Wat moet (en moet nie) jy plaas in 'n werknemerpersoneellêer
In ander is toegang beperk tot HR personeel en werknemers kan toegang tot hul rekords versoek. Prokureurs kan ook die inhoud van die personeelrekords vir regsgedinge en gelyke indiensnemingskommissie (EEOC) klagtes dagvaar.
'N Voormalige werknemer kan ook 'n afskrif van sy of haar personeelrekords aanvra.
Met al hierdie potensiële gebruike en potensiële kykers van u personeelrekords moet 'n werkgewer versigtig wees om onbillike, feitelike dokumentasie van 'n werknemer se geskiedenis in u personeelrekords te handhaaf. Gevolglik moet u hierdie algemene riglyne toepas op die dokumentasie wat u in u organisasie se personeelrekords behou.
Algemene riglyne vir die inhoud van die personeelpersoneellêer
- Inligting in personeelrekords moet feitelik wees. Personeellede van Toesighouer of Menslike Hulpbronne; ewekansige notas; skinder; ongegrond gerugte; vrae, verslae of tatsentale bewerings van ander werknemers wat onontgin is; bewerings wat nie nagestreef, ondersoek en afgehandel is nie; en enige ander nie-feitelike inligting, kommentaar of aantekeninge moet uitgesluit word van 'n werknemer se personeellêer.
Een van die ergste voorbeelde van aanstootlike kommentaar dat 'n HR-bestuurder in 'n personeelsrekord geliasseer is, het 'n onderhoudshoof se onderhoudsnotas betrek. Een het gesê: "Moontlik te vet om op en af die trap op te staan." Stel jou voor dat die werknemer, 'n prokureur en selfs toekomstige werknemers en toesighouers kommentaar soos hierdie lees.
In 'n ander maatskappy het die bestuurder ongesubstansieerde aantekeninge gevind wat bestuurders en ander in die werker se lêers geplaas het, soos: "Mary is kwaad omdat sy nie 'n verhoging gekry het nie. Sy het haar werk doelbewus verlangsaam om selfs met haar bestuurder te kry." Sien die probleem?
- Personeelrekords moet deeglik toegewys word aan hul toepaslike lêerliggings. Bepaal 'n protokol vir u maatskappy se personeelrekords gebaseer op staats- en federale wette , indiensnemingswette soos die Wet op Gesondheidsversekeringsportabiliteit en Aanspreeklikheid van 1996 (HIPAA) en beste praktyke van die werkgewer.
Hou dan by die protokol. U wil nie ewekansige dokters se verskonings vind wat in die personeellêer ingedruk is wanneer hulle in 'n mediese lêer hoort nie. Ook, wil jy die rasionaal en regverdiging vir 'n werknemer se bevordering in die loonstaatlêer.
Jy wil ook nie die rekords van 'n verhuringsbesluit wat agtergrondkontrole of aantekeninge uit besprekings met voormalige werkgewers in die personeellêer behels nie.
- Toesighouers, bestuurders en ander werknemers wat dokumentasie in personeelrekords plaas, moet opgelei word om die dokumentasie korrek te skryf. In 'n beroepsbeoordeling van die werknemer verklaar dat die werknemer 'n volledige doodslag was, sal u personeel nie enige pryse wen nie, maar onopgeleide toesighouers het geweet om soortgelyke stellings te skryf.
Beter nog, beperk toegang tot die lêers aan u HR-personeellid wat verantwoordelik is vir die rekords en weet wat moet en moet nie in 'n personeellêer geplaas word nie. - Balanseer die inligting wat jy in personeelrekords plaas om beide die positiewe en die negatiewe aspekte van 'n werknemer se geskiedenis van werk in te sluit. Te dikwels, personeelrekords beklemtoon elke negatiewe voorkoms en mis die positiewe komponente.
- Herken die verskil tussen 'n toesighouer se persoonlike aantekeninge oor sy of haar verslagdoeningspersoneel en die amptelike maatskappypersoneelrekords. Die toesighouer se aantekeninge wat gebruik word vir prestasieverbetering , om projekte en doelafhandeling te volg, en om redes en prestasieontwikkelingsplanne te bepaal, behoort byvoorbeeld in 'n studieleier se privaatlêer, nie in die maatskappy se amptelike personeelrekords nie.
Herken ook die behoefte om toesighouers op te lei om notas te neem en dokumentasie in hul bestuurslêer te handhaaf . Dieselfde kriteria vir feite, nie menings, en spesifieke voorbeelde, nie hoorsê nie, is van toepassing op privaat notas.
Die toesighouer se private aantekeninge kan gedagvaar word in die geval van 'n regsgeding. Daarom word versigtig aanbeveel, selfs vir privaat notas. Die praktyk van toesighouers hou afskrifte van rekords wat in die amptelike werkerspersoneellêer in hul bestuurslêer voorkom, word nie aanbeveel nie.
- Huur dokumentasie en onderhoud notas bied 'n bietjie van 'n kwessie. Die beste praktyk is om 'n aparte lêer te handhaaf vir elke pos wat u vul, wat alle dokumentasie bevat wat verband hou met die invul van die pos vanaf die pos na die naslaankontrole. Die aansoekers se CV's, dekbriewe en aansoeke behoort in hierdie lêer, behalwe dat u die aansoeker van die gehuurde werknemer na die personeelpersoneellêer moet skuif.
Hierdie lêer het die amptelike kontrolelyste en vorms wat streef na onbevooroordeelde verteenwoordiging van 'n potensiële werknemer se kwalifikasies en ondersteun jou besluit om die mees gekwalifiseerde kandidaat te huur. Die huurbestuurder se menings en aantekeninge wat tydens die verhuringsproses geneem is, hoort nie in hierdie lêer nie. Menslike Hulpbronne kan hierdie notas afhaal om volledige dokumentasie op 'n indiensnemingsbesluit te handhaaf, maar hulle hoort nie in die personeelrekords nie.
- Feitelike dokumentasie oor werksbesluite soos bevordering , oorplasing na 'n laterale geleentheid en salarisverhogings hoort in die personeelrekords. Die toesighouer se of MH se menings oor die werknemer doen nie. Amptelike dissiplinêre aksie dokumentasie soos 'n skriftelike waarskuwing behoort ook in die personeellid se personeellêer.
Spesifieke voorbeelde van dokumentasie wat nie in personeelrekords moet wees nie
Die volgende inligting moet nie in personeelrekords geplaas word nie. Die dokumentasie mag 'n afsonderlike lêer benodig, kan as toesighoudende of bestuursnotas geklassifiseer word, of moet glad nie deur 'n werkgewer gehou word nie.
- Enige mediese inligting hoort in die mediese lêer .
- Betaallysinligting hoort in die loonstaatlêer .
- Dokumente wat werknemers se sosiale sekerheidsnommers insluit of inligting oor 'n werknemer se beskermde klassifikasies soos ouderdom, ras, geslag, nasionale oorsprong, gestremdheid, huwelikstatus, godsdienstige oortuigings en so meer, moet nooit in die personeellêers gehou word nie.
- Toesighoudende dokumentasie vir die doel om 'n werknemer se werk te bestuur, doelwitte te stel, terugvoering verskaf, ensovoorts, moet in 'n privaat-, toesighouer- of bestuurder-gids geliasseer word.
- Ondersoek materiaal insluitend die werknemer klagte, getuienis onderhoude, werknemer onderhoud, bevindinge, prokureur aanbevelings en die resolusie, plus opvolg om geen vergelding te verseker, moet in 'n ondersoek lêer wat geskei is van personeel rekords.
- Lêer werknemer I-9 vorms in 'n I-9 lêer of plek , weg van personeel personeel rekords.
- Plaas agtergrond-tjeks, insluitende kriminele geskiedenis, kredietverslae, ensovoorts, en die resultate van dwelmtoetsing in 'n aparte lêer wat toesighouers, bestuurders en die werknemer nie toegang het nie. SHRM beveel ook hierdie afsonderlike lêer aan of beveel aan dat hierdie inligting ook in die mediese lêer van die werknemer geliasseer kan word.
- Werknemers gelyke geleenthede rekords soos self-identifikasie vorms en die regering verslae moet nie in die personeel lêer gehou word nie, en ook nie waar die toesighouer toegang het nie.
As u hierdie riglyne volg, stoor u organisasie feitlike, ondersteunbare werksgeskiedenis en personeelrekords op die toepaslike plekke.
Disclaimer: Let asseblief daarop dat die inligting wat verskaf word, gesaghebbend is, nie gewaarborg word vir akkuraatheid en wettigheid nie. Die webwerf word gelees deur 'n wêreldwye gehoor en dienswette en regulasies verskil van staat tot land en land. Soek asseblief regshulp, of hulp van staats-, federale of internasionale regeringshulpbronne, om seker te maak dat u regsuitleg en besluite korrek is vir u plek. Hierdie inligting is vir leiding, idees en hulp.