulle moet weet dat hul deelname vooraf vereis word.
As dit 'n beplanningsvergadering, of ' n doelwitvergadering of selfs 'n kwartaallikse verslagvergadering is, moet daar tyd vir insette wees, of jy vrae moet vra of kommentaar moet lewer. Die atmosfeer moet deelname aanmoedig, maar met 'n paar beperkinge (sien hieronder).
4. Moenie toelaat dat enige persoon oorheers nie
As jy die vergadering lei , is dit natuurlik dat jy die meeste moet praat.
Na jou wil jy egter nie hê dat 'n ander persoon die gesprek oorheers nie. Dit kan 'n vergadering vervelig maak. Onthou om kommentaar te herlei en mense aan te moedig wat jy ken, is kundiges in die omgewing om 'n dwangspreker te versprei.
Byvoorbeeld, wanneer Jane haar vierde opmerking gemaak het en vir 'n vyfde begin, sny haar so mooi as moontlik af deur te sê: "Dankie, Jane, ons ken jou posisie. Ek wil graag hoor wat Karen het om te sê. En, Jim en Bob het nog nie 'n kans gehad om te praat nie.
Soms moet jy voor die vergadering met die Janes van jou kantoor praat om hulle te herinner dat die punt om saam te kom as 'n groep idees met almal te deel en as sy oorheers, sal die vergadering nie so suksesvol wees nie. Of dadelik na die vergadering werk ook goed, want jy sal vars voorbeelde hê indien nodig.
Mense wat die tyd geneem het om 'n vergadering by te woon wat hul kennis en ondervinding bring, verdien die kans om hul menings te praat en te deel. As leier kan jy leer om gedrag te beheer wat die vergadering ondermyn .
5. Maak aktiewe items
'N vergadering wat eindig met geen aksies was net 'n mors van tyd . Dit is 'n inligtingstorting, in welke geval 'n vergadering nie die beste manier was om voort te gaan nie. 'N Interessante en opwindende ontmoeting eindig met dinge wat mense kan en behoort te doen - om hul individuele doelwitte of die maatskappy se doelwitte te bevorder of, ideaal, albei. As mense nie weggaan nie en weet wat hulle volgende stappe is, het die vergadering misluk.
Benewens aktiewe items, moet daar 'n opvolg wees. Dit kan in 'n tweede vergadering of individueel plaasvind, maar dit moet gebeur. Mense sal uitkies as hulle weet dat die aksie-items vir die skou is.
Vergaderings gaan nooit op reis na Disneyland plaas vir opwinding nie, maar jy kan hulle meer opwindend en interessant en produktief maak. Maak hierdie vyf veranderinge en jy sal jou gewone vervelige vergaderings meer opwindend maak vir die mense wat bywoon. En dit is 'n goeie ding vir jou organisasie se sukses.